ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.148- KAN TRANSFÜZYON MERKEZİ KAYIT PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

KAN TRANSFÜZYON MERKEZİ KAYIT PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Kan Transfüzyon Merkezi / Hasta Hizmetleri

GÖREV ADI: Kan Transfüzyon Merkezi Kayıt Personeli

AMİR ve ÜST AMİRLER: Hasta Hizmetleri Sorumlusu ve İdari Koordinatör Müdür’e dikey; Hastane Müdürü üst amiridir. Kan Transfüzyon Merkezi Sorumlu Hekimi’ne ve merkezin günlük işleyişinden sorumlu KTM Sorumlusu’na kan istem, kayıt, izlenebilirlik ve kan ürünü teslim süreçleri yönünden bağlıdır; hemovijilans bildirimlerinde Hemovijilans Sorumlu Hemşiresi ile koordineli çalışır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Hasta Hizmetleri Sorumlusu tarafından belirlenen, Kan Transfüzyon Merkezi Sorumlu Hekimi’nin uygun görüşü ve İdari Koordinatör Müdür onayı ile görevlendirilen, kan transfüzyon merkezi kayıt süreçleri konusunda eğitim almış bir diğer kayıt-kabul personeli tarafından yürütülür; mesai dışı saatlerde kayıt işlemleri nöbetçi KTM teknikeri/hemşiresi tarafından sürdürülür.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital Kan Transfüzyon Merkezi’ne klinik ve yoğun bakım birimlerinden ulaşan kan ve kan bileşeni istemlerinin ve immünohematolojik tetkik istemlerinin; istem formu, hasta kimliği, numune etiketi ve onam yönünden eksiksiz kontrol edilerek kabulü, kayıt ve sistem girişlerinin yapılması, Türk Kızılay Bölge Kan Merkezi’nden kan bileşeni temin, iade ve imha kayıtlarının tutulması, uygunluk testleri tamamlanmış kan bileşenlerinin kayıtlı ve izlenebilir biçimde klinik birimlere teslimi, bağışçı ve hemovijilans kayıtlarının mevzuatta öngörülen süre boyunca saklanması, sonuç raporlarının KVKK’ya uygun teslimi ve tüm süreçlerin TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları, 5624 Sayılı Kan ve Kan Ürünleri Kanunu, Kan ve Kan Ürünleri Yönetmeliği, Ulusal Kan ve Kan Bileşenleri Hazırlama, Kullanım ve Kalite Güvencesi Rehberi, 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Klinik servis, yoğun bakım, ameliyathane ve acil servisten Kan Transfüzyon Merkezi’ne ulaşan kan ve kan bileşeni istem formlarını ve immünohematolojik tetkik istem kağıtlarını kontrol eder; formda hasta adı-soyadı, T.C. kimlik/protokol numarası, doğum tarihi, servis, istemi yapan hekimin adı, imzası ve kaşesi, transfüzyon endikasyonu, istenen bileşen türü ve miktarı, aciliyet derecesi ile istem tarih ve saatinin eksiksiz olduğunu doğrular.
• İstem formu olmayan, hasta kimlik bilgileri eksik veya numune etiketi ile istem formu arasında isim, protokol numarası ya da doğum tarihi uyumsuzluğu bulunan istemleri ve numuneleri kabul etmez; ret gerekçesini ret kayıt defterine/sisteme işleyerek istemi yapan birime geri gönderir ve durumu KTM Sorumlusu’na bildirir.
• Hasta Kimliğinin Doğrulanması: cross-match ve kan grubu numunelerinin hasta başında en az iki tanımlayıcı ile alındığına ilişkin numune etiketi bilgilerini (ad-soyad, protokol numarası, alınma tarih-saati, numuneyi alan kişi) kontrol eder; etiketsiz, elle düzeltilmiş veya tanımlayıcısı eksik numuneleri kabul etmez ve hemolizli ya da yetersiz görünen numuneleri KTM teknikerine danışmadan işleme almaz.
• Transfüzyon öncesinde hekim tarafından hastaya veya yasal temsilcisine imzalatılması gereken Kan ve Kan Ürünleri Transfüzyonu Bilgilendirilmiş Onam Formu’nun istemle birlikte gelip gelmediğini kontrol eder; onamı eksik elektif istemleri ilgili birime bildirerek tamamlatır, acil hayati durumlarda hekimin yazılı gerekçesini kayda alır.
• Kabul ettiği istemleri transfüzyon merkezi kayıt modülüne tarih ve saat belirterek kaydeder; her istem için kayıt numarası oluşturur, numune ve istem formunu eşleştirerek teslim eder ve teslim kaydını tutar.
• Acil kodlu kan istemlerini ve O Rh negatif acil kan taleplerini diğer istemlerin önüne alarak derhal nöbetçi tekniker ve Sorumlusu’na sözlü ve kayıtlı olarak bildirir; acil istemin alınma ve teslim saatlerini kayıt altına alarak acil kan temin süresi göstergesine veri sağlar.
• Merkez stoğunda bulunmayan kan bileşenlerini KTM Sorumlusu’nun talimatı ile Türk Kızılay Bölge Kan Merkezi’nden istem sistemi üzerinden sipariş eder; sipariş, teslim alma, bileşen ürün numarası, kan grubu, son kullanma tarihi ve teslim alma ısı-süre kayıtlarını tutar, soğuk zincir uygunsuzluğu şüphesini derhal teknikere bildirir.
• Kan bileşenlerinin stok kayıtlarını günlük olarak günceller; kritik stok seviyesinin altına inen bileşenleri KTM Sorumlusu’na bildirir ve son kullanma tarihi yaklaşan bileşenleri listeleyerek hekime sunar.
• Uygunluk testleri tamamlanmış ve KTM teknikeri tarafından çıkışa uygun bulunan kan bileşenlerinin klinik birimlere teslimini kayıtlı biçimde yapar; kan bileşeni çıkış formunda hasta kimliği, bileşen ürün numarası ve grubu, çıkış tarih-saati, teslim eden ve teslim alan kişinin adı ve imzasını eksiksiz alır, bileşeni yalnızca uygun transfer kabı ile ve yetkili sağlık personeline teslim eder.
• İzlenebilirlik: her kan bileşeninin bağışçıdan alıcıya kadar izlenebilmesini sağlayacak şekilde ürün numarası, hasta, istem, test sonucu, çıkış ve transfüzyon bilgilerini eksiksiz eşleştirerek kaydeder; transfüze edilen bileşenlere ait transfüzyon izlem formlarının klinikten merkeze geri dönmesini takip eder ve kayıtlarla eşleştirir.
• Transfüze edilmeden kliniklerden iade edilen kan bileşenlerinin iade saatini, dışarıda kalma süresini ve ısı koşullarını kayda alarak tekrar kullanılabilirlik kararını KTM teknikerine bırakır; kullanılamayacak bileşenlerin imha kayıtlarını tutanakla tutar ve tıbbi atık prosedürüne göre imhasını kayıt altına alır.
• Mevzuata uygun olarak merkezde kan alınan durumlarda bağışçı kayıtlarını tutar; bağışçı bilgilendirme ve sorgulama formunun, bağışçı onamının ve bağışçı kimlik bilgilerinin eksiksiz olduğunu kontrol eder, bağışçı ret ve erteleme kayıtlarını hekim kararına göre sisteme işler ve bağışçı bilgilerini en üst düzeyde gizlilikle saklar.
• Transfüzyon reaksiyonu ve istenmeyen olay bildirim formlarının kliniklerden eksiksiz gelmesini takip eder; formları KTM Sorumlu Hekimi ve Hemovijilans Sorumlu Hemşiresi’ne iletir, ulusal hemovijilans sistemine yapılan bildirimlerin kayıtlarını dosyalar ve geri bildirimleri arşivler.
• Kan bileşeni, uygunluk testi ve immünohematolojik tetkik hizmetlerinin SBYS üzerinde hasta üzerine eksiksiz işlenmesini sağlar; Sağlık Uygulama Tebliği kapsamında kan ürünü faturalandırması için gerekli ürün etiket/küpür nüshalarının hasta dosyasına eklenmesini Kat Sekreterleri ile koordineli takip eder.
• Sonuç almaya gelen hastaların kan grubu ve tetkik raporlarını yazıcıdan alır; raporu yalnızca hastanın kendisine, yasal temsilcisine veya yazılı izin verdiği kişiye kimlik kontrolü ve teslim kaydı ile verir, kan grubu kartını hekim onaylı sonuç olmadan düzenlemez.
• Sonuç için arayan hastaları ve sonucu çıkmamış tetkikleri olan hastaları tahmini süre konusunda bilgilendirir; telefonla sonuç içeriği veya kan grubu bilgisi vermez, tetkik sonuçlarının yorumlanmasına ilişkin soruları hekime yönlendirir.
• Merkezin kayıt defterlerini güncel ve okunaklı tutar; Kan ve Kan Ürünleri Yönetmeliği gereği izlenebilirlik kayıtlarının en az 30 yıl, diğer kayıtların mevzuatta öngörülen süre boyunca güvenli biçimde saklanmasını ve Arşiv Birimi’ne kayıtlı teslimini sağlar.
• Kan saklama dolabı ve plazma derin dondurucu ısı takip çizelgelerinin, alarm kayıtlarının ve cihaz kalibrasyon-bakım belgelerinin tekniker tarafından doldurulduktan sonra düzenli dosyalanmasını sağlar; cihaz arızalarını ve ısı sapmalarını fark ettiğinde derhal teknikere ve Biyomedikal Birimi’ne bildirir.
• Aylık ve yıllık transfüzyon istatistiklerini hazırlayarak KTM Sorumlu Hekimi’ne sunar; Transfüzyon Komitesi toplantıları ve Sağlık Bakanlığı denetimleri için gerekli kayıt ve raporların hazırlanmasına destek verir.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında hastaların ve bağışçıların kan grubu, enfeksiyöz tarama sonuçları ve kimlik bilgilerini korur; SBYS ekranını gözetimsiz bırakmaz, masadan ayrılırken ekranı kilitler, şifresini paylaşmaz, istem formları ve sonuç raporlarını açıkta bırakmaz, kayıtları kişisel cihazla fotoğraflamaz ve sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz, veri ihlali şüphesini derhal Kalite Direktörlüğü ve Hastane Müdürü’ne yazılı olarak bildirir.
• Numune tüpleri ve kan bileşenleri ile temas edebileceği durumlarda el hijyeni kurallarına uyar ve eldiven kullanır; kesici-delici alet yaralanması veya kan sıçramasında derhal Enfeksiyon Kontrol Hemşiresi ve İş Yeri Hekimi’ne bildirimde bulunur, tıbbi atıkların kaynağında doğru ayrıştırılmasına uyar.
• Kayıt ve teslim süreçlerinde yaşanan yanlış hastaya kayıt, etiket-form uyumsuzluğu, yanlış bileşenin çıkışı, teslim kaydı eksikliği, soğuk zincir ihlali gibi istenmeyen olayları ve ramak kala olayları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne ve hemovijilans sistemine bildirir; kök neden analizlerine ve Düzeltici/İyileştirici Faaliyet  çalışmalarına katılır.
• Transfüzyon merkezi kalite göstergelerine (istem ret oranı, acil kan temin süresi, imha oranı, izlenebilirlik kaydı tamlığı, transfüzyon izlem formu geri dönüş oranı) veri sağlar; öz değerlendirme, iç tetkik ve TÜSKA SAS denetimlerine katılır.
• Mavi Kod, Beyaz Kod ve diğer renkli kod durumlarında çağrı sistemini kullanarak kodun başlatılmasına destek olur; afet, kitlesel yaralanma ve tahliye durumlarında Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında acil kan istem ve kayıt akışını sürdürür ve kayıt defterlerinin güvenli taşınmasından sorumludur.
• Merkezde kullanılan bilgisayar, yazıcı, barkod okuyucu ve telefon cihazlarının çalışır durumda olmasını sağlar; arızaları Bilgi İşlem ve Teknik Servis’e bildirir, istem formu, etiket ve kırtasiye stoğunu takip ederek eksikleri önceden talep eder.
• İşe yeni başlayan kayıt personeline rehberlik eder; uyum eğitimi ve zorunlu eğitimlere katılır, kan mevzuatı ve Kızılay istem sistemindeki güncellemeleri takip eder.
• Sorumluluğundaki kayıt ve raporları düzgün şekilde dosyalar; teslim aldığı demirbaş ve belgelerin güvenliğinden sorumludur, amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Görev tanımı, Kan ve Kan Ürünleri Yönetmeliği ve kurum transfüzyon prosedürleri sınırları dahilinde istem formu ve numune etiketi eksik veya uyumsuz istemleri kabul etmeme ve geri gönderme, acil istemleri önceliklendirerek teknikere bildirme, teslim kaydı ve imzası alınmadan kan bileşeni çıkışı yapmama, kimlik ve yetki doğrulaması yapılmayan kişiye sonuç vermeme ve kayıt eksikliklerini ilgili birime tamamlatma yetkisine sahiptir. Transfüzyon endikasyonuna karar verme, uygunluk testlerini yapma veya sonuçlarını yorumlama, kan bileşeninin çıkışa uygunluğuna veya iade edilen bileşenin yeniden kullanımına karar verme, bağışçı kabul veya ret kararı verme, hekim onayı olmadan kan grubu kartı düzenleme ve hasta ya da bağışçı verilerini üçüncü kişilere açıklama yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Kan Transfüzyon Merkezi kayıt alanının düzenini, kayıt defterlerinin ve arşivin sistematiğini denetleme; stajyer ve yeni başlayan kayıt personelinin kayıt uygulamalarını kontrol etme yetkisine sahiptir. KTM teknikerleri, hemşireler ve diğer personel üzerinde görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur; bu yetki Kan Transfüzyon Merkezi Sorumlu Hekimi, KTM Sorumlusu ve Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na aittir.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Kan ve kan bileşenlerinin yaşam kurtarıcı ancak hatalı uygulamada ölümcül olabileceği bilinciyle; doğru hasta-doğru bileşen eşleşmesine idari katkıyı, acil istemlerin gecikmesiz işlenmesini ve hasta güvenliğini daima birinci önceliği sayar.
