ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.107- İNSAN KAYNAKLARI SORUMLUSU GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

İNSAN KAYNAKLARI SORUMLUSU GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: İnsan Kaynakları

GÖREV ADI: İnsan Kaynakları Müdürü

AMİR ve ÜST AMİRLER: Hastane Müdürü

YETKİ DEVRİ: Yıllık izin, mazeret izni, rapor, kurum dışı görev veya acil durumlarda görev başında bulunamadığı hallerde; yetki, görev ve sorumlulukları Hastane Müdürü’nün onayıyla görevlendirilen bu görevi yürütebilecek yetkinliğe sahip İnsan Kaynakları çalışanı  tarafından yürütülür

ARANAN NİTELİKLER:

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesindeki tüm sağlık, teknik ve idari kadroların; hastane stratejik hedefleri doğrultusunda işe alım, seçme-yerleştirme, yetkinlik matrisleri oluşturma, oryantasyon, performans değerlendirme, kariyer yönetimi, eğitim planlaması, bordro/tahakkuk, özlük işleri ve işten ayrılış süreçlerini yürütmek; çalışma barışını, çalışan memnuniyetini ve bağlılığını güçlendirmek; tüm insan kaynakları politikalarını TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları (SAS v3: İnsan Kaynakları Yönetimi – İKY), 4857 Sayılı İş Kanunu, 5510 Sayılı Kanun, 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal etik ilkeler doğrultusunda adil, şeffaf, sürdürülebilir ve kesintisiz biçimde yönetmek ve denetlemektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Kurumun İnsan Kaynakları faaliyetler ve yönetmeliklerinin uygulamasını sağlamakla yükümlüdür,
• Hastane hedefleri doğrultusunda birim yöneticileri ile norm kadro çalışmasından,
• Kurumun görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yerine getirebilmesini sağlayacak kaynaklarının planlanması, işçi seçilmesi, işe yerleştirme süreçlerinden,
• Özlük işlerinin eksiksiz yürütülmesinden,
• Ücret yönetimi, eğitim planlaması, performans ve kariyer yönetimi gibi çalışmaların objektif kriterlere uygun olarak gerçekleştirilmesinden,
• Her yeni gelen iş başvurularının kayıt altına alınarak havuz oluşturulması ve ihtiyaç halinde başvuruların değerlendirilmesi,
• Kuruma ait doğabilecek eleman ihtiyaçları için anlaşmalı firma üzerinden ilanların yayımlanması ve gerek görülmesi halinde seri ilan, internet ilanı vererek ihtiyaçların hızlıca çözüme ulaşmasını sağlamak,
• Personel işe giriş ve işten çıkış işlemlerinin doğru ve zamanında yapılmasını sağlamak,
• Resmi yazışmaların zamanında ve doğru olarak yapılmasını takip etmekle yükümlüdür,
• Personel ve hekim özlük dosyalarının İnsan Kaynakları Yönetmeliği çerçevesinde tam olmasını ve güvenilir bir ortamda muhafaza edilmesini sağlamak,
• İş Kanunu ve Yönetmelikler gereği oluşturulması gereken belgeleri düzenlemek ve personele tebliğ edilmesini sağlamak,
• Hekimlerin çalışma belgesi onaylarının alınması için Entegre Kurumsal İşlem Platformu (EKİP) üzerinden başvuru işlemlerinin gerçekleştirilmesi,
• Hekimlerin e-imza süreçlerinin takibi,
• Sağlık personelinin çalışma belgelerinin oluşturularak İl Sağlık Müdürlüğü’ne iletilmesi,
• Hekimlere ait çalışma belgesinin onay sonrasında SGK’lı hasta bakabilmesi için Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı’na dosya iletilmesi ve takibi,
• Hekimlerin işten ayrılmaları halinde; çalışma belgelerinin İl Sağlık Müdürlüğü, Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı ve Tabip Odası’na bildirimlerin yapılmasından ve takibi,
• Sağlık personellerin işten ayrılmaları halinde çalışma belgelerinin İl Sağlık Müdürlüğü’ne iade edilmesinin takibi,
• Her yeni göreve başlayan personellerin Sağlık Personeli Takip Sistemi’ne bildirimin yapılması,
• Her yeni göreve başlayan personellerin Emniyet Çalışan Bildirim Formu doldurularak bağlı bulundukları merkezi karakola bildirimin yapılmasından ve Emniyet Sistemine girişlerinin eksiksiz yapılması ve takibi,
• Personel maaşlarının hazırlanması ve sisteme entegre edilmesi,
• İstirahat alan yada doğum yapan personelin sistemsel rapor takibinin yapılması ve onaylanması,
• Her birim yöneticisinin oluşturduğu puantaj kayıtlarının ve oluşan fazla mesailerin hesaplanarak Hastane Müdürü’ne onaya sunması,
• Maaş süreçlerinin bitmesi ve tüm onayların alınması halinde banka ödemeleri için Muhasebe sorumlusuna bildiriminden ve takibinde,
• Yıllık ücret yönetimi ve zam planlamalarının yapılarak Hastane Müdürü’ne onaya sunulması,
• Tüm çalışanlara yıllık alınması gereken belge dokümanların personele bildiriminden ve işe yeni başlayan çalışanların sözleşmeleri, ücret anlaşmaları ve kuruma ait diğer yönetmeliklerin imzalatılma süreçleri ve takibi,
• Tüm çalışanlara görev yetki ve sorumluluklarının imzalatılmasından, gerekli olması halinde revize edilmesini sağlamak,
