ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.91- FİNANS MÜDÜRÜ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

FİNANS MÜDÜRÜ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Mali İşler

GÖREV ADI: Finans Müdürü

AMİR ve ÜST AMİRLER: Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı

YETKİ  DEVRİ: Yıllık izin, mazeret izni, rapor, kurum dışı görev veya acil durumlarda görev başında bulunamadığı hallerde; yetki, görev ve sorumlulukları Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı’nın onayıyla görevlendirilen bu görevi yürütebilecek yetkinliğe sahip Muhasebe çalışanı  tarafından yürütülür

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital yerleşkesinde yürütülen tüm sağlık, otelcilik ve destek hizmetlerine ilişkin finansal kaynakların; hastanenin stratejik hedefleri, kârlılık, likidite dengesi, nakit akışı ve bütçe disiplini doğrultusunda etkin, güvenli, mevzuata uygun ve şeffaf biçimde yönetilmesini sağlamak; bütçe planlama, fon yönetimi, hazine operasyonları, banka ve kredi ilişkileri, vergi/mali mevzuat uyumu, maliyet muhasebesi, finansal risk yönetimi ve yönetim raporlaması süreçlerini yürütmek; vezne, faturalama ve tahsilat operasyonlarını koordine etmek; tüm finansal süreçleri TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları (SAS v3: Malzeme ve Finans Yönetimi – MAL / Kurumsal Yönetim – KYM), 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde sevk, idare ve denetim altında tutmaktır.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Hastanenin günlük, haftalık, aylık ve yıllık nakit akış tablolarını hazırlar; nakit giriş ve çıkışlarını likidite riskine mahal vermeyecek şekilde proaktif olarak yönetir.
• Bankalar, finansman kuruluşları, faktoring ve leasing şirketleri ile kurumsal ilişkileri yürütür; hastanenin kredi limitlerini, faiz oranlarını, pos komisyon maliyetlerini ve teminat mektubu süreçlerini optimize eder.
• Hastane özkaynaklarının, döviz pozisyonlarının ve mevduatlarının kurumsal kâr marjı doğrultusunda en verimli finansal enstrümanlarda değerlendirilmesini sağlar; kur ve faiz risklerine karşı finansal koruma stratejileri geliştirir.
• Tedarikçi, ecza deposu, medikal firma ve hizmet sağlayıcılarının hakediş ve fatura ödeme planlarını hazırlar; ödemelerin sözleşme vadelerine, nakit dengesine ve şirket önceliklerine göre gerçekleşmesini sağlar.
• İcra/Genel Müdürlük onaylı harcama limitleri çerçevesinde banka havale, EFT, çek ve senet hareketlerini çift imza yetkisi kuralına uygun olarak yürütür ve kontrol eder.
• Hastanenin yıllık konsolide işletme ve yatırım bütçesini tüm bölüm yöneticilerinin girdileriyle hazırlar; Yönetim Kurulu onayına sunar; bütçe gerçekleşmelerini aylık bütçe-fiili karşılaştırma analizleriyle (sapma analizleri) takip eder.
• Klinik branş, hekim, ameliyathane, yataklı servis, laboratuvar ve görüntüleme üniteleri bazında Birim Maliyet ve Kârlılık Analizleri yapar; kârlılığı düşük süreçleri tespit ederek üst yönetime iyileştirme önerileri sunar.
• Türk Muhasebe Standartları (TMS/TFRS), Vergi Usul Kanunu (VUK) ve uluslararası standartlara uygun olarak Bilanço, Gelir Tablosu, Nakit Akım Tablosu ve Eki Finansal Tabloların zamanında ve hatasız oluşturulmasını sağlar.
• Genel Müdürlük, Yönetim Kurulu ve Mesul Müdürlüğe aylık ve dönemsel Yönetim Raporlaması paketlerini sunar.
• Hastane gelir döngüsünü baştan sona denetler; hasta kabul, provizyon, hizmet girişi, tıbbi sarf/ilaç düşümü, faturalama ve tahsilat adımlarındaki gelir kaçaklarını engeller.
• Ayaktan, yatan ve acil hasta faturalarının SGK/SUT mevzuatına, Özel Sağlık Sigortası sözleşmelerine ve kurumsal cari anlaşmalara tam uyumlu kesilmesini sağlar; haksız fatura kesintilerini ve sigorta itirazlarını asgari düzeye indirir.
• Hastane ana vezne, acil vezne ve poliklinik kasalarının günlük kasa açılış-kapanış mutabakatlarını (Z raporları, POS slipleri, nakit sayımları) denetler; kasa açık veya fazlalarının kök nedenlerini anında soruşturur.
