ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.109- ARŞİV SORUMLUSU GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

ARŞİV SORUMLUSU GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Tıbbi Kayıt ve Arşiv / İnsan Kaynakları

GÖREV ADI: Arşiv Sorumlusu

AMİR ve ÜST AMİRLER: İnsan Kaynakları Müdürü’ne dikey; Hastane Müdürü üst amiridir. Başhekimlik ve Kalite Direktörlüğü ile çalışır.

ASTLAR: Arşiv personeli. Dış kaynak arşiv hizmeti alınması durumunda hizmet sağlayıcı firmanın saha personelini sözleşme kapsamında koordine eder.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; İnsan Kaynakları Müdürü tarafından onaylanan, arşiv sistemi ve tıbbi kayıt prosedürlerine hâkim bir arşiv personeli veya İnsan Kaynakları çalışanı tarafından yürütülür. Arşiv anahtarları, ödünç dosya listesi ve bekleyen adli makam talepleri devir sırasında tutanakla teslim edilir.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde ayaktan, yatan, günübirlik ve acil servis hastalarına ait tüm tıbbi kayıt ve dosyaların; tamlık kontrolü yapılarak teslim alınması, sınıflandırılması, güvenli ve uygun ortam koşullarında saklanması, yetkili kişi ve birimlere kayıt altında ödünç verilmesi, hasta, adli makam ve resmî kurum taleplerinin mevzuata uygun karşılanması, saklama süresi dolan kayıtların usulüne uygun imha edilmesi ve elektronik arşiv uygulamalarının yürütülmesini sağlamak; hasta mahremiyetini ve bilgi güvenliğini korumak; tüm arşiv süreçlerini TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları Özel Hastaneler Yönetmeliği, Hasta Hakları Yönetmeliği, Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik, KVKK ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Taburcu olan yatan hastaların, günübirlik ve ameliyat hastalarının dosyalarını servis, ameliyathane ve yoğun bakım sekreterlerinden dosya teslim listesi ve imza karşılığında teslim alır; teslim alınan dosyaları protokol numarası, ad-soyad, tarih ve raf adresi ile kaydeder.
• Teslim aldığı her hasta dosyasında dosya tamlık kontrol listesine göre bulunması gereken belgeleri kontrol eder; eksik belge veya imza tespit ettiğinde ilgili birime eksik belge bildirim formu ile bildirir ve tamamlanmasını takip eder.
• Dosya tamlık kontrolü sonuçlarını aylık olarak birim ve eksiklik türü bazında raporlar; tıbbi kayıt tamlık oranını Başhekimlik, Kalite Direktörlüğü ve Hemşirelik Hizmetleri Müdürlüğü ile paylaşır.
• Hasta dosyalarını kurumda belirlenen sınıflandırma sistemine göre raflara yerleştirir; raf etiketlerini, yerleşim planını ve arşiv indeksini güncel tutarak her dosyanın en kısa sürede bulunabilmesini sağlar.
• Günübirlik tedavi gören hastaların hasta değerlendirme ve izleme formlarını tarih sırasına göre klasörler; polikliniklerden kullanımı biten protokol defterlerini imza karşılığı teslim alır ve arşiv sistemine kaydeder.
• Adli vaka, trafik kazası ve iş kazası dosyalarını ayrı sınıflandırma ile teslim alır ve arşivler; bu dosyaların saklama sürelerinin ve erişim kısıtlarının ilgili mevzuata uygun uygulanmasını sağlar.
• Birimlerden, hekimlerden veya yetkili kişilerden gelen dosya taleplerini talep formu ile alır; talebin yetki ve amaç yönünden uygunluğunu kontrol eder, dosyayı arşiv sisteminden bularak imza karşılığında teslim eder ve ödünç verme kaydına dosya numarası, alan kişi, tarih ve iade tarihini işler.
• Ödünç verilen dosyaların en geç 15 gün içinde iadesini takip eder; süresi geçen dosyalar için ilgili birime hatırlatma yapar, iade edilmeyen dosyaları İnsan Kaynakları Müdürü’ne bildirir ve iade edilen dosyaları içerik kontrolü yaparak teslim alır.
• Hastaların veya yasal temsilcilerinin kendi tıbbi kayıtlarına erişim ve suret alma taleplerini Hasta Hakları Yönetmeliği ve kurum prosedürüne göre karşılar; kimlik doğrulaması yapar, talep formunu kayıt altına alır, suretlerin Başhekimlik onayı ile ve aslı gibidir şerhiyle verilmesini sağlar.
• Mahkeme, savcılık, kolluk, Sağlık Müdürlüğü, SGK ve diğer resmî kurumlardan gelen hasta dosyası ve tıbbi kayıt taleplerini Başhekimlik onayı ile karşılar; gönderilen belgelerin listesini düzenler, suretleri aslı gibidir onayı ile hazırlar, dosya aslının kurum dışına çıkması gereken hâllerde tutanak düzenler ve yazışmaları kayıt altına alır.
