ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.99- KAT SEKRETERİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

KAT SEKRETERİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Hasta Hizmetleri / Yatan Hasta Servisleri

GÖREV ADI: Kat Sekreteri

AMİR ve ÜST AMİRLER: Hasta Hizmetleri Sorumlusu ve İdari Koordinatör Müdür’e dikey; Hastane Müdürü üst amiridir. Sorumlu Hemşiresi’ne bağlıdır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Hasta Hizmetleri Sorumlusu tarafından belirlenen ve İdari Koordinatör Müdür tarafından onaylanan, yatan hasta dosya, provizyon ve hizmet giriş süreçlerinde yetkin bir diğer Kat Sekreteri tarafından yürütülür.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital yatan hasta servislerinde tedavi gören tüm hastaların; servise kabulünden taburculuk, sevk veya ölüm sonrası işlemlere kadar idari kayıt, provizyon, günlük hizmet girişi rapor, reçete ve makam yazısı süreçlerinin doğru ve zamanında yürütülmesi, hasta dosyasının kimlik, onam, hekim istemi, konsültasyon ve epikriz yönünden eksiksiz tutulup Arşiv Birimi’ne tam olarak teslimi, hasta ve yakınlarının servise uyum, oda tanıtımı, hekim görüşmesi ve ihtiyaçlar konusunda karşılanıp yönlendirilmesi, yenidoğan kayıt ve tarama süreçlerinin takibi ve tüm süreçlerin TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları, Özel Hastaneler Yönetmeliği, Hasta Hakları Yönetmeliği, Sosyal Güvenlik Kurumu Sağlık Uygulama Tebliği, 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Görevli olduğu servise yatan her hastanın yatış kontrolünü yapar; hasta dosyası, tedavi provizyonu, kimlik bilgileri, dış kurum sevkleri, hekim imza ve kaşeleri ile gerekli tüm evrakın eksiksiz olmasını sağlar, gideremediği eksiklikleri Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na bildirir.
• Yatan hasta dosyasını Hasta Yatış-Çıkış Birimi’nden teslim alır; hastanın tanısına, cinsiyetine, refakat ve izolasyon ihtiyacına göre belirlenen odanın hazır olmasını Servis Sorumlu Hemşiresi ve Yatan Hasta Temsilcisi ile koordineli olarak sağlar, yatış ve taburcu işlemlerinin kayıt altına alınmasını ve yatış dosyalarının düzenli oluşturulmasını sağlar.
• Hasta Kimliğinin Doğrulanması: hastanın T.C. kimlik numarası, ad-soyad ve doğum tarihi bilgilerinin kimlik belgesi ve hasta kimlik bilekliği ile uyumunu kontrol eder; bilekliği olmayan veya bilgisi hatalı hastayı Servis Sorumlu Hemşiresi’ne bildirir, mükerrer dosya oluşumunu engeller.
• Hasta servise geldiğinde Yatan Hasta Temsilcisi ile birlikte hasta ve yakınını karşılar; oda tanıtımını yapar ve yatan hasta bilgilendirme rehberinin hastaya verildiğini teyit eder.
• Hastanın sosyal güvencesine göre yatış provizyonunun alınmış olduğunu kontrol eder; provizyon uzatma, ek işlem onayı ve sigorta ön onay süreçlerini Hasta Yatış-Çıkış Birimi ve Özel Sigorta Birimi ile koordineli takip eder, SGK ve anlaşmalı kurumlar için gerekli resmi evrakı ilgili hekime imzalatarak Hasta Kayıt Kabul Yetkilisi’ne zamanında teslim eder.
• Hastaya uygulanan tüm tetkik, görüntüleme, konsültasyon, girişim, ilaç, kan ürünü ve sarf malzeme hizmetlerinin hasta üzerine günlük olarak eksiksiz ve doğru işlendiğini kontrol eder; hemşirelerin hazırladığı sarf malzeme form listesini günlük olarak sisteme düşer, işlenmemiş hizmetleri ilgili hemşire ve hekim ile teyit ederek sisteme girer.
