ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.106- SATIN ALMA SORUMLUSU GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

SATIN ALMA SORUMLUSU GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Satın Alma / Mali İşler

GÖREV ADI: Satın Alma Sorumlusu

AMİR ve ÜST AMİRLER: Satın Alma Müdürü’ne dikey; Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı üst amiridir. Hastane Müdürü, Başhekimlik, Biyomedikal Birimi ile çalışır.

ASTLAR: Satın alma biriminde görevlendirilen destek personeli. Depo Sorumlusu ile çalışır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Satın Alma Müdürü tarafından onaylanan, satın alma prosedürü ve tedarikçi süreçlerine hâkim bir Satın Alma veya Depo personeli tarafından ya da doğrudan Satın Alma Müdürü tarafından yürütülür. Bekleyen talepler, açık siparişler ve sözleşme yenileme tarihleri devir sırasında yazılı olarak teslim edilir.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde tıbbi cihaz, tıbbi sarf malzemesi, demirbaş, genel sarf, kırtasiye, matbu evrak, personel kıyafeti ve hizmet alımlarına ilişkin tüm satın alma süreçlerinin; birimlerden gelen onaylı talepler doğrultusunda, kurum satın alma prosedürüne uygun biçimde teklif toplama, karşılaştırma, onaylı tedarikçi listesinden seçim, sipariş, teslimat ve fatura kontrolü adımlarıyla şeffaf, rekabetçi, maliyet-etkin ve kesintisiz yürütülmesini; tedarikçi ve dış kaynak hizmet sözleşmelerinin izlenmesini sağlamak; tüm süreçleri TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları Tıbbi Cihaz Yönetmeliği, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu,KVKK ve kurumsal kalite ile etik politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Birimlerden satın alma talep formu ile gelen malzeme, cihaz ve hizmet taleplerini kayıt altına alır; talebin birim sorumlusu onayını, gerekçesini, teknik şartnamesini ve bütçe kapsamını kontrol ederek Satın Alma Müdürü’nün onayına sunar.
• Depo Sorumlusu’nun bildirdiği minimum-maksimum stok seviyeleri, kritik stok uyarıları ve tüketim hızı verilerine göre satın alma planlamasını yapar; stoksuz kalmayı ve aşırı stoklamayı önleyecek sipariş miktarlarını ve sıklığını belirler.
• Alınacak malzeme ve hizmetler için piyasa araştırması yapar; satın alma prosedüründe belirlenen tutar eşiklerine göre en az üç tedarikçiden yazılı teklif toplar, teklifleri fiyat, kalite, teslim süresi, garanti, servis ve ödeme koşulları yönünden karşılaştırmalı tabloya aktarır ve değerlendirme sonucunu onaya sunar.
• Onaylı tedarikçi listesini oluşturur ve güncel tutar; yeni tedarikçilerin yasal belgelerini toplayarak tedarikçi dosyası açar ve tedarikçi kabul kriterlerini uygular.
• Tedarikçileri yılda en az bir kez teslimat zamanlaması, ürün uygunluğu, red ve iade oranı, satış sonrası hizmet ve belge uyumu kriterleriyle değerlendirir; değerlendirme sonuçlarını puanlayarak Satın Alma Müdürü’ne raporlar, yetersiz tedarikçilerin listeden çıkarılmasını önerir.
• Onaylanan siparişleri tedarikçilere yazılı olarak iletir; sipariş teyidini, teslim tarihini ve kısmi teslimatları takip eder, geciken siparişlerde tedarikçiyi uyarır ve alternatif tedarik seçeneklerini devreye alır.
• Satın alınan malzemenin Depo Sorumlusu tarafından sipariş, irsaliye ve fatura ile karşılaştırılarak teslim alınmasını takip eder; uygunsuz, hasarlı, miadı yakın veya ÜTS kaydı olmayan ürünlerin red ve iade işlemlerini tedarikçi nezdinde sonuçlandırır.
