ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.87- BİLGİ İŞLEM MÜDÜRÜ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRÜ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Bilgi İşlem

GÖREV ADI: Bilgi İşlem Müdürü

AMİR ve ÜST AMİRLER: Hastane Müdürü’ne Dikey, Mali İşler Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı’na Fonksiyonel Bağlı

YETKİ  DEVRİ: Yıllık izin, mazeret izni, rapor, kurum dışı görev veya acil durumlarda görev başında bulunamadığı hallerde; yetki, görev ve sorumlulukları Hastane Müdürü’nün onayıyla görevlendirilen bu görevi yürütebilecek yetkinliğe sahip Bilgi İşlem Personeli tarafından yürütülür.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesindeki tüm tıbbi, idari, mali ve operasyonel süreçlerin omurgasını oluşturan Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi (SBYS), Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi (LBYS), Görüntü Arşivleme ve İletişim Sistemi, e-Nabız, SGK Medula, ÇKYS/SKYS, e-Fatura/e-Defter ve diğer tüm entegre bilişim altyapılarının 7/24 kesintisiz, güvenli, hızlı ve yüksek performansla çalışmasını sağlamak; hastanenin yerel ağ (LAN), kablosuz ağ (WLAN), sunucu, depolama (SAN/NAS), sanallaştırma, siber güvenlik, güvenlik duvarı (firewall), yedekleme (backup) ve felaket kurtarma (disaster recovery) sistemlerini kurmak, yönetmek ve denetlemek; tüm bilgi işlem ve sağlık bilişimi faaliyetlerini TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları (SAS v3: Bilgi Yönetimi – BYS / Tesis Yönetimi ve Güvenliği – TYS), HIMSS EMRAM/O-EMRAM dijital hastane standartları, ISO/IEC 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi, T.C. Cumhurbaşkanlığı Bilgi ve İletişim Güvenliği Rehberi, 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde liderlik düzeyinde koordine etmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Hastanenin ana omurgasını oluşturan fiziksel/sanal sunucuların, veri depolama ünitelerinin, aktif ağ cihazlarının ve yapısal kablolama altyapısının kesintisiz çalışmasını sağlar; kapasite ve performans planlamalarını yürütür.
  • e-Nabız Entegrasyonu: Hastanede üretilen tüm poliklinik, klinik, laboratuvar, radyoloji, reçete ve epikriz verilerinin Sağlık Bakanlığı e-Nabız sistemine anlık, kayıpsız ve USS (Ulusal Sağlık Sistemi) veri paketleme standartlarına uygun olarak iletilmesini sağlar; gönderim hatalarını günlük izler ve giderir.
  • SGK Medula ve MERNİS Entegrasyonu: Hasta kabul, müstehaklık sorgulama, e-Reçete, e-Rapor ve fatura dönem sonu veri akışlarının kesintisizliğini temin eder.
  • TİTCK Ürün Takip Sistemi (ÜTS) ve İlaç Takip Sistemi (İTS): Eczane ve medikal muhasebe modüllerinin karekod ve tekil takip entegrasyonlarının stabil çalışmasını sağlar.
  • ÇKYS / SKYS ve Teletıp Entegrasyonları: Sağlık Bakanlığı personel ve radyolojik görüntü transfer sistemlerinin entegrasyonunu yürütür.
• Tıbbi Görüntüleme Bilişimi: Radyoloji cihazlarından (MR, BT, Röntgen, Mamografi vb.) üretilen DICOM formatındaki görüntülerin ilgili sunuculara kayıpsız aktarılmasını, hekimlerin klinik ekranlarında yüksek çözünürlükle görüntülenmesini ve uzun süreli arşivlenmesini sağlar; Teletıp sistemine aktarımı denetler.
• Tıbbi Cihaz ve Laboratuvar Cihaz Entegrasyonları (LBS): Biyokimya, LBYS/SBYS ile çift yönlü haberleşmesini, barkodlu tüp okuma ve cihazdan sisteme otomatik sonuç aktarımını Biyomedikal Birimi ile koordine eder.
• Kullanıcı Yetkilendirme ve Rol Tabanlı Erişim Yönetimi (RBAC): SBYS ve işletim sistemlerinde personele atanacak yetkileri unvanına, görev tanımına ve “bilmesi gereken kadar” ilkesine göre tanımlar; işten ayrılan personelin sistem hesaplarını İnsan Kaynakları bildirimiyle derhal pasife alır; ortak/jenerik kullanıcı hesabı açılmasını kesinlikle engeller.
• 6698 Sayılı KVKK Uyum Yönetimi: Hastanede toplanan tüm özel nitelikli kişisel sağlık verilerinin ve kişisel verilerin veri tabanlarında, ağ transferlerinde ve taşınabilir ortamlarda güçlü şifreleme algoritmaları (ile korunmasını sağlar; veri tabanı yöneticilerinin dahi kritik alanları maskelenmiş görmesini sağlayan güvenlik katmanlarını kurgular.
• 5651 Sayılı Kanun Kapsamında Loglama: Hastanenin iç ve dış internet ağ trafiğini, DHCP kayıtlarını, güvenlik duvarı (Firewall) oturumlarını ve VPN bağlantılarını 5651 Sayılı Kanuna uygun olarak TUBİTAK onaylı zaman damgasıyla kriptografik olarak imzalar ve yasal saklama süresi boyunca güvenle depolar.
• Yedekleme (Backup) ve 3-2-1 Kuralı: Veri tabanlarının PACS arşivinin, sanal sunucu imajlarının ve konfigürasyon dosyalarının otomatik yedeklenmesini sağlar; yedeklerin en az bir kopyasını farklı fiziksel lokasyonda / çevrimdışı (offline/immutable air-gapped) ortamda saklar; haftalık ve aylık periyotlarla Yedekten Geri Dönme (Restore) Testleri yapar ve başarı raporunu kayıt altına alır.
• İş Sürekliliği ve Felaket Kurtarma (Disaster Recovery): SBYS’nin çökmesi, siber saldırı veya fiziksel afet durumlarında devreye girecek “Bilgi Sistemleri İş Sürekliliği ve Felaket Kurtarma Planı”nı hazırlar; RPO (Kabul Edilebilir Veri Kaybı) ve RTO (Kabul Edilebilir Kesinti Süresi) hedeflerine uygun acil durum veri kopyalama merkezini yönetir.
• Uç Nokta ve Ağ Güvenliği: Tüm hastane bilgisayarlarında merkezi antivirüs, EDR (Uç Nokta Tespit ve Yanıt), DLP (Veri Sızıntısı Önleme) ve güvenlik yamalarının (Patch Management) güncelliğini denetler; USB bellek ve harici disk kullanımını yetkilendirme dışı bilgisayarlarda kısıtlar.
• Siber Olay Müdahale ve Bildirim: Herhangi bir siber saldırı, fidye yazılımı bulaşması veya veri sızıntısı şüphesi oluştuğunda; etkilenen sistemleri derhal ağdan izole eder, kanıtları toplar; Mesul Müdürlüğe, KVKK İrtibat Kişisine ve yasal süresi (en geç 72 saat) içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na iletilmek üzere teknik raporu tanzim eder.
• Hastane Sistem/Sunucu Odasının fiziksel güvenliğini sağlar; odaya sadece yetkili personelin kartlı/biyometrik geçişle girmesini sağlar, giriş-çıkış loglarını tutar.
• Sistem odasının hassas iklimlendirme , yangın algılama ve gazlı söndürme, su basma ve toz sensörlerini 7/24 izler; sıcaklık-nem alarmlarını takip eder.
• Sunucuların ve ağ donanımlarının kesintisiz çalışması için Kesintisiz Güç Kaynakları (UPS) ve jeneratör hatlarının teknik sürekliliğini Destek Hizmetler Hizmetler Müdürü ile birlikte koordine eder.
• Hastane genelindeki bilgisayar, monitör, etiket yazıcısı, barkod okuyucu, doküman tarayıcı, tablet ve çevre birimlerinin periyodik bakım, onarım ve arıza giderme süreçlerini ekibi aracılığıyla yürütür; ekonomik ömrünü tamamlayan donanımların hek/hurda süreçlerini raporlar.
• TÜSKA SAS v3 Bilgi Yönetimi (BYS) boyutundaki tüm standartların (hasta mahremiyeti, veri güvenliği, kodlama, form entegrasyonu, yedekleme vb.) hastane bilgi sisteminde eksiksiz uygulanmasını sağlar.
• Kalite Yönetim Direktörlüğü tarafından takip edilen klinik ve yönetsel kalite göstergelerinin SBYS üzerinden otomatik, doğru ve manipülasyondan uzak olarak hesaplanmasını sağlayacak raporlama sorgularını hazırlar ve doğrular.
• Güvenlik Raporlama Sistemi (GRS), web tabanlı anketler ve iç tetkik modüllerinin yazılımsal altyapısını işletir.
• Bilgi İşlem ekibinin norm kadro planlamasını yapar, işe alım teknik mülakatlarını yürütür; personele iş dağılımı yapar ve 7/24 esasına göre çağrı/icap çizelgelerini onaylar.
• İşe yeni başlayan tüm hekim, hemşire ve idari personele genel kurumsal oryantasyon kapsamında “SBYS Kullanımı, Bilgi Güvenliği, Güçlü Parola Politikası ve KVKK Bilişim Kuralları” eğitimini bizzat verir veya verilmesini koordine eder.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Görev tanımı, ISO 27001 standartları, KVKK mevzuatı ve onaylı bütçe limitleri dahilinde SBYS kullanıcı yetkilerini açma/kapatma/kısıtlama, güvenlik açığı veya siber saldırı tehdidi tespit edilen bilgisayarı/kullanıcıyı ağdan derhal izole etme, donanım ve yazılım satın alma teknik şartnamelerini onaylama veya reddetme, yedekleme ve felaket kurtarma stratejilerini belirleme, sistem odasına giriş izinlerini onaylama yetkisine Hekimlerin tanı ve klinik kararlarına müdahale etme, hekim yerine sistemsel veri girişi yapma veya Hastane Müdürü onayı olmaksızın dış kurumlara toplu veri tabanı aktarımı yapma yetkisi kesinlikle yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Kendisine bağlı tüm bilgi işlem personeline doğrudan iş ve görev emri verme; hastanedeki tüm kullanıcıların bilgisayar, yazıcı, internet kullanım loglarını, parola güvenliklerini ve yetkisiz yazılım/donanım yüklemelerini 7/24 denetleme; bilişim ve veri güvenliği kurallarını ihlal eden personel hakkında idari tutanak düzenleme yetkisine sahiptir.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Bilgi teknolojilerinin doğrudan hasta güvenliği, doğru tıbbi teşhis ve insan hayatıyla kesiştiği bilinciyle; sistemlerin kesintisizliğini ve veri doğruluğunu daima birinci önceliği sayar.
• Mutlak Ketumiyet ve Veri Gizliliği: Görevi ve yetkisi gereği veri tabanlarında doğrudan erişebildiği hastaların en mahrem sağlık verilerini, ameliyat notlarını, psikiyatrik ve genetik kayıtlarını, hekim hakedişlerini ve personel maaşlarını asla incelemez, merak saikiyle sorgulamaz ve üçüncü şahıslarla paylaşmaz.
• Teknolojik Dürüstlük ve Şeffaflık: Sistem kesintilerini, güvenlik açıklarını veya veri kaybı risklerini kurumsal çekincelerle örtbas etmez; teknik gerçekleri şeffaflıkla Genel Müdür veya Hastane Müdürü’ne raporlar.
• Çıkar Çatışmasından Kaçınma: Donanım, yazılım ve lisans tedarikçileri ile hiçbir kişisel menfaat, komisyon veya hediye ilişkisine girmez; satın alma kararlarında sadece kurumsal menfaatleri ve teknik yeterliliği gözetir.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Tüm çalışanlara ve birimlere unvan veya statü farkı gözetmeksizin eşit, adil, tarafsız, kurumsal nezakete dayalı ve sabırlı teknik destek hizmeti sunar.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Kurumun veri tabanı şifrelerini, kaynak kodlarını, ağ topolojisini, güvenlik mimarisini ve hastalara ait tüm kişisel sağlık verilerini 6698 sayılı Kanun kapsamında ve görevinden ayrıldıktan sonra dahi ömür boyu kesin ve mutlak bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; poliklinik ve ameliyathane saatlerinde meydana gelen ani sistem donmalarının ve yazıcı arızalarının hekim ve sağlık personeli üzerinde yarattığı yoğun zaman stresi, SGK Medula ve e-Nabız kaynaklı dış bağlantı kopukluklarının faturaya yansıyan gecikmeleri, kullanıcı yetkilendirme kısıtlamalarında personelin geniş yetki talepleriyle ortaya çıkan idari dirençler, 7/24 kesintisiz hizmet baskısı ve acil çağrıların çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, kanıta dayalı teknik verilere, bilişim güvenliği kurallarına ve kurumsal nezakete dayalı profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde bilgi işlem süreçlerindeki görev dağılımı ve teknik süreç çatışmaları sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Bilgi İşlem Yardım Masası (Help-Desk) çağrı yönetim sisteminin kurulması, arıza önceliklendirme matrisinin (SLA – Hizmet Seviyesi Anlaşması) şeffaf olarak uygulanması, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Sistem Çalışırlığı ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı, nöbet çizelgeleri veya teknik kararlar konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda SBYS desteğinin durdurulması, arızalara müdahalenin geciktirilmesi, sistem odasının veya görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Planlanan tüm bilişim ve sağlık sistemleri operasyonları mevcut plan doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde ve Standart Bazlı Değerlendirme: Departman içi veya kullanıcılarla yaşanan uyuşmazlıklar öncelikle Bilgi İşlem Sorumlusu tarafından ISO 27001 standartları, KVKK teknik tedbirleri, hastane bilişim güvenlik prosedürleri ve çağrı kayıtları referans alınarak taraflarla görüşülür; teknik ve objektif kriterlerle çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Bilişim birimi ile diğer direktörlükler arasında çözülemeyen uyuşmazlıklarda konu gerekçeli teknik Genel Müdür veya Hastane Müdürü’ne İdari ve tıbbi üst yöneticilerin mevzuat ve kurum güvenliği doğrultusunda belirleyeceği karar nihai ve bağlayıcıdır.