• Zarar Vermeme ve Doğruluk: Kayıt, kabul ve teslim süreçlerinde ihmal veya dikkatsizlik nedeniyle yanlış hastaya kan bileşeni ulaşmasına yol açabilecek hataları önler; eksik veya uyumsuz istemi kolaylık sağlamak için kabul etmez, kayıtları gerçeğe uygun ve eksiksiz tutar.
• Hasta ve Bağışçı Özerkliği: Hastanın transfüzyon onamı verme veya reddetme hakkına ve bağışçının gönüllülük esasına saygı gösterir; tıbbi bilgilendirmenin hekim sorumluluğunda olduğunu bilir ve kimseyi bağışa zorlayacak ya da yanıltacak davranışta bulunmaz.
• Mahremiyet ve Sır Saklama: Hastaların ve bağışçıların kan grubu, enfeksiyöz tarama sonuçları, ret gerekçeleri ve kimlik bilgilerini üçüncü kişilerle paylaşmaz; bağışçı bilgilerinin alıcıya, alıcı bilgilerinin bağışçıya açıklanmamasını sağlar.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastanın veya bağışçının ırkı, etnik kökeni, dili, dini, inancı, politik görüşü, cinsiyeti, yaşı, engel durumu, sosyal veya ekonomik konumu ve sigorta türü temelinde ayrımcılık yapmaz; istemleri yalnızca tıbbi aciliyet ve geliş sırasına göre işler.
• Mesleki Dürüstlük: Görevini dürüstlük çerçevesinde yürütür; kan bileşeni temininde öncelik veya kayıt değişikliği karşılığında hediye ya da menfaat kabul etmez, kan ve kan ürünlerinin ticari amaçla kullanılmasına hiçbir biçimde aracılık etmez.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastaların ve bağışçıların kimlik, iletişim, kan grubu, tarama ve transfüzyon bilgileri dahil tüm kişisel sağlık verilerini ilgili kişinin vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; acil kan istemlerinde kliniklerin zaman baskısı ile eksik form veya numunenin kabul edilmemesi arasındaki gerilim, Kızılay temin sürelerinin kliniklerce kayıt personeline yöneltilmesi, teknikerler ile kayıt personeli arasındaki sorumluluk sınırlarına ilişkin görüş ayrılıkları, transfüzyon izlem formlarının kliniklerden geç dönmesi, gece ve hafta sonu yoğunluğu ile hata toleransı olmayan bir süreçte çalışmanın yarattığı stresin çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, olası çatışma anlarını öngörebilmesi ve yapıcı, empatik, kurumsal nezakete dayalı ve mevzuata uygun bir profesyonel iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde kan transfüzyon merkezi kayıt görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. İstem kabul ve ret kriterlerinin KTM Sorumlu Hekimi tarafından yazılı olarak tanımlanıp kliniklere duyurulması, kayıt personeli ile teknikerler arasındaki görev sınırlarının netleştirilmesi, acil istem akışı için standart iletişim yolu, Transfüzyon Komitesi aracılığıyla kliniklerle düzenli geri bildirim, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı veya çalışma çizelgesi konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda kan istemlerinin kayıtsız bekletilmesi, acil istemin teknikere bildirilmemesi, teslim ve izlenebilirlik kayıtlarının atlanması, görevin veya birimin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Hizmet mevcut plan doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Hasta Hizmetleri Sorumlusu tarafından, KTM Sorumlusu’nun görüşü alınarak, personelin iş tecrübesi, iş yükü dengesi, çalışma çizelgesi geçmişi ve yasal görev sınırları gözetilerek objektif kriterlerle değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu İdari Koordinatör Müdür ve Hastane Müdürü’ne; istem kabul kriterleri, kan bileşeni çıkışı ve kliniklerle yaşanan tıbbi süreç uyuşmazlıklarında ise Kan Transfüzyon Merkezi Sorumlu Hekimi ve Başhekimliğe iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.