ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.90- MEDİKAL MUHASEBE PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

MEDİKAL MUHASEBE PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Medikal Muhasebe / Hastane Müdürlüğü

GÖREV ADI: Medikal Muhasebe Personeli

AMİR ve ÜST AMİRLER: Medikal Muhasebe Sorumlusu ve Hastane Müdürü’ne dikey; Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı’na bağlıdır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Medikal Muhasebe Sorumlusu tarafından belirlenen ve Hastane Müdürü tarafından onaylanan, SUT ve Medula uygulamalarına hâkim bir diğer Medikal Muhasebe Personeli tarafından yürütülür. Sorumlu olduğu kurum ve branşlara ait bekleyen fatura ve itiraz işleri devir sırasında yazılı olarak teslim edilir.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde sunulan ayaktan, yatan, günübirlik ve acil servis sağlık hizmetlerinin; Sosyal Güvenlik Kurumu Medula sistemi, Sağlık Uygulama Tebliği, özel sağlık sigortaları ve anlaşmalı kurum sözleşmeleri doğrultusunda eksik, hatalı ve mükerrer kayıt olmaksızın doğru ve zamanında faturalandırılmasını; fatura eki belgelerin tam olarak hazırlanmasını, kesinti ve itiraz süreçlerine katkı sağlanmasını ve ay sonu kapanış işlemlerinin takvimine uygun tamamlanmasını sağlamak; tüm faturalama işlemlerini TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları, 5510 Sayılı Kanun, SUT, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 6698 Sayılı KVKK ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde yürütmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Sorumluluğuna verilen kurum, branş veya hasta grubuna ait hasta hizmet kayıtlarını hizmetlerin doğru hastaya, doğru kuruma ve doğru tarihle kaydedildiğini doğrular.
• Medula Hastane uygulamasında hasta takip numarası, provizyon türü, müstehaklık, sevk, istisnai hâl ve acil hâl bilgilerinin doğru alındığını kontrol eder; hatalı veya eksik provizyonları hasta kayıt-kabul personeli ile birlikte düzeltir.
• Hastaya uygulanan muayene, tetkik, girişim, ameliyat, ilaç ve tıbbi sarf malzeme kayıtlarının SUT işlem kodları ve paket işlem kuralları ile eşleşmesini yapar; SUT kapsamı dışında kalan veya birlikte faturalanamayan işlemleri tespit ederek Medikal Muhasebe Sorumlusu’na bildirir.
• Yatan hasta faturalarını kesmeden önce epikriz, ameliyat notu, anestezi kaydı, hemşire gözlem formu, order ve ilaç uygulama kayıtları ile fatura içeriğinin uyumunu kontrol eder; tıbbi kayıtta yer almayan hizmetleri faturadan çıkarır, kayıtta olup faturaya yansımayan hizmetleri ilgili birime bildirerek tamamlatır.
• Ameliyat ve girişimsel işlemlerde kullanılan tıbbi malzemelerin Ürün Takip Sistemi barkod ve lot/seri numaralarının hasta kaydına doğru düşüldüğünü, SUT fiyatlandırmasının ve malzeme eki belgelerin uygun olduğunu kontrol eder.
• SUT gereği rapor, reçete veya kurul kararı gerektiren ilaç, malzeme ve işlemlerin belgelerinin dosyada bulunduğunu doğrular; eksik belgeleri ilgili hekim veya birimden talep eder ve takip eder.
• Ayaktan hasta faturalarını işlem günü, yatan hasta faturalarını taburculuk sonrası kurum prosedüründe belirlenen süre içinde keser; faturaların kurum, hekim, tarih, protokol ve tutar bilgilerinin doğruluğunu kontrol eder.
• SGK dönem sonlandırma, fatura kayıt ve e-fatura gönderim işlemlerini Medula üzerinden yasal takvime uygun olarak yapar; sonlandırılamayan dosyaların nedenlerini araştırarak Medikal Muhasebe Sorumlusu’na raporlar.
• