Üsküdar Hastanesi I Hastane Organizasyon Prosedürü

Hastane Organizasyon Prosedürü

1.AMAÇ: Bu prosedürün amacı, hastane faaliyetlerimizin tamamını kapsayacak şekilde oluşturulan organizasyon yapısında en üst yönetim kademe denen alt birime kadar dikey ve yatay tüm ilişkileri tanımlamaktır.

2.KAPSAM : Tüm bölümleri kapsar.

3.KISALTMALAR:

SAS: Sağlıkta Akreditasyon Standartları

SBYS: Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi

DİF: Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet

İK: İnsan Kaynakları

4.TANIMLAR:

Organizasyon Şeması: Hastanedeki yönetim yapısını, birimler arasındaki dikey, yatay ve fonksiyonel ilişkileri gösteren dokümandır.

Kurumsal Yönetişim: Hastanenin stratejik hedeflerine ulaşmasını sağlayan; şeffaflık, hesap verebilirlik, katılımcılık, cevap verebilirlik, hukukun üstünlüğü, etkinlik, eşitlik ve stratejik vizyon ilkelerine dayalı yönetim sistemidir.

Klinik Yönetişim: Klinik hizmetlerin hasta güvenliği ve bakım kalitesini artıracak şekilde planlanması, uygulanması, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesini sağlayan yönetim yaklaşımıdır.

Mali Yönetişim: Kurumun mali kaynaklarının etkili, verimli, ekonomik, şeffaf ve sürdürülebilir şekilde yönetilmesini sağlayan sistemdir.

Dikey İlişki (Hiyerarşik Bağ): Organizasyonda ast-üst ilişkisini ifade eden yönetim bağlantısıdır.

Yatay İlişki: Aynı yönetim seviyesindeki birimler arasında koordinasyon ve iş birliğini sağlayan ilişki biçimidir.

Fonksiyonel Bağ: İdari olarak birbirine bağlı olmayan ancak hizmetin yürütülmesi sırasında koordinasyon içinde çalışan birimler arasındaki ilişkiyi ifade eder.

Koordinasyon: Kurumsal amaçlara ulaşmak için birimler arasında iş birliği, iletişim ve uyumun sağlanmasıdır.

Entegrasyon: Hastane hizmetlerinin etkin yürütülmesi amacıyla farklı birimlerin ortak süreçler doğrultusunda birlikte çalışmasını sağlayan yönetim yaklaşımıdır.

Yetki Devri: Bir yöneticinin, belirli görev ve yetkilerini sorumluluğu devam etmek üzere yazılı olarak başka bir personele devretmesidir.

Birim Sorumlusu: Sorumlu olduğu birimin faaliyetlerinin planlanması, yürütülmesi, izlenmesi ve geliştirilmesinden yetkili kişidir.

5.SORUMLULAR: Tüm bölüm çalışanları

6.FAALİYET AKIŞI:

6.1.Dikey ve Yatay Koordinasyon ve Entegrasyon Noktaları:

Hastanemizin organizasyon yapısı KU.PL.02 Organizasyon ve Görev Dağılım Planı’nda belirtilmiş olup en üst basamağında Yönetim Kurulu Başkanı vardır. Genel Müdür/ Hastane Müdürü  ve Başhekim , Yönetim Kurulu Başkanı’na dikey olarak bağlıdır. Tüm hekimlik hizmetleri Başhekim’e dikey  olarak bağlıdır. Diğer tüm birim Genel Müdür/ Hastane Müdürüne dikey olarak bağlıdır.

Başhekim ve Hastane Müdürü/ Genel Müdür yatay entegrasyon noktasında yer almaktadır.

6.2. İşlerin Uzmanlaşması ve Bölünmesi, Sorumluluk ve İlişkiler

Hastanede sunulan sağlık hizmetlerinin etkin, verimli, güvenli ve kaliteli şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla işlerin uzmanlaşması ve bölünmesi KU.PL.02 Organizasyon ve Görev Dağılım Planı, Görev Yetki ve Sorumluluklar’ında belirtilmiştir.

