ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.92- FİNANS PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

FİNANS PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Finans / Mali İşler

GÖREV ADI: Finans Personeli

AMİR ve ÜST AMİRLER: Finans Müdürü’ne dikey; Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı üst amiridir. medikal muhasebe ile çalışır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Finans Müdürü tarafından onaylanan, banka ve nakit süreçlerine hâkim bir diğer Finans veya Muhasebe Personeli tarafından yürütülür. Banka şifreleri, çek-senet portföyü ve bekleyen ödeme listeleri devir sırasında tutanakla teslim edilir; kişisel banka kullanıcı bilgileri devredilmez.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde yürütülen tüm sağlık, otelcilik ve destek hizmetlerine ilişkin nakit, banka, tahsilat ve ödeme işlemlerinin; Finans Müdürü’nün belirlediği nakit akış planı, onaylı bütçe, imza sirküleri ve iç kontrol kuralları doğrultusunda doğru, zamanında, belgeye dayalı ve izlenebilir biçimde yürütülmesini; kasa ve banka mutabakatlarının, tedarikçi ödemelerinin, kurum ve hasta alacak takibinin ve dönemsel mali raporlara veri hazırlığının eksiksiz yapılmasını sağlamak; tüm finans işlemlerini TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, 5941 Sayılı Çek Kanunu, 6698 Sayılı KVKK ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Hastanenin banka hesap hareketlerini her iş günü başında kontrol eder; gelen havale, EFT, POS ve kurum ödemelerini muhasebe sistemindeki kayıtlarla eşleştirir, açıklanamayan hareketleri Finans Müdürü’ne bildirir.
• Poliklinik, acil ve yatan hasta veznelerinin günlük kasa kapanış tutanaklarını, POS gün sonu raporlarını, nakit sayım tutanaklarını ve tahsilat makbuzlarını teslim alır; kasa raporu ile fiziki nakit ve slip toplamlarını karşılaştırır, kasa açık veya fazlalarını tutanakla tespit ederek derhal Finans Müdürü’ne raporlar.
• Teslim aldığı günlük nakit hasılatı kurum prosedürüne uygun olarak sayar, kasa defterine işler ve belirlenen süre içinde banka hesabına yatırılmasını sağlar; nakit taşıma ve saklama güvenliği kurallarına uyar.
• Banka POS cihazlarından yapılan tahsilatların bankaya yansımasını, taksit ve komisyon kesintilerini sözleşme oranlarıyla karşılaştırarak kontrol eder; hatalı komisyon, mükerrer çekim veya iade işlemlerini banka ile yazışarak düzelttirir.
• Kurum, sigorta şirketi ve hasta ödemelerinden kaynaklanan iade, iptal ve fazla tahsilat taleplerini belgeye dayalı olarak inceler; Finans Müdürü onayı sonrasında iade işlemini gerçekleştirir ve kaydını tutar.
• Hastanenin günlük, haftalık ve aylık nakit akış tablolarına ilişkin verileri hazırlar; tahmin ile gerçekleşme arasındaki sapmaları Finans Müdürü’ne raporlar.
• Tedarikçi, ecza deposu, medikal firma, hizmet sağlayıcı ve dış kaynak firmalarının onaylı faturalarına ait ödeme listelerini sözleşme vadelerine göre hazırlar; ödeme planını Finans Müdürü’nün onayına sunar ve onaylanan ödemeleri vade takvimine göre izler.
• Havale, EFT, çek ve senet ödemelerini yalnızca imza sirküleri ve harcama yetki limitlerine uygun, çift imza veya çift onay kuralı çerçevesinde yetkili amirin onayıyla gerçekleştirir; ödeme talimatlarının dayanak belgelerini ödeme öncesinde kontrol eder.
• Hastanenin müşteri ve kurum çeklerini, senetlerini ve teminat mektuplarını portföy defterinde kayıt altına alır; vade takibini yapar, tahsile veya bankaya verilmesini sağlar, karşılıksız çek ve protesto durumlarını derhal Finans Müdürü’ne bildirir.
• SGK, özel sağlık sigortaları, banka sandıkları ve anlaşmalı kurumlardan kaynaklanan alacakların fatura bazında tahsilat takibini Medikal Muhasebe ile koordineli olarak yapar; ödeme bildirimlerini faturalarla eşleştirir, kesinti ve eksik ödemeleri ilgili birime iletir.