• Hekim tarafından yapılan istemlerin, tetkik ve konsültasyon sonuçlarının, günlük hekim notlarının, epikrizlerin ve hemşire kayıtlarının hasta dosyasında tam ve düzenli bulunmasını sağlar; eksik imza, tarih ve saat bulunan kayıtları ilgili hekime ve hemşireye tamamlatır, hastanın geçmişte yaptırdığı tetkik ve görüntüleme sonuçlarının dosyaya eklenmesini takip eder.
• Ameliyat olacak hastaların dosyasını cerrahi işlem türüne göre oluşturur; cerrahi ve anestezi onam formları, ameliyat öncesi tetkikler, cerrahi alan işaretleme kaydı ve ameliyat öncesi hazırlık formunun dosyada bulunduğunu kontrol eder, ameliyat için gerekli sağlık kurulu/heyet raporlarının hekim tarafından hazırlanıp onaylanmasını takip eder.
• Hastada uygulanacak girişimler ve kan transfüzyonu için gerekli bilgilendirilmiş onam formlarının hekim tarafından hasta veya yasal temsilcisine imzalatıldığını ve tarih-saat içerdiğini kontrol eder; eksik onamları hekime bildirir, onam alma işleminin hekim sorumluluğunda olduğunu bilir.
• Hastaya kullanılan tıbbi cihaz, ilaç ve malzemeler için düzenlenmesi gereken raporların hekim tarafından hazırlanmasını organize eder, sisteme girişini ve onay takibini yapar; kan ürünleri ve ilaç küpürlerinin faturalandırma için hasta dosyasına eklenmesi gerektiğini hemşire ekibine tebliğ eder ve takip eder.
• Hasta ile ilgili makam yazılarını, reçeteleri ve iş göremezlik raporlarını mevzuata ve kurum formatına uygun olarak hazırlar; hekime imzalatarak hastaya, yakınına veya ilgili kuruma teslim eder.
• Adli vaka, zehirlenme, trafik kazası, iş kazası gibi bildirimi zorunlu durumlarda hekimin yaptığı bildirimi idari olarak destekler; bildirim yapılması gereken kurumlarla yazışmaları yürütür, adli rapor ve tutanakların dosyada bulunmasını ve evrakın faturalanabilir hâle gelmesini organize eder.
• Hasta için istenen radyolojik görüntüleme ve dış merkez tetkik randevularını ilgili birimlerle koordine eder; transfer saatini hemşire ekibine bildirir ve sonuçların dosyaya ulaşmasını takip eder.
• Hasta ve hasta yakınlarının hekimle görüşme taleplerini alır; görüşmeyi hekim ve Servis Sorumlu Hemşiresi ile koordineli olarak mahremiyete uygun bir ortamda organize eder, hastanın tanısı ve klinik durumu hakkında bilgi vermez ve bu bilgilendirmenin yalnızca hekim tarafından yapılacağını açıklar.
• Hasta ve yakınlarının her türlü istek ve ihtiyacını ilgili birim ve kişilerle koordine ederek karşılar; sonucunu takip eder, görüşmek istedikleri yetkili kişilerle iletişim kurmalarını sağlar.
• Yenidoğan bebeklerin kayıt açılışını yapar; yenidoğan tarama programı ve ilk tetkik kayıtlarını açar, yenidoğan işitme taraması randevusunun oluşturulmasını ve yapılmasını takip eder, yenidoğan panel girişlerinin ve raporlarının sistem üzerinde hekim tarafından yazılmasını sağlar.
• Taburculuk kararı verilen hastanın tüm hizmet girişlerini kontrol eder; epikriz, taburculuk eğitim formu, reçete, rapor ve kontrol randevusunun hazır olduğunu teyit ederek dosyayı Hasta Yatış-Çıkış Birimi’ne taburculuk kapanışı için yönlendirir ve hasta yakınını mali işlemler konusunda bilgilendirir.
• Hastanın başka bir kuruma sevki, ambulans ile nakli veya ölümü hâlinde sevk evrakı, epikriz, hasta transfer formu, ölüm belgesi, Morg teslim ve defin belgelerinin hazır olmasını takip eder; sistem kayıtlarının prosedüre uygun kapatılmasını sağlar ve hasta yakınlarına saygı ve mahremiyet çerçevesinde rehberlik eder.