Her biriminin sorumluları kendi müdürü tarafından belirlenmiş olup görev tanımı kişilere tebliğ edilmiştir. Görevlendirmeler ihtiyaca göre revize edilip yeni görevlendirmeler yapılmaktadır.

6.3.Yetki Devri Yolları

Organizasyon şemasındaki tüm birim çalışanlarının görev yetki ve sorumluluklar tanımlanmıştır. Gerektiğinde yetki devri Genel Müdür onayı ile Yetki devri yapan ve Yetki devri yapılan çalışanlara kurum iç yazışma  (mail/ whatsup grup) ile yapılır. Genel Müdür olmadığında yetki devri vekalet bırakılan diğer müdürlük tarafından yapılmaktadır.

6.4. Koordinasyon ve Entegrasyon Noktaları

6.4.1. Dikey Entegrasyon Noktaları

Organizasyon Şeması’nda yer alan kişileri alt-üst ilişki Dikey Hiyerarşileri, görev ve yetkilerine göre sınıflandırma sisteminin yukarıdan aşağıya işlediğini anlatır.

6.4.2.Yatay Entegrasyon Noktaları

Organizasyon Şeması’nda yer alan kişileri alt-üst ilişki Yatay Hiyerarşi Fonksiyonel Bağ sisteminin paralel işlediğini anlatır.

6.4.3. Fonksiyonel Bağ

Organizasyon Şeması’nda yer alan özlük grubu olarak birbirine bağlı olmayan bir işi yeri birim veya meslek grubunu anlatır.

6.4.4. Koordinasyon

Organizasyon Şeması’nda yer alan belirli bir amaca ulaşmak için her türlü işler arasında bağlantı, ilişki, düzen ve uyum sağlayan birim veya meslek grubunu anlatır.

6.4.5. Entegrasyon Merkezi

Organizasyon Şeması’nda yer alan entegrasyon merkezi tüm birimlere entegre çalıştığını anlatır.

6.4.6. Entegrasyon Noktası

Organizasyon Şeması’nda yer alan çerçevesi aynı renk olan birimlerin entegrasyon noktası olduğunu gösteren işarettir. Entegrasyon noktası olarak işaretlenmiş birim aynı renk çerçeve içerisinde bulunan birimlerle entegre çalıştığını anlatır.

6.5.Kimin Hangi İş ve Mevkiye Sahip Olduğu

Hastanede görev, yetki ve sorumlulukların etkin bir şekilde yönetilebilmesi amacıyla organizasyon yapısı oluşturulur ve güncel tutulur. Organizasyon yapısında her çalışanın bağlı olduğu birim, görev unvanı, raporlama ilişkileri, yetki alanları ve sorumlulukları açıkça tanımlanır.

Çalışanların hangi iş ve mevkiye sahip olduğu; KU.PL.02 Organizasyon ve Görev Dağılım Planı, Görev Yetki ve Sorumluluklar, görevlendirme yazıları aracılığıyla belirlenir ve kayıt altına alınır. Böylece çalışanlar kendi görev alanlarını, kime bağlı olarak çalıştıklarını ve hangi konularda yetkili olduklarını bilirler.

6.6. Yönetişim

6.6.1. Hastanemizde kurumsal faaliyetlerin sürdürülebilir başarı, hizmet kalitesi, hasta ve çalışan güvenliği, etik değerler ve mevzuata uyum ilkeleri doğrultusunda kurumsal yönetişim anlayışı ile sürdürülür.

6.6.2. Kurumsal yönetişim; kurumun stratejik amaç ve hedeflerine ulaşmasını destekleyen, karar alma süreçlerini güçlendiren, hesap verebilirliği artıran ve tüm paydaşların kurumsal süreçlere katılımını teşvik eden bir yönetim yaklaşımıdır.

6.6.3. Kurumsal yönetişim ile ilgili sorumluluklar aşağıdaki temel unsurları esas alacak şekilde tanımlanmıştır;

6.6.3.1.Şeffaflık

• Kurumsal faaliyetlere ilişkin bilgi, karar ve uygulamalar mevzuat hükümleri doğrultusunda ilgili taraflarla açık, doğru, zamanında ve anlaşılabilir şekilde paylaşılır.
• Yönetim kararları kayıt altına alınır.
• Politika, prosedür ve planlar çalışanların erişimine sunulur.
• Performans sonuçları ve iyileştirme faaliyetleri ilgili kurul ve komitelerde değerlendirilir.
• İç ve dış denetim sonuçları üst yönetime raporlanır.

