ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.108- İNSAN KAYNAKLARI PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

İNSAN KAYNAKLARI PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: İnsan Kaynakları

GÖREV ADI: İnsan Kaynakları Personeli

AMİR ve ÜST AMİRLER: İnsan Kaynakları Müdürü’ne dikey; Hastane Müdürü üst amiridir. Hekim ve sağlık personeli Başhekimlik,  Eğitim Hemşiresi ve Kalite Direktörlüğü ile çalışır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; İnsan Kaynakları Müdürü tarafından onaylanan, SGK ve özlük işlemlerine hâkim bir diğer İnsan Kaynakları çalışanı veya doğrudan İnsan Kaynakları Müdürü tarafından yürütülür. Yasal süreye bağlı işlemler devir sırasında yazılı olarak teslim edilir.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde görev yapan tüm hekim, sağlık, idari, teknik ve destek personelinin; işe alım, işe giriş-çıkış, özlük dosyası, çalışma belgesi, bordro ve puantaj, izin, devam kontrol, oryantasyon ve eğitim kayıtları ile resmî kurum bildirimlerine ilişkin insan kaynakları işlemlerinin eksiksiz, zamanında, belgeye dayalı ve mevzuata uygun biçimde yürütülmesini; personel özlük verilerinin gizliliğinin korunmasını ve çalışan memnuniyeti ile bağlılığını destekleyen insan kaynakları uygulamalarına katkı sağlanmasını; tüm süreçleri TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları, 4857 Sayılı İş Kanunu, 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Özel Hastaneler Yönetmeliği, KVKK ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Kuruma gelen iş başvurularını kayıt altına alarak aday havuzu oluşturur; birim yöneticilerinden gelen onaylı personel talepleri doğrultusunda anlaşmalı kariyer platformları ve internet ilanları aracılığıyla ilan yayımlar, uygun adayları ön eleme yaparak İnsan Kaynakları Müdürü’ne ve mülakat sorumlularına sunar.
• İşe alımı onaylanan personelin işe giriş evraklarını eksiksiz toplar; belgelerin aslını veya aslı gibidir onaylı suretini kontrol ederek özlük dosyasını açar.
• Personelin SGK işe giriş bildirgesini işe başlama tarihinden önce, işten ayrılış bildirgesini ise ayrılış tarihinden itibaren yasal süre içinde e-Bildirge sistemi üzerinden yapar; iş sözleşmesi, görev tanımı, kurum yönetmelikleri, KVKK aydınlatma ve gizlilik taahhütnamesinin imzalatılmasını sağlar.
• Personel ve hekim özlük dosyalarını kurum özlük dosyası içerik listesine göre tam ve güncel tutar; dosyaları kilitli ve yetkisiz erişime kapalı ortamda muhafaza eder ve yıllık dosya tamlık kontrolü yapar.
• Hekimlerin çalışma belgesi başvurularını Entegre Kurumsal İşlem Platformu üzerinden İl Sağlık Müdürlüğü’ne yapar; onay sürecini takip eder, çalışma belgesi onaylanan hekimlerin SGK’lı hasta bakabilmesi için gerekli dosyayı Sosyal Güvenlik Kurumu’na iletir ve Medula hekim kaydının açılmasını Medikal Muhasebe ile koordineli olarak sağlar.
• Hekimlerin elektronik imza başvuru, yenileme ve iptal süreçlerini takip eder; e-imza sertifikalarının süresi dolmadan yenilenmesini sağlar.
• Hemşire, ebe, tekniker ve diğer sağlık personelinin çalışma belgelerini düzenleyerek İl Sağlık Müdürlüğü’ne iletir; personelin Sağlık Bakanlığı personel kayıt sistemine bildirimini yapar ve işten ayrılan sağlık personelinin çalışma belgelerini İl Sağlık Müdürlüğü’ne iade eder.
• İşten ayrılan hekimlerin çalışma belgesi iptal ve ayrılış bildirimlerini İl Sağlık Müdürlüğü, Sosyal Güvenlik Kurumu ve Tabip Odası nezdinde yapar; Medula hekim kaydının kapatılmasını takip eder.
• Yeni göreve başlayan her personel için Kimlik Bildirme Kanunu kapsamında çalışan bildirim formunu doldurarak bağlı bulunulan kolluk birimine bildirimi yapar ve sistem kaydını eksiksiz tamamlar.
• Yeni başlayan personelin genel uyum programını Eğitim Hemşiresi ve ilgili birim sorumlusu ile koordine eder; genel ve bölüm uyum eğitimi kayıtlarının, zorunlu eğitim katılım belgelerinin özlük dosyasına ve eğitim kayıt sistemine işlenmesini sağlar.
• İş Kanunu ve ilgili yönetmelikler gereği düzenlenmesi gereken belgeleri hazırlar ve personele tebliğ edilmesini sağlar; tebliğ tutanaklarını dosyalar.
