ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.103- DOKTOR SEKRETERİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

DOKTOR SEKRETERİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Hasta Hizmetleri

GÖREV ADI: Doktor Sekreteri

AMİR ve ÜST AMİRLER: İdari Koordinatör Müdür

YETKİ DEVRİ: Yıllık izin, mazeret izni, rapor, kurum dışı görev veya acil durumlarda görev başında bulunamadığı hallerde; yetki, görev ve sorumlulukları İdari Koordinatör Müdürü’nün onayıyla görevlendirilen bu görevi yürütebilecek yetkinliğe sahip diğer  Doktor sekreteri tarafından yürütülür

ARANAN NİTELİKLER:

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital polikliniklerine, kliniklerine veya hekim muayene odalarına başvuran tüm hastaların; randevu, kayıt, kabul, tetkik yönlendirme; hekimin poliklinik, ameliyat ve konsültasyon süreçlerinin idari akışını koordine etmek; tıbbi dokümantasyon, hasta iletişimi ve bilgi sistemleri (SBYS) operasyonlarını TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları (SAS v3: Hasta Odaklı Hizmetler ve Bilgi Yönetimi), 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal hizmet politikalarına tam uyum içinde güvenli, güler yüzlü ve kesintisiz biçimde gerçekleştirmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum Kılık Kıyafet Yönetmeliği’ ne
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Kalite Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR

Hasta Kabul, Poliklinik Akışı ve Tıbbi Dokümantasyon Yönetimi (SAS: HOH / BKM / BYS)