• Hasta kayıtlarına erişim talep eden hiçbir kişiye hastanın yazılı rızası veya yasal dayanak olmaksızın bilgi ve belge vermez; sözlü veya telefonla gelen bilgi taleplerini karşılamaz ve bu tür talepleri amirine bildirir.
• Hasta onam formlarını, kritik belgeleri ve kurumun belirlediği dosya içeriklerini tarayarak elektronik arşiv sistemine kaydeder; taranan belgelerin okunaklılığını, doğru hastaya ve doğru dosyaya eşleştiğini kontrol eder ve elektronik kayıtların yedeklenmesini Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordine eder.
• Hasta dosyalarının Özel Hastaneler Yönetmeliği ve ilgili mevzuatta belirlenen süreler boyunca saklanmasını sağlar; birimlerde ve arşivde tutulan diğer evrakın saklama sürelerini kurum saklama planına göre takip eder.
• Saklama süresi dolan kayıtları listeler; imha öncesi İnsan Kaynakları Müdürü, Başhekimlik ve Kalite Direktörlüğü onayını alır, imha komisyonu huzurunda belge türü, adet ve tarih aralığını içeren imha tutanağı düzenler ve kişisel veri içeren belgelerin geri döndürülemez şekilde imhasını sağlar; imha tutanaklarını süresiz saklar.
• Birimlerde arşive devredilmesi kararlaştırılan evrakın birim görevlisi ile birlikte devir listesi düzenlenerek arşive aktarılmasını ve devirlerin düzenli yürütülmesini sağlar; tüm birimlerin teslim ettiği evrak listelerini çıkararak ilgili birimlere tebliğ eder.
• Dış kaynak arşiv hizmeti alınması hâlinde teslim edilen dosyaların listelerini hazırlar, firmaya imza karşılığı teslim eder ve iade taleplerini takip eder; firmanın sözleşme gerekliliklerine uyumunu değerlendirir ve uygunsuzlukları Satın Alma Müdürü ile İnsan Kaynakları Müdürü’ne raporlar.
• Arşiv alanının sıcaklık ve nem değerlerini günlük olarak ölçer ve kayıt altına alır; sınır dışı değerlerde Teknik Servis’e arıza bildirimi yapar, su baskını, sızıntı, küf ve haşere belirtilerini düzenli olarak kontrol eder ve önlem alınmasını sağlar.
• Arşivde yangın söndürücü, duman dedektörü ve uyarı sistemlerinin kontrol ve bakım etiketlerini takip eder; arşivde yanıcı madde bulundurulmamasını, elektrik tesisatı ve aydınlatmanın güvenli olmasını, rafların yerden yükseltilmiş ve sabitlenmiş olmasını sağlar ve tahliye planını bilir.
• Arşivin kilitli, yalnızca yetkili personelin erişebildiği bir alan olmasını sağlar; anahtar ve erişim kontrolünü yürütür, arşive giren ziyaretçi ve personel kayıtlarını tutar, dosyaların arşiv dışında açıkta bırakılmasını önler.
• Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında arşivdeki tıbbi kayıtların yangın, su baskını, deprem ve benzeri afetlerde korunması ve kurtarılmasına ilişkin prosedürü bilir ve uygular; elektronik arşiv yedeklerinin erişilebilirliğini Bilgi İşlem Müdürlüğü ile doğrular.
• KVKK ve Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik kapsamında özel nitelikli kişisel sağlık verilerini yalnızca görevinin gerektirdiği ölçüde işler; arşiv sistemi şifresini paylaşmaz, ekranını kilitler, dosya ve belgeleri kişisel cihazlarla fotoğraflamaz, sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz ve kayıp, yetkisiz erişim veya veri ihlali şüphesinde İnsan Kaynakları Müdürü, Bilgi İşlem Müdürlüğü ve Kalite Direktörlüğü’ne derhal yazılı bildirim yapar.
• Kayıp dosya, yanlış hastaya ait belge karışması, eksik belge ile arşivlenen dosya, yetkisiz erişim girişimi ve ortam koşulu sapmaları gibi olayları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; kök neden analizi ve Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet çalışmalarına katılır.
• Arşiv bölüm kalite göstergeleri için veri toplar, analiz eder ve Gösterge Sorumlusu ile İnsan Kaynakları Müdürü’ne raporlar.
• Bölümünde güncel prosedür, talimat ve formları kullanır; arşiv ve tıbbi kayıt prosedürlerinin revizyon ihtiyacını Dokümantasyon Sorumlusu’na bildirir, bölüm öz değerlendirmelerine, iç tetkiklere ve TÜSKA SAS denetimlerine katılır.
• Arşiv personelini ve birim sekreterlerini dosya teslim düzeni, tamlık kontrolü, ödünç verme kuralları ve gizlilik konularında bilgilendirir; uyum eğitimine ve zorunlu eğitimlere katılır.
• Arşiv çalışmalarında İş Sağlığı ve Güvenliği kurallarına uyar; ağır dosya kutularını uygun ekipmanla taşır, merdiven ve raf güvenliğine dikkat eder, toz ve küfe karşı kişisel koruyucu donanım kullanır.
• Aylık arşiv faaliyet raporunu İnsan Kaynakları Müdürü’ne sunar.