• Personel Devam Kontrol Sisteminin işletilmesi ve personelin mesai saatlerine uyup uymadığının kontrollerinin yapılması için alan yöneticilerine bildirimi,
• Yıllık izne ayrılacak personelin izin sürelerini hesaplamak, formu oluşturmak ve ilgili birim yöneticilerine imzaya sunmak üzere hazırlığının yapılmasından ve takibi,
• Fazla mesai izni kullanan çalışanların formlarının iletilmesinden ve nöbet listelerinden düşülüp düşülmediğinin kontrol edilmesi,
• Başhekimlik tarafından onaylanan hekim izinleri ilgili birimlere organizasyon yapılması ve randevu ekranlarının kapatılması için bildirimi ve aylık izinli olan tüm hekimlerin Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı Medula ekranından ilgili izin tarihlerinden sistemsel kapanışın yapılmasının sağlanması,
• Her birim yöneticisinin aldığı savunmalar değerlendirilerek Disiplin Kurulu Başkanı’na görüşü alınması için sunulur ve Disiplin Kurulu’nun toplantılarını organize eder. Disiplin Kurulu kararlarının asiste ederek çıkan kararların dökümleri hazırlanarak ilgili personele çıkan kararların tebliği,
• Organizasyon şemasının oluşturulması ve güncellenmesi,
• Personele ait gelen icra dosyalarının takibini yapmak, hukuki cevaplar için kurumun anlaşmalı Hukuk Bürosu’na bildirimi,
• Personel tarafından kuruma açılan davaların takibinin yapılarak ilgili davaya ait tüm bilgi ve belgelerin mahkemeye sunulmak üzere anlaşmalı Hukuk Bürosu’na bildirimi,
• İş akdi fesih edilecek personelin tüm hesaplamalarının ve ileride kurum için doğabilecek olumsuz durumların araştırılarak Hastane Müdürü’ne onaya sunulması ve tüm süreçlerin işletilmesi,
• Kurumda olası bir iş kazası olması halinde Sosyal Güvenlik Kurumu İş Kazası Bildirim Ekranından 3 iş günü içerisinde bildirimi gerçekleştirir ve süreçte aksaklık olmaması adına olayla ilgili araştırma ve bildirimlerin eksiksiz tamamlanması için ilgili birimlere bildirimin yapılması,
• Her ayın 23’üne kadar personelin sigortalarını e-bildirge ekranından sisteme yüklenmesinin sağlanması,
• Bildirge onayı sonrası çıkan teşvik rakamlarında artma yada azalma gibi bir durum söz konusu olması halinde Hastane Müdürü’ne rapor hazırlar ve nedeninin öğrenilmesi için ilgili danışmanlık firması ile görüşmelerin yapılması,
• Her ayın bordrolarının tüm personele imzalatılmasının takibi,
• Personel tarafından iletilen olumsuz durumları araştırarak sorunu çözmek, çözümlenemeyecek durumlarda Hastane Müdürü’ne bilgi iletmek,
• İş-kur üzerinden İşbaşı Eğitim Projesi kapsamında personel temin ederek personelin yetiştirilmesi ve tüm süreçlerinin (kadroya alınması, istihdam yükümlüğü ve kurum karlılığı) takibi,
• İş-kur sistemi üzerinden aylık iş gücü planının sisteme aktarılması,
• Temel Sağlık İstatistik Modülü (TSİM) aylık veri bildiriminin yapılması,
• Mevcut iş süreçlerinde aksayan noktaları tespit etmek, birim yöneticisi ile paylaşmak, çözümler üretmek, uygulamaya koymak ve sonuçları takip etmek,
• Personeli motive edici organizasyonlar araştırarak yönetime sunmak ve onay gelmesi halinde çeşitli faaliyet/organizasyon yapmak,
• Aylık indikatör verilerinin sistemsel girişlerinin yapılması ve birimlere indikatör verilerinin hazırlayabilmesi için gerekli listelerin iletilmesi.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında çalışanların özel nitelikli kişisel verisi sayılan sağlık verilerinin (işe giriş sağlık raporları, periyodik muayene formları, engellilik raporları, hamilelik/istihkak belgeleri, kan grubu) ve kişisel verilerinin (adli sicil, maaş bilgisi, hesap numarası, aile nüfus bilgileri, performans İşe yeni başlayan tüm çalışanların (hekim, hemşire, teknisyen, idari/teknik personel) kuruma adım attığı ilk gün Genel Kurumsal Uyum (Oryantasyon) Eğitim Programını almasını koordine eder; rozet, kimlik kartı ve kurum tanıtım süreçlerini yürütür.
• Bölüm uyum eğitimi, bölüm kalite ve gösterge sorumlusu, bölüm mülakat sorumlusu olarak görev almaktadır.
• İlgili kurul, komite ve ekiplerde yer almaktadır.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: 4857 Sayılı İş Kanunu, SAS standartları, şirket iç yönetmeliği ve onaylı bütçe sınırları dahilinde işe alım ön eleme ve mülakat organizasyonlarını belirleme, çalışan özlük haklarını yasal takvime göre işletme, disiplin süreçlerinde savunma talep etme, yıllık eğitim planlarını onaylatma ve personele çalışma izin belgesi düzenleme yetkisine Üst yönetim ve Mesul Müdürlük onayı olmaksızın işe alma, işten çıkarma, unvan/ücret değiştirme veya onaylanmamış kadro açma yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Kendisine bağlı İK uzmanlarına, bordro ve resepsiyon personeline iş dağılımı yapma, görev verme; tüm hastane departmanlarının mesai takip çizelgelerini (PDKS), kılık-kıyafet kurallarını, izin onaylarını, özlük evrakı teslimlerini ve SAS eğitim devamlılıklarını denetleme yetkisine sahiptir.