• Kurumumuza gelen misafirlerimizi güler yüz ile karşılar ve yardımcı olur.
• Sorumluluğunda olan poliklinik odalarının temizliğini ve düzenini ilgili prosedür doğrultusunda kontrol eder, yapılan temizliğin yeterli olmaması durumunda temizlik ekibini bilgilendirir ve temizliğin yapılmasını sağlar.
• Poliklinik odasında olması gereken malzemeleri kontrol eder, eksikliklerin olması halinde depodan temin edilmesini sağlayarak eksiklikleri tamamlar.
• SGK mevzuat süreçlerinin gerektirdiği tüm adımları eksiksiz gerçekleştirir.
• Kimlik doğrulama adımlarını uygular.
• Sterilizasyon ünitesine göndermek üzere hazırlamış olduğu kullanılmış aletlerin gönderilmesini sağlar. Steril edilmiş malzemeleri teslim alır ve yerlerine yerleştirir.
• Birlikte çalıştığı hekimlerin mesailerine başlayıp başlamadıklarını kontrol eder, Randevusu olduğu halde gelmeyen hekimleri yöneticisini bilgilendirir.
• Hizmeti tamamlanan hastaların faturalarını eksiksiz ve zamanında alması için hasta-hekim ve hasta kayıt yetkilileri arasında iletişim kurar.
• Hastanın ilaç raporu, istirahat raporu gibi evraklarını hazırlar.
• Hasta Hizmetlerine yönelik yenilik ve gelişmeleri takip eder, Hizmet kalitesinin gelişimi için önerilerde bulunur.
• SGK veya Anlaşmalı kurumlar için gerekli olan resmi evraklar için ilgili hekimden imzalarını alarak hasta kayıt yetkilisine evrakları zamanında teslim eder.
• Sorumluluk alanında yer alan ekipman ve kırtasiye malzemelerinin güvenliğini sağlar.
• Sorumluluğundaki çalışmalarla ilgili raporların hazırlanmasını ve düzgün şekilde dosyalanmasını sağlar.
• Hekim randevularının 1 saat ve üzeri kapatılması gerektiğinde Çağrı Merkezi ve Başhekimliği bilgilendirerek randevuların zamanında kapatılmasını sağlar.
• Hekimin, plan dışı hastaneden ayrılması neticesinde randevularında gözüken hastaları arayarak uygun tarihler için tekrar planlama yapar.
• Muayene veya işlem için gelen hastaların randevuları yoksa uygun hekim için randevu planlaması yapar ve sistemde randevusunu verir veya verilmesini sağlar.
• Muayene sonrası tetkik randevusu verilecek olan hastaya yapılacak tetkikler ile ilgili varsa ön hazırlıkların anlatılmasını sağlar ve hastanın tetkik randevusunu verir.
• Muayenesi veya işlemi yapılmış hastaların özel sağlık sigortası var ise, sigortası ile ilgili evrak ve dokümanların hazırlanması konusunda yardımcı olur.
• Muayene ve işlem sonrasında hastanın ameliyat veya takip amaçlı yatışı söz konusu olduğunda, hastayı gerekli dokümanlar(tetkikler ve ameliyat istek formu) ile birlikte anestezi polikliniğine ya da Hasta Yatış – Çıkış birimine yönlendirir, gerekirse eşlik eder.
• Her süreçte hasta ve hasta yakınlarının tüm sorularını cevaplandırır ve gerekli olan tüm yönlendirmeleri doğru bir şekilde yapar.
• Ameliyat öncesi onam formlarının imzalatılması ilgili birimime teslim edilmesi
• Varsa hasta ve hasta yakınları için hazırlanmış, memnuniyet ölçme anketlerinin doldurulmasını sağlar.
• Poliklinik odasında yer alan, hasta muayene masasındaki örtülerin değiştirilmesini sağlar.
• İşe yeni başlayan çalışanlara rehberlik yapar ve işi öğretir.
• Sektörde mesleği ile ilgili olan gelişmeleri ve yenilikleri takip eder. Teknik ve kişisel gelişim eğitimlerine katılır.
• Çalışma yerinde ki tüm alet ve ekipmanları kurum yararını gözeterek düzgün bir şekilde kullanır,
• Kullanılmayacağı durumlarda elektrik bağlantısı olan ekipmanları kapatır.
• Hasta Hizmetleri Personeli; Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na bağlı olarak yapılan benzer işlerinden müteşekkildir.
• Bahsi geçen işler nitelik olarak birbirine benzer görev ve sorumluluklar taşımakta olup işçi bakımından ayrı yetkinlik, akademik eğitim yahut bilişsel düzey gerektirmemektedir.
• Poliklinikte gelişebilecek Mavi Kod (2222), Beyaz Kod (3333) veya acil durumlarda çağrı butonunu/telefonunu kullanarak acil durum yönetimini başlatır ve emniyeti sağlar.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında hastaların özel nitelikli kişisel sağlık verisi niteliğindeki muayene notları, tanıları, tahlil/radyoloji sonuçları, genetik verileri, gebelik/adli vaka kayıtları ve kimlik bilgilerinin gizliliğini en üst düzeyde korur.
• Bilgisayar monitörünü hasta ve hasta yakınlarının göremeyeceği şekilde konumlandırır; ekranda açık olan önceki hastanın tıbbi ve kimlik bilgilerini sıradaki hastaya kesinlikle göstermez.
• Muayene odasında hekim ile hasta görüşmesi esnasında görsel ve işitsel mahremiyeti korur; kapıyı kapalı tutar; içeride hasta varken izin almadan odaya üçüncü şahısların girmesine engel olur; paravan arkasında muayene yapılırken odaya girişleri durdurur.