• Taburcu, sevk veya ölüm sonrası kapanan hasta dosyalarını kurum tıbbi kayıt tamlık kontrol listesine göre kontrol eder; eksiksiz dosyaları tutanakla Arşiv Birimi’ne teslim eder, arşivden dosya talebi ve iadelerini kayıt altında yürütür, birimdeki evrak kontrollerini düzenli yapar.
• Hasta odalarının hazırlanmasını ve boş odaların kilit altında tutulmasını Servis Sorumlu Hemşiresi ile birlikte sağlar; servis alanında temizlik, arıza, aydınlatma ve ısıtma gibi uygunsuzlukları ilgili birimlere prosedüre uygun bildirir, giderilip giderilmediğini takip eder ve gerektiğinde Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na bilgi verir.
• Hastanın yattığı oda numarasını ve hastanede bulunup bulunmadığı bilgisini, hastanın bilgi paylaşım izni olmaksızın telefonla arayan veya bizzat soran üçüncü kişilere vermez; ziyaretçi ve refakatçi kurallarının uygulanmasında hemşire ekibine destek olur.
• KVKK kapsamında hastaların özel nitelikli kişisel sağlık verilerini korur; masadan ayrılırken ekranı kilitler, kişisel şifresini paylaşmaz, hasta listelerini, dosyaları ve küpürleri hasta ve yakınlarının göremeyeceği şekilde muhafaza eder, kayıtları kişisel cihazla fotoğraflamaz ve sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz, veri ihlali şüphesini derhal Kalite Direktörlüğü ve Hastane Müdürü’ne yazılı olarak bildirir.
• Hasta ve hasta yakınlarının soru, şikayet ve önerilerini empatiyle dinler; yetkisi dahilinde çözüm üretir, çözemediği konuları Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na ve Hasta Hakları Birimi’ne yönlendirir, memnuniyet anketlerinin doldurulmasını sağlar.
• Kayıt, provizyon ve dosya süreçlerinde yaşanan kimlik karışıklığı, yanlış hastaya hizmet girişi, kayıp evrak, eksik onam, yanlış oda ataması gibi istenmeyen olayları ve ramak kala olayları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; kök neden analizlerine ve Düzeltici/İyileştirici Faaliyet çalışmalarına katılır.
• Servis bölüm kalite göstergelerine veri sağlar; servis yatış-çıkış istatistiklerini günlük olarak günceller, bölümle ilgili raporları hazırlar, yöneticisiyle paylaşır ve güvenli şekilde arşivler.
• Mavi Kod, Beyaz Kod, Pembe Kod ve diğer renkli kod durumlarında çağrı sistemini kullanarak kodun başlatılmasına destek olur; afet, yangın ve tahliye durumlarında Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında servis hasta listelerinin ve dosyalarının güvenli biçimde taşınmasından sorumludur.
• Servis sekreterya alanındaki bilgisayar, yazıcı, telefon ve barkod cihazlarının çalışır durumda olmasını sağlar; arızaları Bilgi İşlem ve Teknik Servis’e bildirir, ofis araç gereçlerini ve kırtasiye malzemelerini ekonomik kullanır, bölümde kullanılan formların güncel revizyonlarının eksiksiz bulunmasını sağlar.
• İşe yeni başlayan kat sekreterlerine rehberlik eder; uyum eğitimi ve zorunlu eğitimlere katılır, SUT, Medula ve sigorta mevzuatındaki güncellemeleri takip eder, hasta hizmetlerinin gelişimi için önerilerde bulunur.
• Sorumluluğundaki çalışmalarla ilgili raporları hazırlar ve düzgün şekilde dosyalar; teslim aldığı demirbaş ve belgelerin güvenliğinden sorumludur, amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Görev tanımı, SUT ve sigorta kuralları ile kurum tıbbi kayıt prosedürleri sınırları dahilinde hasta dosyasındaki eksikliklerin tespiti ve tamamlatılması, hizmet girişlerinin düzeltilmesi için ilgili hemşire ve hekime başvurma, tetkik randevularının ve hekim görüşmelerinin organizasyonu, yenidoğan kayıt açılışı, eksik evraklı dosyayı taburculuk kapanışına göndermeme ve arşive teslim edilecek dosyaları onaylama yetkisine sahiptir. Tıbbi tanı koyma, hekim istemi girme veya değiştirme, sağlık kurulu/heyet raporu onaylama, hastanın klinik durumu hakkında bilgi verme, yatak tahsisine tıbbi gerekçeyle karar verme ve hekim adına rapor düzenleme yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Servis sekreterya alanının düzenini ve dosya arşivleme sistematiğini denetleme; stajyer ve yeni başlayan kat sekreterlerinin kayıt uygulamalarını kontrol etme yetkisine sahiptir. Hemşire, hasta bakım personeli, temizlik personeli ve diğer personel üzerinde görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur; bu yetki Servis Sorumlu Hemşiresi ve Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na aittir.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Serviste yatan her hastanın fiziksel ve psikolojik olarak kırılgan bir süreçten geçtiği bilinciyle; hastanın güvenliğini, onurunu, konforunu ve yakınlarının saygın biçimde bilgilendirilmesini daima birinci önceliği sayar.