• Tüm çalışanların görev tanımlarının imzalatılmasını, görev değişikliği veya revizyon durumunda güncel görev tanımının yeniden tebliğ edilmesini sağlar; yıllık olarak yenilenmesi gereken belgeleri personele önceden bildirir ve takip eder.
• Personel Devam Kontrol Sistemi’ni işletir; giriş-çıkış kayıtlarını birim nöbet ve vardiya listeleriyle karşılaştırır, uyumsuzlukları birim sorumlusuna bildirir ve aylık puantajı hazırlar.
• Yıllık izne ayrılacak personelin hak ediş sürelerini İş Kanunu’na göre hesaplar; izin formlarını oluşturarak birim yöneticisi ve İnsan Kaynakları Müdürü onayına sunar, kullanılan izinleri yıllık izin kayıt belgesine işler ve izin bakiyelerini güncel tutar.
• Fazla çalışma karşılığı serbest zaman kullanan çalışanların formlarını teslim alır; nöbet listelerinden düşülüp düşülmediğini kontrol eder ve puantaja doğru yansıtılmasını sağlar.
• İstirahat raporu alan veya doğum izni kullanan personelin raporlarını SGK sistemi üzerinden takip ederek onaylar; rapor sürelerini puantaja işler ve iş göremezlik ödeneği süreçleri hakkında personeli bilgilendirir.
• Başhekimlik tarafından onaylanan hekim izinlerini ilgili birimlere ve Hasta Hizmetleri’ne randevu ekranlarının kapatılması için bildirir; izinli hekimlerin Medula hekim çalışma kaydında izin tarihlerine ilişkin sistemsel kapanışın yapılmasını sağlar.
• Aylık bordro tahakkukuna esas verileri hazırlar ve İnsan Kaynakları Müdürü’nün kontrolüne sunar; onaylanan bordro icmalini banka ödemesi için Finans Müdürlüğü’ne iletir ve ödemenin gerçekleşmesini takip eder.
• Aylık prim ve hizmet belgesinin yasal süre içinde SGK sistemine yüklenmesini sağlar; her ay bordroların personele kapalı ve gizli şekilde ulaştırılmasını ve imzalatılmasını veya elektronik onayını takip eder.
• Personele ait icra ve nafaka kesinti yazılarını takip eder, kesintilerin bordroya yansıtılmasını sağlar ve hukuki cevap gerektiren yazıları kurumun anlaşmalı hukuk bürosuna iletir; personel tarafından kuruma açılan davalarda istenen bilgi ve belgeleri İnsan Kaynakları Müdürü’nün onayıyla hukuk bürosuna sunar.
• Kurumda iş kazası meydana gelmesi hâlinde İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı ve İş Yeri Hekimi ile koordineli olarak SGK iş kazası bildirimini kazadan sonraki üç iş günü içinde yapar; olay araştırması ve belgelerinin eksiksiz tamamlanması için ilgili birimleri bilgilendirir.
• İŞKUR İşbaşı Eğitim Programı ve diğer istihdam teşvikleri kapsamında personel temin süreçlerini yürütür; katılımcıların devam, sigorta ve kadroya geçiş yükümlülüklerini takip eder ve aylık iş gücü çizelgesini İŞKUR sistemine aktarır.
• Temel Sağlık İstatistikleri Modülü ve diğer resmî bildirimlere ait personel verilerini aylık olarak hazırlar ve sisteme girer; Özel Hastaneler Yönetmeliği kapsamında personel kadro bildirimlerini İnsan Kaynakları Müdürü ile birlikte takip eder.
• Çalışan memnuniyeti anketinin yılda en az bir kez uygulanmasını Kalite Direktörlüğü ile koordine eder; anket sonuçlarının analizine, çalışan görüş ve önerilerinin değerlendirilmesine ve iyileştirme planlarının takibine destek verir.
• Personel yetkinlik ve performans değerlendirme formlarının birim yöneticileri tarafından zamanında doldurulmasını takip eder; sonuçları özlük dosyasına ve insan kaynakları sistemine işler, eğitim ihtiyaç analizine veri sağlar.
• İnsan kaynakları bölüm kalite göstergelerine ilişkin verileri hazırlar ve Gösterge Sorumlusu ile İnsan Kaynakları Müdürü’ne iletir; bölüm öz değerlendirmelerine, iç tetkiklere ve TÜSKA SAS denetimlerine katılır.
• Organizasyon şeması, kadro listeleri ve personel sayı tablolarının güncel tutulmasına ilişkin verileri hazırlar; değişiklikleri İnsan Kaynakları Müdürü’ne bildirir.
• KVKK kapsamında personel özlük verilerini yalnızca görevinin gerektirdiği ölçüde işler; özlük dolaplarını kilitli tutar, insan kaynakları yazılımı ve SGK şifrelerini paylaşmaz, masasından ayrılırken ekranı kilitler, özlük belgelerini kişisel cihazlarla kaydetmez ve çalışan bilgilerini yetkisiz kişilerle veya sosyal medyada paylaşmaz.
