ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.104- HASTA YATIŞ-ÇIKIŞ PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

HASTA YATIŞ-ÇIKIŞ PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Hasta Hizmetleri

GÖREV ADI: Hasta Yatış-Çıkış Birimi Personeli

AMİR ve ÜST AMİRLER: İdari Koordinatör Müdür

YETKİ  DEVRİ: Yıllık izin, mazeret izni, rapor, kurum dışı görev veya acil durumlarda görev başında bulunamadığı hallerde; yetki, görev ve sorumlulukları İdari Koordinatör Müdürü’nün onayıyla görevlendirilen bu görevi yürütebilecek yetkinliğe sahip diğer Kasa çalışanı  tarafından yürütülür

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital polikliniklerinden, acil servisinden veya hekim önerisiyle yatış kararı verilen tüm elektif ve acil hastaların; hastaneye kabul, yatak tahsisi, oda rezervasyonu, kurum anlaşmaları ve sigorta provizyon süreçlerinin yürütülmesi, yatış evraklarının tanzimi, yatış onamlarının alınması ve taburculuk organizasyonunun eksiksiz yürütülmesini sağlamak; yatak doluluk oranlarını ve yatak sirkülasyonunu koordine etmek; hasta yatış süreçlerini TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları (SAS v3: Hasta Odaklı Hizmetler ve Bilgi Yönetimi), 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde güvenli, şeffaf, güler yüzlü ve kesintisiz biçimde gerçekleştirmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Hekim tarafından poliklinikten veya acil servisten yatış kararı verilen hastaların SBYS üzerinden yatış istemlerini inceler; hastanın teşhisine, cinsiyetine, branşına, refakat durumuna ve izolasyon ihtiyacına göre uygun servis ve oda/yatak planlamasını yapar.
• Servis sorumlu hemşireleri ve kat sekreterleri ile sürekli irtibat halinde kalarak güncel boş, dolu, temizlenen ve rezerve yatak sayılarını (yatak yönetim ekranı) anlık takip eder.
• Elektif cerrahi hastaları için Ameliyathane Koordinasyon Birimi ile görüşerek ameliyat günü ve saatine uygun yatak rezervasyonlarını önceden organize eder.
• Hasta Kimliğinin Doğrulanması: Yatış işlemi öncesinde hastanın resmi kimlik belgesini (T.C. Kimlik Kartı, Pasaport vb.) talep eder; SBYS üzerinden kimlik ve iletişim bilgilerini çift doğrulama ile kontrol eder.
• Yatış işlemleri tamamlanan hastanın ilgili servis katına güvenli, konforlu ve gerektiğinde tekerlekli sandalye/sedye ile transfer personeli eşliğinde transferini sağlar.
• Hastanın sosyal güvencesine göre (SGK, Özel Sağlık Sigortası, Tamamlayıcı Sağlık Sigortası, Yurt Dışı Sigortalar, Cari/Ücretli) ilgili sistemlerden (Medula, sigorta provizyon portalları) yatış provizyonunu alır; provizyon ret veya eksik evrak durumlarında sigorta birimi ve hekimle irtibata geçer.
• Hastaya veya yakınına yatış süresince oluşabilecek tahmini tedavi maliyetleri, SGK fark ücretleri, sigorta muafiyetleri ve özel oda farkları hakkında önceden şeffaf ve anlaşılır bilgi verir, mali onayını alır.
• Taburculuk kararı verilen hastaların epikriz ve order onaylarını sistemden takip eder; Anlaşmalı Kurumlar ve Vezne birimi ile koordineli olarak faturalama ve taburculuk kapatma işlemlerini koordine eder.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında hastaların özel nitelikli kişisel sağlık verisi niteliğindeki yatış tanıları, cerrahi operasyon türleri, yatış gerekçeleri, bulaşıcı hastalık/izolasyon durumları ve kimlik bilgilerinin gizliliğini en üst düzeyde korur.
• Yatış birimi deskinde bulunan SBYS terminallerini açık ve oturumları aktif bırakmaz; masadan ayrılırken ekranı mutlaka kilitler , kişisel şifresini kimseyle paylaşmaz ve ortak hesap kullanmaz.
• Bilgisayar monitörünü banko önündeki diğer hasta veya ziyaretçilerin göremeyeceği şekilde konumlandırır; ekrandaki servis doluluk veya hasta listelerini üçüncü şahıslara kesinlikle göstermez.
• Yatış bankosunda hastanın hastalığını, tanısını, yatacağı özel odayı veya adli/sosyal durumunu diğer kişilerin duyabileceği şekilde yüksek sesle konuşmaz; sarı çizgi / mahremiyet mesafesi kuralını işletir.
• Hastaların kimlik kartlarını, yatış onay formlarını, sigorta poliçelerini veya tetkik dosyalarını banko üzerinde açıkta bırakmaz; çekmece ve dolaplarda muhafaza eder.
• Hasta yatış belgelerini, protokol listelerini veya kimlik fotokopilerini kişisel akıllı telefonlarla kesinlikle fotoğraflamaz, video kaydına almaz, sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz.
• Yatan hastanın oda numarasını veya hastanede yatıp yatmadığı bilgisini, hastanın açık izni olmaksızın telefonla arayan veya bizzat soran yetkisiz üçüncü şahıslara kesinlikle vermez; bilgi gizliliği kuralını uygular.
