ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.102- DOKÜMANTASYON SORUMLUSU GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

DOKÜMANTASYON SORUMLUSU GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Kalite Yönetim Birimi

GÖREV ADI: Dokümantasyon Sorumlusu

AMİR ve ÜST AMİRLER: Kalite Yönetim Direktörü’ne dikey bağlıdır; Kalite Koordinatörü’nün koordinasyonunda çalışır; Süreçlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı üst amiridir.bölüm sorumluları, Arşiv Sorumlusu ve Bilgi İşlem Müdürlüğü ile bağı vardır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Kalite Yönetim Direktörü tarafından onaylanan, doküman yönetim sistemi ve kalite doküman yazılımı kullanımına hâkim Kalite Koordinatörü veya Gösterge Sorumlusu tarafından yürütülür.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde kalite yönetim sisteminin yazılı altyapısını oluşturan tüm iç ve dış kaynaklı dokümanların kodlama, hazırlama, kontrol, onay, yayın, dağıtım, revizyon, iptal ve arşivleme süreçlerinin kontrollü, izlenebilir ve güncel biçimde yürütülmesini; çalışanların yalnızca güncel ve onaylı dokümanlara kolayca erişmesini; kayıtların mevzuatta öngörülen süre boyunca güvenle saklanmasını sağlamak; doküman yönetim sistemini TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları Özel Hastaneler Yönetmeliği, KVKK ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde işletmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Kalite yönetim sistemi doküman yapısını Doküman Yönetimi Prosedürü’ne uygun olarak yönetir; sistemin devamlılığından ve geliştirilmesinden sorumludur.
• Kurumsal doküman kodlama sistemini uygular; her yeni dokümana doküman türü ve bölüm kodunu içeren benzersiz kod, yayın tarihi ve revizyon numarası verir, kod listesini günceller ve mükerrer kod oluşmasını engeller.
• Bölüm sorumluları ve süreç sahipleri ile koordinasyon kurarak hastanede yürütülen tüm işlere ilişkin prosedür, talimat, form ve rehberlerin hazırlanmasına destek verir; dokümanların kurumsal şablona uygunluğunu kontrol eder.
• Doküman hazırlama, kontrol, onay, yayın, dağıtım, revizyon ve iptal sürecini yürütür; hazırlanan dokümanın Kalite Yönetim Direktörü tarafından kontrol edilmesini ve Süreçlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı tarafından onaylanmasını sağlar, onaysız doküman yayımlamaz.
• Onaylanan dokümanları kalite doküman yazılımına veya kontrollü ortak klasöre yükler; dokümanların yalnızca güncel revizyonunun kullanıcı erişimine açık olmasını ve yayımlanan dokümanların ilgili bölümlere duyurulmasını sağlar.
• Güncel Doküman Listesi’ni tutar; her dokümanın kodu, adı, revizyon numarası, revizyon tarihi, hazırlayan birimi ve dağıtım yerini kayıt altına alır, listeyi her değişiklikte günceller ve bölüm kalite sorumlularıyla paylaşır.
• Yürürlükteki dokümanlarda yapılması gereken değişiklikleri Doküman Talep Formu ile alır; talebi ilgili bölüm sorumlusu ile görüşür, kontrol ve onayı takiben revizyonu gerçekleştirir, revizyon numarasını ve tarihini günceller, değişikliği Revizyon Takip Tablosu’na işler.
• Revize veya iptal edilen dokümanların eski sürümlerini sahadan toplar veya elektronik erişimden kaldırır; eski revizyonları iptal damgasıyla işaretleyerek kontrollü arşivde saklar ve kontrolsüz doküman kullanımını engeller.
• Dış kaynaklı dokümanların listesini tutar; güncelliğini takip eder, değişiklikleri Kalite Yönetim Direktörü’ne ve ilgili birimlere bildirir, güncel sürümlerin erişilebilir olmasını sağlar.
• Form ve kayıtların listesini oluşturur; kayıt saklama sürelerinin mevzuata ve kurum prosedürüne uygun belirlenmesini ve süresi dolan kayıtların kontrollü imhasını Arşiv Sorumlusu ile koordineli takip eder.