6.6.3.2.Hesap Verebilirlik

• Tüm yönetim kademeleri ve çalışanlar görev, yetki ve sorumluluk alanları kapsamında gerçekleştirdikleri faaliyetlerden sorumludur.
• Görev tanımları oluşturulur.
• Yetki ve sorumluluklar açık olarak belirlenir.
• Performans göstergeleri izlenir.
• Faaliyet sonuçları düzenli olarak değerlendirilir.
• Yönetim kararlarının uygulanması takip edilir.

6.6.3.3.Katılımcılık

• Çalışanların, birim sorumlularının ve ilgili paydaşların karar alma ve iyileştirme süreçlerine katılımı teşvik edilir.
• Komite ve kurul çalışmaları yürütülür.
• Çalışan öneri sistemi kullanılır.
• Toplantılar ve değerlendirme faaliyetleri gerçekleştirilir.
• Öz değerlendirme çalışmalarına çalışan katılımı sağlanır.

6.6.3.4. Cevap Verebilirlik

• Hasta, çalışan, hasta yakını ve diğer paydaşlardan gelen talepler, öneriler, geri bildirimler ve şikâyetler değerlendirilerek uygun sürelerde geri dönüş sağlanır.
• Hasta İletişim Birimi faaliyet gösterir.
• Çalışan geri bildirim mekanizmaları işletilir.
• Düzeltici ve iyileştirici faaliyetler yürütülür.
• Bildirim ve başvurular kayıt altına alınır.

6.6.3.5. Hukukun Üstünlüğü

• Hastanemizde yürütülen tüm tıbbi, idari ve mali faaliyetler; T.C. Sağlık Bakanlığı mevzuatı, yürürlükteki kanunlar, yönetmelikler, ulusal standartlar (/SAS) ve meslek etiği kurallarına tam uyum içerisinde yürütülür.
• Hiçbir yönetici, hekim veya çalışan, yürürlükteki mevzuata, hasta haklarına veya kurumsal düzenlemelere aykırı işlem yapamaz, talimat veremez veya bu tür işlemlerin yapılmasına göz yumamaz.
• Kurum içi tüm yönergeler, prosedürler ve protokoller yasal mevzuat sınırları doğrultusunda hazırlanır ve mevzuat değişiklikleri düzenli olarak takip edilerek güncellenir.
• Hastanenin faaliyet gösterebilmesi için gerekli olan tüm ruhsat, lisans, izin ve yetki belgelerinin güncelliği ve yasalara uygunluğu eksiksiz olarak sürdürülür.
• Tüm iş ve işlemlerde adalet, dürüstlük, şeffaflık ve mesleki etik ilkeleri esas alınır; olası usulsüzlük ve mevzuat ihlallerine karşı sıfır tolerans politikası uygulanır ve gerekli bildirim mekanizmaları işletilir.

6.6.3.6.Etkinlik

Kurumsal süreçlerin hedeflere ulaşması yönünde, Kurumsal kaynakların etkili, verimli ve ekonomik kullanılması esas alınır.

• Süreç performansları düzenli olarak izlenir.
• Kalite göstergeleri takip edilir ve analiz edilir.
• Risk yönetimi faaliyetleri yürütülerek olası kaynak kayıpları önlenir.
• Sürekli iyileştirme (DİF) çalışmaları planlanır ve hayata geçirilir
• Kaynak kullanım verimliliği dönemsel olarak değerlendirilir.

6.6.3.7.Eşitlik

• Hastalara, çalışanlara, hasta yakınlarına ve diğer paydaşlara karşı ayrımcılık yapılmaksızın adil, tarafsız ve eşit yaklaşım benimsenir.
• Dil, din, ırk, cinsiyet, yaş, engellilik durumu, sosyal statü gibi farklılıklara dayalı ayrımcılığa izin verilmez.