• Vadesi geçmiş kurum, şirket ve hasta alacaklarının yaşlandırma tablolarını hazırlar; mutabakat yazışmalarını ve hatırlatma bildirimlerini yapar, tahsil edilemeyen alacakları hukuki takip için Finans Müdürü’ne raporlar.
• Yatan hasta avans ve ara ödeme takibini vezne ve yatış-çıkış birimi ile koordineli olarak yürütür; taburculuk öncesi mali kapanışın eksiksiz yapılmasına destek verir.
• Personel ücret ödemelerini İnsan Kaynakları Müdürlüğü tarafından hazırlanan ve onaylanan bordro listeleri doğrultusunda banka maaş sistemine aktarır; ödeme talimatının yetkili amirce onaylanmasını ve ödemelerin zamanında gerçekleşmesini takip eder, bordro bilgilerinin gizliliğini korur.
• Hekim hakediş, prim ve kurum dışı hizmet ödemelerini onaylı hakediş listelerine göre hazırlar; ödeme belgelerinin vergi mevzuatına uygun düzenlenmesini Muhasebe ile birlikte sağlar.
• Vergi, SGK primi, elektrik, su, doğal gaz, kira, sigorta poliçesi ve benzeri dönemsel yükümlülüklerin son ödeme tarihlerini takip eder; gecikme faizi ve cezaya neden olmayacak şekilde ödeme planına alınmasını sağlar.
• Finans işlemlerine ait tüm belgeleri günlük olarak dosyalar; Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nda öngörülen saklama sürelerine uygun şekilde fiziki ve elektronik arşivlenmesini sağlar.
• Aylık bütçe gerçekleşme raporları, finansal tablolar ve üst yönetim raporlama paketleri için gerekli verileri doğru ve zamanında hazırlar; Finans Müdürü’nün talep ettiği anlık mali analizleri yapar.
• Banka, finans kuruluşları ve ödeme sistemleri ile yazışmaları yürütür; hesap açılış-kapanış, POS tanımlama, teminat mektubu ve kredi kullanım belgelerini hazırlayarak Finans Müdürü’nün onayına sunar.
• İç kontrol ilkelerine uyar; tahsilat, kayıt ve ödeme işlevlerinin aynı kişide toplanmasına yol açacak uygulamaları Finans Müdürü’ne bildirir.
• Finans ofisindeki bilgisayar terminallerini, muhasebe ve ERP modüllerini, banka internet şubelerini açık ve gözetimsiz bırakmaz; masasından ayrılırken ekranı kilitler, bankacılık şifrelerini, e-imza ve güvenlik cihazlarını paylaşmaz ve kilitli ortamda saklar.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında hastaların kimlik, iletişim, kredi kartı ve fatura bilgileri ile çalışanların maaş, banka hesabı ve icra kesinti bilgilerini yalnızca görevinin gerektirdiği ölçüde işler; bu bilgileri kişisel cihazlarla kaydetmez, sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz, kredi kartı bilgilerini fiziki veya elektronik ortamda saklamaz.
• Banka hesaplarında veya ödeme sistemlerinde yetkisiz işlem, sahte ödeme talimatı, oltalama veya siber dolandırıcılık şüphesi gördüğünde işlemi durdurur ve Finans Müdürü ile Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne derhal yazılı bildirimde bulunur.
• Kasa açığı, hatalı veya mükerrer ödeme, kayıp belge ve benzeri uygunsuzlukları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; kök neden analizi ve Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet çalışmalarına katılır.
• Finans bölüm kalite göstergeleri için veri toplar ve Finans Müdürü’ne iletir; bölüm öz değerlendirmelerine, iç tetkiklere ve TÜSKA SAS denetimlerine katılır.
• Bölümünde güncel prosedür, talimat ve formları kullanır; muhasebe ve kasa modüllerindeki hata ve geliştirme ihtiyaçlarını Finans Müdürü aracılığıyla Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne bildirir.
• Uyum eğitimine ve zorunlu eğitimlere katılır; mali mevzuat değişikliklerini takip eder ve aldığı eğitimleri uygulamaya aktarır.
• Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında kendisine verilen görevi bilir; afet ve acil durumlarda nakit ve değerli evrakın güvenliğine ilişkin prosedürü uygular.