ETİK İLKELER;

• İlgili kurul, komite ve ekiplerde yer almaktadır.
• Öncelik: İnsan onurunu, adaleti, çalışan hakkını ve kurumsal itibarı daima birinci önceliği sayar.
• Mutlak Ketumiyet ve Gizlilik: Görevi gereği vakıf olduğu çalışan maaşlarını, icra kesintilerini, ailevi/sağlık sorunlarını, disiplin soruşturmalarını ve performans puanlarını en yakın mesai arkadaşı dahil hiç kimseyle paylaşmaz; sır saklama ilkesine koşulsuz uyar.
• Adalet ve Liyakat: İşe alım, terfi, ödüllendirme ve unvan dağılımında akrabalık, hemşehricilik, kişisel yakınlık veya ayrımcılık gözetmeksizin yalnızca ehliyet, liyakat ve kurumsal gereklilikler doğrultusunda objektif hareket eder.
• Çalışan Haklarına ve Onuruna Saygı: Personele yönelik mobbing, psikolojik taciz, ayrımcılık ve haksız uygulamalara karşı tavizsiz durur; çalışanın hak arama ve savunma hakkını kutsal kabul eder.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Çalışanların veya adayların ırkı, dili, dini, inancı, politik görüşü, cinsiyeti, sosyal konumu, medeni hali veya sağlık durumu temelinde hiçbir ayrımcılık yapmaz; fırsat eşitliğini savunur.
• KVKK ve Veri Güvenliği Yükümlülüğü: Çalışanların ve adayların özlük verilerini, sağlık raporlarını, kimlik ve finansal bilgilerini 6698 sayılı Kanun kapsamında ve çalışanın işten ayrılmasından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; departman yöneticilerinin acil personel taleplerinden kaynaklanan işe alım baskısı, vardiya ve fazla mesai ücret itirazları, performans değerlendirme anlaşmazlıkları, disiplin soruşturmalarının getirdiği duygusal gerilim ile hastanedeki yoğun klinik temponun çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, hukuki temellere dayalı, kurumsal nezaketi elden bırakmayan profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde insan kaynakları süreçlerinde ve çalışanlar arasındaki görev dağılımı çatışmalarında sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Departmanlar arası iş tanımlarının netleştirilmesi, yetki çatışmalarının önlenmesi, hiyerarşik mesafe yönetimi, adil performans kriterleri, çalışan destek programları ve kurum içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz İdari Hizmet ve Kurumsal Düzen Önceliği: Görev dağılımı, birim içi iş emirleri veya yetki alanları konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda personel işlemlerinin durdurulması, bordro ve yasal bildirimlerin aksatılması, birimin veya görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Planlanan insan kaynakları operasyonları mevcut mevzuat ve iş akışı doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde ve Hukuki Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle İnsan Kaynakları Sorumlusu tarafından 4857 Sayılı İş Kanunu, yazılı görev tanımları, yetkinlik matrisi ve şirket iç yönetmeliği hükümleri gözetilerek objektif kriterlerle değerlendirilir; taraflar dinlenerek arabuluculuk sağlanır.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde veya departmanlar arasında çözülemeyen uyuşmazlıklarda konu gerekçeli raporla Hastane Müdürü ve Genel Müdüre İdari ve kurumsal üst yöneticilerin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.