• Zarar Vermeme ve Doğruluk: Kayıt, hizmet girişi ve rapor süreçlerinde ihmal veya dikkatsizlik nedeniyle hastanın tedavi veya mali süreçlerinin zarar görmesini önler; kayıtları gerçeğe uygun tutar, sahte veya mükerrer hizmet girişi yapmaz.
• Hasta Özerkliği ve Bilgilendirme: Hastanın ve yasal temsilcisinin onam ve bilgilendirme hakkına saygı gösterir; tıbbi bilgilendirmenin yalnızca hekim tarafından yapılacağını bilir ve hasta yakınlarını doğru kanala yönlendirir.
• Mahremiyet ve Sır Saklama: Serviste öğrendiği hastanın tanısını, ameliyatını, adli veya ailevi durumunu üçüncü kişilerle paylaşmaz; hastanın oda numarası ve yatış bilgisini izinsiz vermez, dosya ve listeleri yetkisiz erişime karşı korur.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastanın ırkı, etnik kökeni, dili, dini, inancı, politik görüşü, cinsiyeti, yaşı, engel durumu, sosyal veya ekonomik konumu ve sigorta türü temelinde ayrımcılık yapmaz; tüm hasta ve yakınlarına eşit, adil, saygılı ve tarafsız hizmet sunar.
• Mesleki Dürüstlük: Görevini dürüstlük ve şeffaflık çerçevesinde yürütür; hasta ve yakınlarından hediye veya menfaat kabul etmez, kurum kaynaklarını amacı dışında kullanmaz.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastanın kimlik, iletişim, tanı, tedavi, tetkik ve yatış bilgileri dahil tüm kişisel sağlık verilerini hastanın vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; servislerdeki yoğun yatış-taburculuk döngüsü, hemşire ekibi ile hizmet girişi ve evrak tamamlama sorumluluklarına ilişkin görüş ayrılıkları, hekimlerin epikriz ve rapor gecikmeleri, provizyon ve sigorta onay beklemelerinde hasta yakınlarının gerilimi, oda ve hizmet beklentilerine ilişkin şikayetler ile vardiyalı çalışmanın çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, olası çatışma anlarını öngörebilmesi ve yapıcı, empatik, kurumsal nezakete dayalı ve mevzuata uygun bir profesyonel iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde kat sekreterliği görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Servisler arasında sekreter görevlendirmelerinin yatak sayısı ve işlem yoğunluğuna göre adil planlanması, sekreter ile hemşire ekibi arasındaki görev sınırlarının yazılı olarak netleştirilmesi, taburculuk evrak akışının hekimlerle birlikte standartlaştırılması, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı, servis ataması veya çalışma çizelgesi konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda servis sekreteryasının boş bırakılması, hasta dosyalarının, hizmet girişlerinin ve taburculuk işlemlerinin takipsiz kalması, hasta yakınlarının bilgilendirme kanalından yoksun bırakılması, görevin veya birimin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Hizmet mevcut plan doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Hasta Hizmetleri Sorumlusu tarafından, gerektiğinde Servis Sorumlu Hemşiresi’nin görüşü alınarak, personelin iş tecrübesi, servis iş yükü dengesi, çalışma çizelgesi geçmişi ve yasal görev sınırları gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu İdari Koordinatör Müdür ve Hastane Müdürü’ne; servis klinik ekibiyle yaşanan işleyiş uyuşmazlıklarında ise Hemşirelik Hizmetleri Müdürü ve Başhekimliğe iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.