• Yılda en az bir kez tüm dokümanların bölüm sorumluları ile birlikte gözden geçirilmesini organize eder; güncelliğini yitiren, kullanılmayan veya mevzuata aykırı hâle gelen dokümanları tespit ederek revizyon veya iptal sürecini başlatır.
• Kullanıcı erişim yetkilerini yönetir; kalite doküman yazılımında kullanıcı tanımlama, yetkilendirme ve erişim kayıtlarının tutulmasını Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordineli sağlar, kurumdan ayrılan personelin erişimini kapatır.
• Bölümlerde planlı doküman kontrolleri yapar; sahada kullanılan form ve talimatların güncel revizyon olup olmadığını, iptal edilmiş doküman kullanımını ve elle değiştirilmiş form bulunup bulunmadığını denetler, uygunsuzlukları kayıt altına alıp Kalite Koordinatörü’ne raporlar.
• Yeni işe başlayan personele ve bölüm kalite sorumlularına doküman yönetim sistemi, doküman yazılımı kullanımı, doküman hazırlama kuralları ve kontrollü doküman kullanımı konusunda eğitim verir.
• TÜSKA SAS akreditasyon denetimlerine ilişkin standart bazlı kanıt dosyalarının derlenmesini ve denetim sırasında hızlı erişilebilir biçimde sunulmasını sağlar; Doküman Yönetimi boyutuna ilişkin kanıtları hazır bulundurur.
• Komite ve ekip toplantılarının tutanak, karar ve katılım kayıtlarının; öz değerlendirme raporlarının, Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet formlarının ve İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi analiz raporlarının kontrollü ve izlenebilir biçimde arşivlenmesini sağlar.
• Hasta deneyimi ve çalışan geri bildirim anketlerinin uygulanması, sonuçlarının derlenmesi ve ilgili yazışmaların yapılması konusunda Kalite Koordinatörü ve Gösterge Sorumlusu’na destek verir.
• Hastane Afet ve Acil Durum Planı , renkli kod talimatları ve acil durum dokümanlarının güncel sürümlerinin ilgili alanlarda bulunmasını ve eski sürümlerin kaldırılmasını takip eder.
• Dış denetim, Sağlık Bakanlığı değerlendirmesi ve resmî yazışmalara ilişkin doküman taleplerini Kalite Yönetim Direktörü’nün bilgisi dâhilinde karşılar; kurum dışına doküman verilmesini yalnızca yetkili onayı ile gerçekleştirir.
• KVKK kapsamında dokümanlar ve kayıtlar içindeki hasta ve çalışan kişisel verilerinin gizliliğini korur; doküman yazılımı ekranını gözetimsiz bırakmaz, şifresini paylaşmaz, kayıtları kişisel cihazlarla fotoğraflamaz, sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz ve veri ihlali şüphesinde Kalite Yönetim Direktörü’ne derhal bildirimde bulunur.
• Doküman yönetimi, kayıt yönetimi ve bilgi güvenliğine ilişkin mevzuat ve SAS gereklilik değişikliklerini takip eder; Doküman Yönetimi Prosedürü’nün güncellenmesi için öneri sunar.
• Doküman yönetim sistemi performansına ilişkin göstergeleri Gösterge Sorumlusu ile birlikte izler ve iyileştirme önerileri geliştirir.
• Zorunlu eğitimlere ve doküman ve arşiv yönetimi alanındaki mesleki gelişim eğitimlerine katılır; edindiği bilgileri uygulamaya aktarır.
• Teslim aldığı demirbaş, yazılım erişimi ve malzemelerin kasten veya dikkatsizlik nedeniyle hasar görmesinden ve kaybolmasından sorumludur; Kalite Yönetim Direktörü ve Kalite Koordinatörü’nün görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Kalite Yönetim Direktörü tarafından belirlenen çalışma planı, Doküman Yönetimi Prosedürü ve TÜSKA SAS sınırları dahilinde; dokümanlara kod verme, şablona uygun olmayan doküman taslaklarını düzeltilmek üzere iade etme, onaylanmış dokümanı yayımlama ve dağıtma, iptal edilen veya eski revizyon dokümanları sahadan toplama ve erişimden kaldırma, bölümlerden doküman gözden geçirme ve revizyon talebi isteme, doküman yazılımında kullanıcı yetkisi tanımlama yetkisine sahiptir. Dokümanın içeriğini hazırlayan bölümün onayı olmaksızın değiştirme, dokümanı kontrol veya yürürlük onayı olmadan yayımlama, kurum dışına doküman verme, tıbbi uygulamalara müdahale etme ve personel üzerinde idari yaptırım uygulama yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Tüm birimlerde kullanılan dokümanların güncel ve kontrollü olup olmadığını yerinde denetleme, kontrolsüz veya iptal edilmiş doküman kullanımında ilgili birimi yazılı olarak uyarma ve doküman yazılımı erişim kayıtlarını inceleme yetkisine sahiptir. Personel üzerinde doğrudan görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur; uygunsuzluklar Kalite Koordinatörü ve Kalite Yönetim Direktörü’ne raporlanır.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Doğru ve güncel dokümanın hasta ve çalışan güvenliğinin temel güvencesi olduğu bilinciyle; dokümanların güncelliğini ve doğruluğunu her türlü kolaylık veya zaman kaygısının üzerinde tutar.