6.6.3.8.Stratejik Vizyon

• Kurumun geleceğe yönelik hedefleri, riskleri, fırsatları ve gelişim alanları üst yönetim tarafından belirlenir ve düzenli olarak gözden geçirilir.
• Kurum amaç ve hedefler oluşturulur.
• Kalite hedefleri belirlenir.
• Kurumsal performans göstergeleri takip edilir.
• Yönetimin Gözden Geçirme toplantıları gerçekleştirilir.
• Sürekli iyileştirme yaklaşımı benimsenir.
• Kurumsal yönetişim ilkelerinin uygulanması üst yönetimin sorumluluğunda olup, tüm çalışanlar kendi görev alanları kapsamında bu ilkelerin yaşatılmasına katkı sağlamakla yükümlüdür.

6.7.Klinik Yönetişim

6.7.1.Klinik Yönetişim deki amaç hastanede sürekli iyileştirmeye dayalı örgüt kültürünü destekleyen klinik liderlik varlığıyla, hasta bakım sürecindeki bütün çalışanların katılımları ve ortak çabaları ile oluşturulan ve klinik bakımda mükemmelliği hedefleyen yapı ve düzen oluşturmaktır.

6.7.2.Klinik yönetişim ile ilgili görev, yetki, sorumluluklar, uygulama yöntemleri, izleme ve değerlendirme süreçleri KU.PR.02 Klinik Yönetişim Prosedürü kapsamında tanımlanmıştır.

6.8.Mali Yönetim

6.8.1. Hastanemizin mali kaynaklarının etkili, ekonomik, verimli ve sürdürülebilir şekilde yönetilmesini sağlamak, mali riskleri azaltmak, kurumsal hedeflere ulaşmayı desteklemek ve SAS standartları doğrultusunda mali yönetim sistemini oluşturmaktır.

6.8.2. Mali yönetim ile ilgili görev, yetki, sorumluluklar, uygulama esasları, izleme ve değerlendirme süreçleri KU.PR.07  Mali Yönetim Prosedürü kapsamında tanımlanmıştır.

6.9.Kurumsal Yönetişim, Klinik Yönetişim ve Mali Yönetimde Liderlik, Ekip Çalışması ve İletişim

6.9.1.Kurumsal, klinik ve mali yönetişim sistemlerinin etkin şekilde uygulanabilmesi amacıyla kurum genelinde liderlik, ekip çalışması, koordinasyon ve iletişim kültürü desteklenmektedir.

• Stratejik hedeflerin belirlenmesi,
• Kurumsal karar alma süreçlerinin yönetilmesi,
• Birimler arası koordinasyonun sağlanması,
• Multidisipliner ekip çalışmasının desteklenmesi,
• Etkin iletişim mekanizmalarının oluşturulması,
• Çalışan katılımının teşvik edilmesi,

Üst Yönetim tarafından sağlanmaktadır.

6.9.2.Liderlik, iletişim ve ekip çalışmasına ilişkin görev, yetki ve sorumluluklar ilgili politika, prosedür, görev tanımları, komite ve kurul yapıları ile organizasyon şeması doğrultusunda yürütülmektedir

6.10.Görev, Yetki ve Sorumlulukların Tanımlanması

6.10.1. Hastanemizde tüm çalışanların görev, yetki ve sorumlulukları organizasyon yapısına uygun olarak tanımlanmıştır. Organizasyon yapısında yer alan birimlerin ve çalışanların görev tanımları, yetki ve sorumlulukları KU.PL.02 Organizasyon ve Görev Dağılım Planı, Görev Yetki ve Sorumluluklar’ın da belirtilmiştir. Görev tanımları çalışanların eğitim, bilgi, beceri   ve yetkinlikleri dikkate alınarak hazırlanır. Görev Yetki ve Sorumluluklar çalışanlara imzalatılarak özlük dosyalarında saklanır.

Görev Yetki ve Sorumluluklar düzenli olarak gözden geçirilir ve gerekli durumlarda güncellenir. Böylece hesap verebilirlik, koordinasyon, hizmet sürekliliği ve hasta güvenliği desteklenir.