• Hastaya ait epikriz, rapor, tahlil sonucu veya reçeteleri kişisel akıllı telefonlarla fotoğraflamaz, video kaydına almaz, sosyal medyada veya mesajlaşma uygulamalarında (WhatsApp vb.) kesinlikle paylaşmaz.
• Poliklinikte kullanılan Aydınlatılmış Onam Formlarının (genel onam, girişimsel işlem onamları vb.) hasta/yasal vasi tarafından eksiksiz imzalandığını, tarih ve saat yazıldığını kontrol eder; formları hasta dosyasına ekler.
• Mesai başlangıcında hekimden en az 15 dakika önce görev yerinde hazır bulunur; günlük randevu listesini kontrol ederek güne başlar.
• Yıllık izin ve mazeret izin taleplerini poliklinik hasta hizmetlerini aksatmayacak şekilde önceden planlar, hekimin ve Hasta Hizmetleri Müdürü’nün onayına sunar.
• Hasta ve hasta yakınlarından gelen şikayet, öneri ve talepleri empatiyle dinler; çözebileceği idari konuları yerinde çözer, çözemediği durumları Hasta Hakları Birimi’ne veya amirine yönlendirir.
• Sekretarya süreçlerinde yaşanan kimlik karışıklığı, yanlış hekime/branşa kayıt açma, kayıp evrak gibi ramak kala olayları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; kök neden analizlerine ve DİF süreçlerine katılır.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Görev tanımı, SBYS yetkilendirme profili ve hekim talimatları sınırları dahilinde poliklinik randevu sıralamasının düzenlenmesi, acil/öncelikli hastaların (engelli, yaşlı, gazi, gebe, bebek) muayene önceliğinin planlanması, eksik evraklı dosyaların işleme alınmaması ve sekreterya sarf malzeme taleplerinde karar verme yetkisine Tıbbi tanı koyma, reçete yazma, tedavi önerme veya hekim kaşesini hekimin bilgisi/onayı dışında kullanma yetkisi kesinlikle yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Muayene odasının ve sekretarya bekleme alanının temizlik personeli tarafından hijyen kurallarına uygun temizlenip temizlenmediğini denetleme; stajyer tıbbi sekreterlere görev verme yetkisine sahiptir.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Hastaneye başvuran her hastanın endişeli, acı çeken veya kaygılı bir birey olduğu bilinciyle; hasta onurunu, saygınlığını ve memnuniyetini daima birinci önceliği sayar.
• Sır Saklama ve Tıbbi Gizlilik: Muayene odasında, deskerde veya bilgisayar başında tanık olduğu hastanın hastalığını, tanısını, ailevi veya adli durumunu kimseyle paylaşmaz; tıbbi sırrı kutsal bir emanet kabul eder.
• Dürüstlük ve Güvenilirlik: Tıbbi kayıtlarda, raporlarda ve randevu sıralamasında dürüstlük ilkesine uyar; gerçeğe aykırı kayıt açmaz, sahte belge düzenlemez veya haksız sıra önceliği tanımaz.
• Hasta Mahremiyetine Saygı: Muayene odasındaki paravanın arkasında hasta varken içeriye kimseyi almaz; hastanın fiziksel, görsel ve işitsel mahremiyetini tavizsiz korur.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastanın ırkı, dili, dini, inancı, politik görüşü, cinsiyeti, sosyal ve ekonomik konumu ne olursa olsun tüm hastalara eşit, adil, güler yüzlü, saygılı ve tarafsız hizmet sunar.
• KVKK ve Bilgi Güvenliği Yükümlülüğü: Hastanın kimlik bilgilerini, tahlil sonuçlarını, iletişim adreslerini ve tüm kişisel sağlık verilerini 6698 sayılı Kanun kapsamında ve hastanın vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; polikliniklerdeki yoğun hasta sirkülasyonu, randevusuz/acil hasta baskısı, hasta ve yakınlarının sabırsızlık ve kaygı kaynaklı tepkileri, hekimlerin çalışma temposu ve sistem arızalarının çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, empatik, yapıcı, kurumsal nezakete dayalı profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde doktor sekreterliği birimi görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Poliklinik branşları arasında (Cerrahi – Dahili – Çocuk – Kadın Doğum vb.) hasta yoğunluğu analiz edilerek adil iş bölümü yapılması, hafta sonu nöbetlerinde rotasyon adaleti, kişisel iletişim ve öfke kontrolü eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Memnuniyeti Önceliği: Görev dağılımı, poliklinik atamaları veya nöbet çizelgeleri konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda polikliniğin kapatılması, hekimin sekretersiz bırakılması, hastaların deskte bekletilmesi, birimin veya görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Planlanan poliklinik sekreterya hizmetleri mevcut plan doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle İdari koordinatör Müdür tarafından personelin branş deneyimi, hasta yoğunluk eğrileri, nöbet adaleti ve hekim çalışma dinamikleri objektif kriterlerle değerlendirilerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu İdari Koordinatör Müdüre İdari ve tıbbi üst yöneticilerin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.