• Özlük işlemlerinde tespit ettiği uygunsuzlukları İnsan Kaynakları Müdürü’ne derhal bildirir; İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirim yapar, kök neden analizi ve Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet çalışmalarına katılır.
• Bölümünde güncel prosedür, talimat ve formları kullanır; iş ve sosyal güvenlik mevzuatındaki değişiklikleri takip eder, uygulamayı etkileyen değişiklikleri İnsan Kaynakları Müdürü’ne bildirir ve uyum eğitimi ile zorunlu eğitimlere katılır.
• Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında kendisine verilen görevi bilir; afet ve acil durumlarda personel iletişim listelerinin güncel ve ulaşılabilir olmasını sağlar.
• Teslim aldığı demirbaş, dosya ve belgelerin korunmasından sorumludur; İnsan Kaynakları Müdürü’nün oluşturduğu çalışma planına uyar ve amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: İş Kanunu, Özel Hastaneler Yönetmeliği, kurum insan kaynakları prosedürleri ve SAS standartları sınırları dahilinde; işe giriş evrakı eksik adayların özlük dosyasını açmama ve eksik belgeyi talep etme, SGK ve resmî kurum bildirimlerini yapma, izin hak edişlerini hesaplama, puantaj ve bordro verilerini hazırlama, resmî yazışmaları hazırlayarak onaya sunma yetkisine sahiptir. İşe alım, işten çıkarma, ücret belirleme, disiplin cezası verme, izin onaylama, sözleşme imzalama ve personel hakkında karar alma yetkisi yoktur; bu yetkiler İnsan Kaynakları Müdürü, Hastane Müdürü ve Genel Müdür’e aittir.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Birimlerden gelen puantaj, izin, nöbet ve fazla mesai belgelerinin mevzuata ve kurum prosedürüne uygunluğunu kontrol etme, eksik veya hatalı belgeyi iade ederek düzeltme talep etme yetkisine sahiptir. Personel üzerinde görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur; tespit edilen uygunsuzluklar İnsan Kaynakları Müdürü’ne raporlanır.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Çalışanların yasal haklarının zamanında ve eksiksiz karşılanmasını, çalışma barışını ve kurumun yasal yükümlülüklerini daima birinci önceliği sayar.
• Adalet ve Liyakat: İşe alım, özlük, izin ve değerlendirme süreçlerinde akrabalık, yakınlık veya kişisel ilişki gözetmeksizin yalnızca mevzuat, liyakat ve kurumsal kriterlere göre işlem yapar; kayırmacılığa ve mobbinge izin vermez.
• Dürüstlük ve Şeffaflık: Özlük, bordro ve SGK kayıtlarında gerçeğe aykırı işlem yapmaz; çalışanlara hakları ve yükümlülükleri hakkında doğru ve anlaşılır bilgi verir, hata ve eksiklikleri gizlemeden amirine bildirir.
• Çalışan Mahremiyetine Saygı: Çalışanların sağlık durumu, adli sicil, aile bilgileri, ücret, icra ve disiplin kayıtlarını yalnızca ilgili kişi ve yetkili makamlarla paylaşır; çalışanlara saygılı, empatik ve ölçülü davranır.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Adaylara ve çalışanlara karşı dil, din, ırk, etnik köken, cinsiyet, yaş, engel durumu, hamilelik, sendika üyeliği, siyasi görüş veya sosyal statü temelinde ayrımcılık yapmaz; fırsat eşitliğini gözetir.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Çalışanların ve adayların kişisel ve özel nitelikli verilerini, kurumun ücret politikasını ve kadro bilgilerini 6698 sayılı Kanun kapsamında ve görevinden ayrıldıktan sonra dahi mutlak bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; bordro, izin ve fazla mesai hesaplamalarına ilişkin çalışan itirazları, birimlerden geç veya eksik gelen puantaj ve nöbet listeleri, yasal bildirim sürelerinin yarattığı zaman baskısı, işten ayrılış ve disiplin süreçlerinde yaşanan duygusal gerginlikler ile çalışanların özlük taleplerindeki yoğunluğun çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, mevzuata ve kayıtlara dayalı, gizliliğe saygılı profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde insan kaynakları görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Puantaj, izin ve belge teslim takvimlerinin birimlerle yazılı olarak netleştirilmesi, insan kaynakları iş yükünün adil dağıtılması, ücret ve izin politikalarının şeffaf duyurulması, çalışan görüş ve önerilerinin düzenli alınması, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı veya iş yükü konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda SGK bildirimlerinin, bordro ödemelerinin, çalışma belgesi başvurularının ve iş kazası bildirimlerinin geciktirilmesi, çalışanların özlük taleplerinin bekletilmesi ya da görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. İnsan kaynakları hizmetleri mevcut plan ve yasal takvim doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle İnsan Kaynakları Müdürü tarafından İş Kanunu, SGK mevzuatı, kurum insan kaynakları prosedürleri, iş yükü dengesi ve kayıtlar gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu Hastane Müdürü’ne; hekim çalışma belgesi ve izinlerine ilişkin uyuşmazlıklarda Başhekimliğe iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.