• Tıbbi cihaz ve tıbbi sarf malzeme alımlarında ürünlerin Ürün Takip Sistemi’nde (kayıtlı ve tedarikçinin ÜTS bayi kaydının bulunduğunu kontrol eder; ürün belgelerini tedarikçiden temin ederek Biyomedikal Birimi ve Depo’ya iletir.
• Tıbbi cihaz alımlarında kullanıcı birim sorumlusunun ve Biyomedikal Birimi’nin teknik şartname onayını alır; cihaz kabulünde kurulum, kalibrasyon, kullanıcı eğitimi, garanti ve yedek parça koşullarının sözleşmeye yazılmasını ve Biyomedikal tarafından cihaz envanterine kaydedilmesini sağlar.
• İlaç dışı kimyasal, dezenfektan ve tehlikeli madde alımlarında Malzeme Güvenlik Bilgi Formu’nun tedarikçiden temin edilmesini ve kullanıcı birim ile İş Sağlığı ve Güvenliği Birimi’ne iletilmesini sağlar.
• Ameliyat ve girişimsel işlemlerde kullanılan konsinye tıbbi malzemelerin konsinye sözleşmelerini düzenler; kullanım sonrası firma faturası ile hasta bazlı malzeme düşümünün eşleşmesini Depo Sorumlusu ve Medikal Muhasebe ile kontrol eder.
• Yemek, çamaşır, temizlik, güvenlik, atık, teknik bakım, laboratuvar ve görüntüleme gibi dış kaynak hizmet alımlarının sözleşmelerini hazırlar; sözleşmelerde hizmet kapsamı, kalite kriterleri, SAS gereklilikleri, personel nitelikleri, denetim hakkı, KVKK ve cezai şart hükümlerinin yer almasını sağlar.
• Dış kaynak hizmet sağlayıcılarının sözleşme gerekliliklerine uyumunu ilgili birim sorumlularıyla birlikte belirlenen sıklıkta değerlendirir; hizmet performans puanlarını, uygunsuzlukları ve düzeltme taleplerini kayıt altına alarak Satın Alma Müdürü’ne raporlar.
• Tedarikçi, bakım-onarım, kiralama ve hizmet sözleşmelerinin sürelerini, yenileme ve fesih tarihlerini sözleşme takip listesinde izler; süresi dolacak sözleşmeleri en az iki ay önceden Satın Alma Müdürü’ne bildirir.
• Matbu evrak, form ve basılı malzemelerin kritik seviyeye düşenlerini Dokümantasyon Sorumlusu ile güncel doküman revizyonunu kontrol ederek sipariş eder; yürürlükten kalkmış formların yeniden basılmasını önler.
• Yeni başlayan personel ve kıyafeti yıpranan çalışanlar için İnsan Kaynakları Müdürlüğü’nden gelen onaylı talepler doğrultusunda personel kıyafeti ve kişisel koruyucu donanım siparişlerini verir; KKD alımlarında İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı’nın belirlediği standartlara uyar.
• Satın alınan tüketim ve demirbaş malzemelerin ERP sisteminde sipariş, giriş ve fatura kayıtlarının yapılmasını sağlar; demirbaş alımlarının zimmet ve envanter kaydı için Depo ve Muhasebe’ye bildirilmesini takip eder.
• Tedarikçi faturalarını sipariş, irsaliye ve teslim alma kaydıyla karşılaştırarak kontrol eder; uygun faturaları onaylayarak Muhasebe ve Finans Müdürlüğü’ne iletir, uyumsuz faturaların yasal süre içinde reddedilmesini sağlar.
• Aylık satın alma raporlarını hazırlar; bütçe gerçekleşmelerini Finans Müdürlüğü ile karşılaştırır ve Satın Alma Müdürü’ne sunar.