• Teslim aldığı demirbaş, nakit, değerli evrak ve belgelerin korunmasından sorumludur; Finans Müdürü’nün oluşturduğu çalışma planına uyar ve amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, imza sirküleri, onaylı bütçe, harcama yetki limitleri ve kurum mali prosedürleri sınırları dahilinde; banka hareketlerini kontrol etme, kasa kapanış ve mutabakat belgelerini kabul veya red etme, dayanak belgesi eksik ödeme taleplerini bekletme, ödeme ve tahsilat listeleri hazırlama ve kurumlarla mutabakat yazışması yapma yetkisine sahiptir. Yetkili amir onayı olmaksızın ödeme yapma, fon transferi gerçekleştirme, iskonto veya borç silme, çek-senet düzenleme, tedarikçi vade koşullarını değiştirme, sözleşme imzalama ve tıbbi konularda karar verme yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Vezne ve kasa personelinin günlük kasa kapanış belgelerini, POS raporlarını ve tahsilat makbuzlarını kontrol etme, eksik veya hatalı belgeyi iade ederek düzeltme talep etme yetkisine sahiptir. Personel üzerinde görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur; tespit edilen uygunsuzluklar Finans Müdürü’ne raporlanır.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Hastanenin finansal sürdürülebilirliğini, kamuya, çalışanlara ve tedarikçilere karşı mali yükümlülüklerin zamanında yerine getirilmesini ve kurumsal güvenilirliği daima birinci önceliği sayar.
• Mali Dürüstlük ve Şeffaflık: Nakit, banka ve ödeme işlemlerinde mutlak doğruluk ve belgeye dayalı işlem ilkesinden ödün vermez; kasa açık veya fazlasını gizlemez, gerçeğe aykırı kayıt oluşturmaz ve usulsüzlük girişimlerini derhal bildirir.
• Çıkar Çatışmasından Kaçınma: Bankalar, tedarikçiler, hastalar veya üçüncü taraflarla kişisel borç, menfaat veya çıkar ilişkisine girmez; hastane nakdini ve kaynaklarını geçici dahi olsa kişisel amaçla kullanmaz.
• Hasta ve Çalışan Haklarına Saygı: Hastaların ödeme bilgilerini ve çalışanların maaş bilgilerini yalnızca ilgili kişiyle paylaşır; tahsilat ve iade süreçlerinde hasta ve yakınlarına nazik, anlaşılır ve saygılı davranır.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastalara, tedarikçilere ve çalışanlara karşı dil, din, ırk, cinsiyet, yaş, engel durumu, sosyal statü veya sigorta türü gözetmeksizin eşit, adil, tarafsız ve profesyonel mali yaklaşım sergiler.
• KVKK ve Ticari Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastanenin banka hesaplarını, nakit pozisyonunu, tedarikçi koşullarını, çalışan maaş bilgilerini ve hastaların finansal verilerini 6698 sayılı Kanun kapsamında ve görevinden ayrıldıktan sonra dahi mutlak bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; ödeme vadesi beklentisi içindeki tedarikçilerle yaşanan baskılar, nakit önceliklendirmesinde birim yöneticileriyle görüş ayrılıkları, vezne personeli ile kasa açık-fazla tespitlerinde çıkan gerginlikler, ay sonu kapanış ve ödeme günlerinin yoğun çalışma temposu ile banka ve sistem kesintilerinin çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, belgeye ve mali verilere dayalı, mevzuata uygun profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde finans birimi görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Ödeme ve tahsilat görevlerinin iş yüküne göre adil dağıtılması, ödeme takvimi ve onay mekanizmalarının yazılı olarak netleştirilmesi, görevler ayrılığı ilkesine uygun iş tasarımı, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı, ödeme takvimi veya iş yükü konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda banka işlemlerinin, kasa teslim-tesellümünün, vergi ve prim ödemelerinin geciktirilmesi, hasta iade ve tahsilat işlemlerinin bekletilmesi ya da görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Finans hizmetleri mevcut plan ve yasal takvim doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Finans Müdürü tarafından Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, onaylı bütçe, imza sirküleri ve kurum mali prosedürleri gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu gerekçeli raporla Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı’na; diğer birimlerle yaşanan operasyonel uyuşmazlıklarda Hastane Müdürü’ne iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.