• Vadesi geçmiş kurum, şirket ve şahıs alacaklarının yaşlandırma tablolarını (Aging) takip eder; tahsilat stratejilerini ve Hukuk Müşavirliği ile koordineli icra/hukuki takip süreçlerini yönetir.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında finans ve muhasebe birimlerinde işlenen hastaların ve çalışanların özel nitelikli sağlık verileri, kimlik bilgileri, kredi kartı/banka hesap detayları, fatura içerikleri ve maaş bordrolarının gizliliğini en üst düzeyde korur; finans kadrosunun KVKK uyumunu yönetir.
• Finans ofisindeki bilgisayar terminallerini, ERP/HBYS muhasebe modüllerini, banka internet şubelerini ve e-Fatura/e-Defter portallarını açık ve gözetimsiz bırakmaz; masadan ayrılırken ekranı mutlaka kilitler (Windows + L), bankacılık şifrelerini, e-imza ve mali mühür tokenlarını kasada kilitli tutar.
• Hasta faturalarında, hizmet dökümlerinde veya ödeme makbuzlarında hastanın detaylı tıbbi verilerinin ve tanılarının üçüncü şahıslarca görülmesini engeller; fatura nüshalarını yalnızca hastanın bizzat kendisine veya yasal vekiline teslim ettirir.
• Çalışanların ve hekimlerin maaş, prim, hakediş ve icra kesinti bilgilerinin mutlak gizliliğini sağlar; bordroların şifreli ve kapalı zarf/dijital onay sistemleriyle personele ulaşmasını denetler.
• Finansal arşivin, fatura koçanlarının ve muhasebe fişlerinin fiziki ve dijital arşiv güvenliğini sağlar; yetkisiz personelin mali evraklara erişimini engeller.
• Finansal bilişim sistemlerinde veya banka hesaplarında yetkisiz işlem, veri sızıntısı veya siber dolandırıcılık şüphesi görüldüğünde Bilgi İşlem Birimi’ne, Kalite Direktörlüğü’ne, KVKK Komitesi’ne ve Genel Müdürlüğe derhal yazılı bildirimde bulunur.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: TTK, VUK, SGK mevzuatı, şirket ana sözleşmesi, imza sirküleri ve onaylı bütçe limitleri sınırları dahilinde onaylı bütçe dahilindeki harcama ve ödeme talimatlarını imzalama, banka hesap hareketlerini ve fon transferlerini çift imza ile yürütme, borç yaşlandırma ve tahsilat politikalarını belirleme, anlaşmalı kurum ve sigorta iskonto oranlarını kurumsal sınırlar içinde onaylama, vezne/kasa açık ve fazlalarında idari soruşturma başlatma ve finans personeline görev verme yetkisine Tıbbi teşhis ve tedaviye müdahale etme, hekimlerin klinik kararlarını sorgulama veya Yönetim Kurulu onayı olmaksızın bütçe dışı büyük tutarlı yatırım/kredi sözleşmesi imzalama yetkisi kesinlikle yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Kendisine bağlı tüm muhasebe, finans, vezne, faturalama ve tahsilat personeline doğrudan iş emri ve görev verme; hastanenin tüm veznelerini, acil kasalarını, döner sermaye/avans hesaplarını, ana muhasebe defterlerini ve departman bütçe harcamalarını 7/24 habersiz denetleme; usulsüzlük tespitinde idari ve hukuki süreç başlatma yetkisine sahiptir.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Hastanenin finansal sürdürülebilirliğini, kamuya ve çalışanlara karşı mali yükümlülüklerini ve kurumsal güvenilirliğini daima birinci önceliği sayar.
• Mutlak Dürüstlük ve Şeffaflık: Tüm finansal kayıt ve tablolarda doğruluk, şeffaflık ve dürüstlük ilkelerinden asla ödün vermez; gerçeğe aykırı finansal beyanda bulunmaz; vergi kaçırma, usulsüzlük veya manipülasyon girişimlerine kesinlikle izin vermez.
• Çıkar Çatışmasından Kaçınma: Bankalar, finans kuruluşları, tedarikçiler veya üçüncü taraflarla hiçbir kişisel borç, menfaat veya çıkar ilişkisine girmez; hastane kaynaklarını şahsi çıkarları doğrultusunda kesinlikle kullanamaz ve kullandırtmaz.
• Liyakat ve Adalet: Finans ve vezne personelinin istihdamında, terfisinde ve unvan dağılımında akrabalık veya yakınlık gözetmeksizin yalnızca güvenilirlik, ehliyet, liyakat ve sayısal yetkinlik kriterleriyle hareket eder.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastalara, tedarikçilere ve çalışanlara karşı ırk, dil, din, cinsiyet, politik görüş veya sosyal statü farkı gözetmeksizin eşit, adil, tarafsız ve profesyonel mali yaklaşım sergiler.
• KVKK ve Ticari Sır Saklama Yükümlülüğü: Kurumun ticari ve finansal sırlarını, banka hesaplarını, hekim ve personel maaşlarını, hasta fatura kayıtlarını 6698 sayılı Kanun kapsamında ve görevinden ayrıldıktan sonra dahi mutlak bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

 Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; bütçe kısıtları ve harcama onaylarında klinik ve idari birim yöneticileriyle yaşanan finansal uyuşmazlıklar, tedarikçi ödeme vadeleri ve nakit akış önceliklendirmelerinden kaynaklanan gerginlikler, vezne/kasa personeli ile hasta yakınları arasında fiyat ve fatura konularında çıkan anlaşmazlıklar, ay sonu kapanış takvimlerinin getirdiği yoğun çalışma temposu ve SGK kesintilerinin çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, kanıta dayalı mali verilere, bütçe gerçeklerine, kurumsal nezakete ve mevzuata dayalı profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde finans ve mali işler süreçlerindeki görev dağılımı ve yetki çatışmaları sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Departmanlar arası bütçe harcama limitlerinin ve onay mekanizmalarının netleştirilmesi, şeffaf satın alma/ihale komisyonları kurulması, vezne ve tahsilat süreçlerinde standart fiyat politikalarının uygulanması, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Finansal Süreklilik ve Mali Güvenlik Önceliği: Görev dağılımı, bütçe kararları, ödeme takvimleri veya nöbet çizelgeleri konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda nakit akışının aksatılması, banka/vergi bildirimlerinin geciktirilmesi, vezne operasyonlarının durdurulması, görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Planlanan tüm finans, muhasebe ve vezne hizmetleri mevcut yasal takvim doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde ve Mevzuatsal Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Finans Müdürü tarafından Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu, onaylı bütçe parametreleri ve hastane mali prosedürleri referans alınarak taraflarla görüşülür; objektif mali kriterlerle uzlaşı aranır.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Departmanlar arasında veya idari yönetim düzeyinde çözülemeyen uyuşmazlıklarda konu gerekçeli mali raporla doğrudan İdari ve Mali İşler Direktörüne, Mesul Müdürlüğe (Başhekimlik) ve Genel Müdürlüğe / İcra Kuruluna Üst yönetimin kurum menfaatleri ve mevzuat hükümleri doğrultusunda belirleyeceği karar nihai ve bağlayıcıdır.