6.11.Birim Sorumlularının Belirlenmesi

6.11.1. Hastanemizde hizmetlerin etkin, güvenli, koordineli ve sürdürülebilir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla organizasyon yapısında yer alan en küçük birimden üst yönetim kademesine kadar tüm birimler için Hastane Müdür  ve ilgili birim müdürleri tarafından sorumlular belirlenmiştir.

6.11.2. Birim sorumlularının belirlenmesinde; ilgili görevin gerektirdiği eğitim, bilgi, deneyim, mesleki yeterlilik, yetkinlik, liderlik becerileri ve mevzuat şartları dikkate alınır. Birim sorumluları ve yöneticilere ilişkin görevlendirmeler yazılı olarak yapılır ve kayıt altına alınır.

6.12. Kurumsal Planların Oluşturulması

6.12.1.Hastanemiz organizasyonun misyonu, vizyonu, temel değerleri, stratejik amaç ve hedefleri doğrultusunda gerçekleştirilecek faaliyetlerin planlı, koordineli ve sürdürülebilir şekilde yürütülmesini sağlamak amacıyla kurumsal planlar oluşturulmaktadır.

6.12.2. Kurumsal planlama faaliyetleri, kurumun kısa, orta ve uzun vadeli hedeflerine ulaşmasını destekleyecek şekilde yürütülmekte olup temel kurumsal plan KU.PL.03.Kurumsal  Amaç ve Hedefler Eylem Planı kapsamında tanımlanmaktadır.

6.12.3. Kurumsal planlar hazırlanırken kurumun iç ve dış çevre faktörleri, hizmet ihtiyaçları, performans sonuçları, riskler, fırsatlar, yasal gereklilikler, paydaş beklentileri ve kaynak planlamaları dikkate alınmaktadır.

6.12.4. İnsan kaynakları, risk yönetimi ve mali planlama süreçlerinde belirlenen hedef ve faaliyetler kurumsal amaç ve hedeflerle ilişkilendirilerek izlenmektedir.

6.12.5. Kurumsal planların hazırlanması, uygulanması, izlenmesi ve değerlendirilmesinden üst yönetim sorumludur. Planların gerçekleşme durumları belirlenen değerlendirme periyotlarında gözden geçirilir, gerekli durumlarda düzeltici, önleyici ve iyileştirici faaliyetler planlanarak kurumsal hedeflere ulaşılması desteklenir.

6.12.6. Kurumsal planlar yılda en az bir kez veya ihtiyaç duyulması halinde güncellenerek üst yönetim onayı ile yürürlüğe alınır.

6.13.Hastane Faaliyetlerine İlişkin Yetki ve İzin Belgelerinin Yönetimi

6.13.1. Hastanede sunulan sağlık hizmetleri ve diğer destek hizmetlerinin, sadece ülke mevzuatı kapsamında yetkilendirilmiş kişi ve kurumlarca sunulması ile bu hususun etkin şekilde kontrolü ve izlenebilirliğinin sağlanması için KU.PR.06 Yetki ve İzin Belgelerinin Yönetimi Prosedürü oluşturulmuştur. Hastanede görev yapan kadrolu, geçici, gönüllü veya günübirlik tüm personelin diploma, sertifika ve özel alan yetki belgeleri İnsan Kaynakları tarafından doğrulanır ve geçerlilik süreleri düzenli olarak takip edilerek güncelliği sağlanır.

6.4. ORGANİZASYON ŞEMASI

Hastanemizin organizasyon yapısı Organizasyon Şeması  KU.YD.01 ile oluşturulmuştur.

7.İLGİLİ DÖKÜMANLAR:

7.1. KU.PL.02 Organizasyon  ve Görev Dağılım Planı

7.2. KU.PR.02 Klinik Yönetişim Prosedürü

7.3. KU.PR.07 Mali Yönetim Prosedürü

7.4. KU.PL.03 Kurumsal Amaç ve Hedefler Eylem Planı

7.5. KU.PR.06 Yetki ve İzin Belgelerinin Yönetimi Prosedürü

8. REVİZYON DURUMU