• Evrak kaybı, yetkisiz dosya incelemesi veya sistemsel veri güvenliği zafiyeti şüphelerinde Kalite Direktörlüğü ve Hastane Müdürüne yazılı bildirimde bulunur.
• Yatış işlemlerinde kullanılan hasta bileklikleri, barkod yazıcılar, kimlik tarayıcılar ve POS cihazlarının faal olmasını sağlar; arıza durumunda Bilgi İşlem ve Teknik Servis birimlerine bildirimde bulunur.
• Yıllık izin ve mazeret izin taleplerini yatış hizmetlerini aksatmayacak şekilde önceden amirine bildirir.
• Hasta ve yakınlarının oda tipi, yatak konumu veya yatış gecikmeleri konusundaki talep ve şikayetlerini empatiyle dinler; yetkisi dahilinde çözüm üretir, çözülemeyen konuları amirine ve Hasta Hakları Birimi’ne bildirir.
• Yatış sürecinde yaşanan yanlış odaya atama, mükerrer dosya açma, eksik onam alma veya kimlik karışıklığı gibi ramak kala olayları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; DİF süreçlerine katılır.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Görev tanımı, HBYS yetkilendirme seviyesi, hekim yatış orderı ve hastane yatak yönetim prosedürleri sınırları dahilinde uygun servis ve oda/yatak tahsisini yapma, ön provizyon onayına göre yatışı başlatma, refakatçi kayıtlarını onaylama ve acil/öncelikli hastaların yatak planlamasında karar verme yetkisine Tıbbi endikasyon belirleme, hekim istemi olmaksızın yatış yapma, onaylanmamış özel indirim uygulama veya taburculuk onayı verme yetkisi kesinlikle yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Yatış deski ve bekleme alanının düzenini denetleme; stajyer personelin yatış kayıt pratiklerini kontrol etme; hasta transfer personelini hasta nakli için yönlendirme yetkisine sahiptir.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Hastaneye yatışı yapılan her hastanın fiziksel ve psikolojik olarak kırılgan bir süreçten geçtiği bilinciyle; hasta onurunu, konforunu, güvenliğini ve memnuniyetini daima birinci önceliği sayar.
• Adalet ve Şeffaflık: Yatak tahsisinde ve oda seçiminde tam bir adalet, şeffaflık ve eşitlik ilkesiyle hareket eder; tıbbi gereklilikler ve kurumsal kurallar dışında hiçbir kişiye ayrıcalıklı veya haksız yatak önceliği tanımaz.
• Mali Dürüstlük ve Bilgilendirme: Hastanın tedavi maliyetleri, fark ücretleri ve sigorta kapsamı hakkında doğru, eksiksiz ve dürüst bilgilendirme yapar; hastayı yanıltıcı veya eksik mali bilgiyle karşı karşıya bırakmaz.
• Sır Saklama ve Tıbbi Gizlilik: Yatış esnasında öğrendiği hastanın tanısını, cerrahi operasyonunu, ailevi veya adli durumunu üçüncü şahıslarla kesinlikle paylaşmaz; sır saklama yükümlülüğüne tam uyar.
• Hasta Mahremiyetine Saygı: Yatış görüşmelerinde ve banko önünde hastanın kimlik ve sağlık verilerini diğer hastaların işitebileceği şekilde ifşa etmez; mahremiyet alanını korur.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastanın ırkı, dili, dini, inancı, politik görüşü, cinsiyeti, sosyal ve ekonomik konumu, sigorta türü ne olursa olsun tüm hastalara eşit, adil, saygılı, tarafsız ve güler yüzlü hizmet sunar.
• KVKK ve Veri Güvenliği Yükümlülüğü: Hastanın kimlik bilgilerini, adresini, telefonunu, yatış gerekçesini ve tüm kişisel verilerini 6698 sayılı Kanun kapsamında ve hastanın vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; yatak doluluk oranlarının zirve yaptığı anlardaki acil yatak bulma baskısı, hekimlerin ameliyat hastaları için yatak talepleri, provizyon sistemlerindeki teknik gecikmeler, hasta ve yakınlarının oda beğenmeme veya maliyet kaynaklı itirazlarının yarattığı psikolojik gerilim ile 7/24 vardiyalı çalışmanın çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, kurumsal nezakete dayalı ve çözüm odaklı bir profesyonel iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde hasta yatış birimi görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Yatış deskeri ve servis koordinasyon sorumlulukları arasında hasta ve işlem yoğunluğu analiz edilerek adil iş bölümü yapılması, gece ve hafta sonu nöbetlerinde rotasyon adaleti, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı, banko atamaları veya nöbet çizelgeleri konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda yatış bankosunun kapatılması, hastanın acilde veya ayakta yatışsız bekletilmesi, birimin veya görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Planlanan hasta kabul ve yatış hizmetleri mevcut plan doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Hasta Hizmetleri Müdürü / Yatış-Taburculuk Sorumlusu tarafından personelin iş tecrübesi, yatak doluluk krizleri, nöbet geçmişi ve iş yükü dengesi objektif kriterlerle değerlendirilerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu İdari Koordinatör Müdür ile Hastane Müdürü’ne İdari ve tıbbi üst yöneticilerin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.