• Stok-maliyet analizleri yapar; yavaş hareket eden, miadı yaklaşan ve fiyatı artan ürünlerde eşdeğer ürün, toplu alım veya tedarikçi değişikliği gibi maliyet iyileştirme önerileri geliştirir.
• Satın alma dosyalarını işlem bazında arşivler; belgeleri Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nda öngörülen süreler boyunca saklar ve denetime hazır tutar.
• Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında afet ve salgın durumlarında kritik malzeme ve hizmetlerin acil tedarikini sağlayacak tedarikçi iletişim listesini ve acil satın alma prosedürünü güncel tutar; acil alımları prosedürde belirlenen hızlandırılmış onay akışıyla gerçekleştirir.
• Tedarikçilerin geri çağırma, ürün güvenlik uyarısı veya ÜTS kaynaklı bildirimlerini aldığında Depo Sorumlusu, Biyomedikal Birimi ve ilgili kullanıcı birimleri derhal bilgilendirir; etkilenen ürünlerin kullanımdan çekilmesini ve iade sürecini yürütür.
• Tedarikçilerle olan tüm görüşmeleri kurumsal kanallar üzerinden ve kayıt altında yürütür; tedarikçilerden hediye, ağırlama, komisyon veya kişisel menfaat kabul etmez, çıkar çatışması oluşturabilecek durumları Satın Alma Müdürü’ne yazılı olarak bildirir.
• KVKK kapsamında tedarikçi sözleşmelerinde ve hizmet alımlarında kişisel verilere erişecek firmalar için gizlilik ve veri işleme hükümlerinin yer almasını sağlar; tedarikçi yetkililerinin kişisel verilerini ve kurumun fiyat-sözleşme bilgilerini üçüncü taraflarla paylaşmaz, ERP şifrelerini paylaşmaz ve ekranını kilitler.
• Satın alma süreçlerinde tespit edilen uygunsuzlukları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; kök neden analizi ve Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet  çalışmalarına katılır.
• Satın alma bölüm kalite göstergeleri için veri toplar, analiz eder ve Gösterge Sorumlusu ile Satın Alma Müdürü’ne raporlar.
• Bölümünde güncel prosedür, talimat ve formları kullanır; satın alma prosedürü ve tedarikçi değerlendirme kriterlerinin revizyon ihtiyacını Dokümantasyon Sorumlusu’na bildirir, bölüm öz değerlendirmelerine, iç tetkiklere ve TÜSKA SAS denetimlerine katılır.
• Uyum eğitimine ve zorunlu eğitimlere katılır; satın alma, ÜTS ve tıbbi cihaz mevzuatındaki değişiklikleri takip ederek uygulamaya aktarır.
• Teslim aldığı demirbaş ve belgelerin korunmasından sorumludur; Satın Alma Müdürü’nün oluşturduğu çalışma planına uyar ve amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Kurum satın alma prosedürü, onaylı bütçe, harcama yetki limitleri, imza sirküleri, Tıbbi Cihaz Yönetmeliği ve SAS standartları sınırları dahilinde; teklif toplama ve tedarikçi seçimi önerisi yapma, onaylı tedarikçi listesine alınma veya çıkarılma önerisinde bulunma, belgesi eksik veya ÜTS kaydı olmayan ürünlerin alımını durdurma, uygunsuz teslimatları reddetme ve onaylanmış siparişleri tedarikçiye iletme yetkisine sahiptir. Yetki limitini aşan alımları onaylama, sözleşme imzalama, tedarikçi ile fiyat ve vade koşullarını tek başına kesinleştirme, tıbbi cihaz ve malzemelerin klinik uygunluğuna karar verme ve personel üzerinde disiplin yaptırımı uygulama yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Satın alma biriminde görevli destek personeline iş dağılımı yapma ve çalışmalarını denetleme; Depo Sorumlusu ile birlikte teslim alma, stok ve konsinye kayıtlarını kontrol etme; dış kaynak hizmet sağlayıcılarının sözleşme gerekliliklerine uyumunu ilgili birim sorumlularıyla birlikte değerlendirme yetkisine sahiptir. Diğer birim personeli ve taşeron çalışanları üzerinde doğrudan idari yaptırım yetkisi yoktur; uygunsuzluklar Satın Alma Müdürü’ne ve ilgili birim sorumlusuna raporlanır.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Hasta bakımının kesintisiz sürdürülebilmesi için gerekli malzeme, cihaz ve hizmetlerin güvenli, uygun nitelikte ve zamanında temin edilmesini daima birinci önceliği sayar; maliyet kaygısını hasta ve çalışan güvenliğinin önüne geçirmez.