• Kayıt Dürüstlüğü ve Şeffaflık: Doküman onay, revizyon ve yayın tarihlerini geriye dönük değiştirmez; denetim öncesinde sahte veya tarihsiz doküman üretmez, revizyon geçmişini olduğu gibi korur.
• Mesleki Tarafsızlık ve Adalet: Doküman taleplerini bölüm, unvan veya kişisel yakınlık gözetmeksizin geliş sırasına ve aciliyetine göre karşılar; tüm bölümlere eşit ve yapıcı yaklaşır.
• Kurum Kaynaklarının Korunması: Kurumun bilgi varlıklarını, doküman yazılımını ve arşiv kaynaklarını yalnızca kurumsal amaçlarla kullanır; dokümanları kurum dışına izinsiz çıkarmaz, kişisel çıkar için kullanmaz.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Çalışanların ve hastaların ırkı, etnik kökeni, dili, dini, inancı, politik görüşü, cinsiyeti, yaşı, engel durumu, sosyal veya ekonomik konumu temelinde ayrımcılık yapmaz; dokümanlara erişim ve destek hizmetini herkese eşit sunar.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Doküman ve kayıtlar aracılığıyla eriştiği hasta sağlık verilerini, çalışan özlük bilgilerini ve kurumun ticari sırlarını 6698 sayılı Kanun kapsamında, görevinden ayrıldıktan sonra dahi kesin bir gizlilikle korur.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; bölümlerin doküman hazırlama ve revizyon işlemlerini ek iş yükü olarak algılaması, revizyon taleplerinin gecikmesi, onay zincirindeki beklemelerin sahadaki aciliyetle çelişmesi, sahada eski form kullanımının tespit edildiği durumlarda bölüm çalışanlarının savunmacı tutumu, denetim öncesi yoğun doküman taleplerinin yarattığı zaman baskısı ve bölümler arası doküman sahipliği belirsizliklerinin çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, olası çatışma tepkilerini öngörebilmesi ve yapıcı, empatik, prosedüre ve standartlara dayalı profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde doküman yönetimi süreçlerindeki görev dağılımı ve yetki çatışmaları sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Her dokümanın hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan sorumlularının açıkça belirlenmesi, revizyon ve onay sürelerinin prosedürle tanımlanması, yıllık doküman gözden geçirme takviminin önceden duyurulması, doküman yazılımı üzerinden şeffaf takip, doküman eğitimlerinin düzenli tekrarlanması, kişisel iletişim ve stres yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Doküman Erişimi ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı, revizyon öncelikleri veya doküman talepleri konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda doküman sisteminin erişime kapatılması, onaylı dokümanların yayımının geciktirilmesi, iptal edilen dokümanların sahada bırakılması veya görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Doküman yönetimi faaliyetleri mevcut prosedür doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde ve Prosedüre Dayalı Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Kalite Koordinatörü tarafından Doküman Yönetimi Prosedürü, TÜSKA SAS gereklilikleri ve doküman sahipliği kuralları referans alınarak değerlendirilir; taraflar dinlenerek uzlaşı aranır.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Çözülemeyen durumlarda konu gerekçeli olarak Kalite Yönetim Direktörü’ne; doküman içeriği ve onayına ilişkin bölüm yöneticileriyle yaşanan ve Direktör düzeyinde çözülemeyen uyuşmazlıklarda Süreçlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı’na iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.