• Teslim aldığı demirbaş, cihaz, anahtar ve dosyaların korunmasından sorumludur; İnsan Kaynakları Müdürü’nün oluşturduğu çalışma planına uyar ve amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Özel Hastaneler Yönetmeliği, Hasta Hakları Yönetmeliği, KVKK, kurum tıbbi kayıt ve arşiv prosedürü ve SAS standartları sınırları dahilinde; eksik belgeli dosyaları tamamlanana kadar kabul etmeme, yetkisiz veya dayanaksız dosya taleplerini reddetme, ödünç dosya iadesini talep etme, arşiv düzeni ve erişim kurallarını belirleme ve saklama süresi dolan kayıtların imhasını onaya sunma yetkisine sahiptir. Tıbbi kayıt içeriğini değiştirme, ekleme veya çıkarma, hasta dosyasını veya suretini Başhekimlik onayı olmaksızın kurum dışına verme, hastaya tıbbi bilgi yorumlama, imha kararını tek başına verme ve personel üzerinde disiplin yaptırımı uygulama yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Arşiv personeline iş dağılımı yapma ve çalışmalarını denetleme; birimlerden gelen dosyaların tamlığını ve teslim düzenini kontrol ederek eksiklik bildiriminde bulunma; birimlerde geçici olarak tutulan tıbbi kayıtların saklama koşullarını ve ödünç dosyaların iadesini takip etme; dış kaynak arşiv firmasının sözleşme gerekliliklerine uyumunu değerlendirme yetkisine sahiptir. Birim personeli üzerinde idari yaptırım yetkisi yoktur; uygunsuzluklar ilgili birim sorumlusuna ve İnsan Kaynakları Müdürü’ne raporlanır.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Hastaların tıbbi kayıtlarının eksiksiz, güvenli ve erişilebilir biçimde korunmasının hasta güvenliğinin, tedavi sürekliliğinin ve hukuki hakların temeli olduğu bilinciyle kayıt güvenliğini daima birinci önceliği sayar.
• Hasta Mahremiyetine Saygı: Hastaların tanı, tedavi ve kişisel bilgilerini içeren dosyaları yalnızca yetkili kişilere ve yasal dayanakla verir; dosya içeriklerini merak, sohbet veya kişisel amaçla okumaz ve üçüncü kişilerin görmesine izin vermez.
• Dürüstlük ve Kayıt Bütünlüğü: Tıbbi kayıtları değiştirmez, eksiltmez, gizlemez veya yok etmez; kayıp, hasar veya hata durumlarını gizlemeden derhal bildirir ve ödünç, imha ve teslim kayıtlarını gerçeğe uygun tutar.
• Hasta Haklarına Saygı: Hastaların kendi kayıtlarına erişim ve suret alma hakkını mevzuata uygun, gecikmeksizin ve saygılı biçimde karşılar; talep sahiplerine nazik ve anlaşılır davranır.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Dosya taleplerini ve arşiv hizmetlerini talep edenin dili, dini, ırkı, cinsiyeti, yaşı, engel durumu, sosyal statüsü veya unvanı gözetilmeksizin yalnızca yetki ve prosedür esasına göre eşit ve tarafsız biçimde karşılar.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastaların özel nitelikli kişisel sağlık verilerini ve arşivde bulunan tüm belgeleri 6698 sayılı Kanun kapsamında, görevinden ayrıldıktan ve hastanın vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; birimlerin eksik belgeli dosyaları arşive teslim etme eğilimi ile tamlık kontrolü arasındaki gerilim, hekimlerin ve birimlerin dosyaları süresinde iade etmemesi, hasta yakınlarının yetkisiz dosya taleplerinde yaşanan tartışmalar, adli makam yazılarının yarattığı zaman baskısı, arşiv alanının fiziki kısıtları ve tozlu, yoğun fiziksel çalışma koşullarının çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, prosedüre ve mevzuata dayalı, gizliliğe saygılı profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde arşiv hizmetlerindeki görev dağılımı ve yetki çatışmaları sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Dosya teslim, tamlık kontrolü ve ödünç verme kurallarının yazılı prosedürle netleştirilmesi ve birimlere duyurulması, dosya tamlık sonuçlarının suçlayıcı olmayan biçimde paylaşılması, hasta ve adli makam taleplerine ilişkin yetki akışının tanımlanması, arşiv fiziki koşullarının iyileştirilmesi, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı veya iş yükü konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda tedavi sürekliliği için acil istenen hasta dosyasının geciktirilmesi, adli makam ve hasta taleplerine yasal süre içinde yanıt verilmemesi, arşiv güvenliğinin ihmal edilmesi ya da görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Arşiv hizmetleri mevcut plan ve prosedür doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle İnsan Kaynakları Müdürü tarafından tıbbi kayıt ve arşiv prosedürü, mevzuat, kayıtlar ve iş yükü dengesi gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu Hastane Müdürü’ne; tıbbi kayıt içeriği, dosya tamlığı ve adli makam taleplerine ilişkin uyuşmazlıklarda Başhekimliğe iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.