• Şeffaflık ve Dürüst Rekabet: Teklif toplama, karşılaştırma ve tedarikçi seçimi süreçlerini şeffaf, belgeye dayalı ve eşit rekabet koşullarında yürütür; teklif bilgilerini diğer tedarikçilerle paylaşmaz ve tedarikçi seçiminde yalnızca objektif kriterleri esas alır.
• Çıkar Çatışmasından Kaçınma ve Hediye Yasağı: Tedarikçilerden ve hizmet sağlayıcılardan hediye, ağırlama, komisyon, seyahat veya herhangi bir kişisel menfaat kabul etmez; kendisinin veya yakınlarının ilişkili olduğu firmalarla yapılan alımlarda durumu yazılı olarak bildirir ve süreçten çekilir.
• Kaynakların Verimli Kullanımı: Hastane kaynaklarını israf etmeden, ihtiyaç ve bütçe disiplini doğrultusunda kullanır; gereksiz, aşırı veya niteliksiz alımlara yol açacak uygulamalardan kaçınır.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Tedarikçilere, çalışanlara ve hizmet alan tüm kişilere karşı dil, din, ırk, cinsiyet, yaş, engel durumu, sosyal statü veya firma büyüklüğü gözetmeksizin eşit, adil ve tarafsız davranır.
• KVKK ve Ticari Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastanenin fiyat, sözleşme, bütçe ve tedarikçi bilgilerini, tedarikçi temsilcilerinin kişisel verilerini ve görevi sırasında eriştiği hasta bilgilerini ki görevinden ayrıldıktan sonra dahi mutlak bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; klinik birimlerin acil malzeme taleplerinin satın alma prosedürü süreleriyle çelişmesi, bütçe kısıtları nedeniyle talep edilen marka veya modelin karşılanamaması, hekimlerin belirli ürün tercihleri ile onaylı tedarikçi listesi arasındaki gerilimler, tedarikçi gecikmelerinin kullanıcı birimlerle ilişkiye yansıması ve dış kaynak firmalarının performans değerlendirmelerinde yaşanan görüş ayrılıklarının çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, belgeye, bütçe gerçeklerine ve mevzuata dayalı profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde satın alma süreçlerindeki görev dağılımı ve yetki çatışmaları sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Satın alma prosedüründe talep, onay ve teslim sürelerinin net tanımlanması, acil alım akışının yazılı olarak belirlenmesi, tıbbi cihaz ve malzeme seçiminde kullanıcı birim ve Biyomedikal onayının kurallaştırılması, tedarikçi değerlendirme kriterlerinin şeffaf paylaşılması, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı, tedarikçi seçimi veya onay süreci konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda hasta bakımı için kritik malzeme ve hizmetlerin tedarikinin geciktirilmesi, açık siparişlerin takipsiz bırakılması ya da görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Satın alma hizmetleri mevcut plan ve prosedür doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Satın Alma Müdürü tarafından satın alma prosedürü, onaylı bütçe, teknik şartname, tedarikçi değerlendirme sonuçları ve yasal mevzuat gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu gerekçeli raporla Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı’na; klinik birimlerle yaşanan tıbbi cihaz ve malzeme uygunluğu uyuşmazlıklarında Hastane Müdürü ve Başhekimliğe iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.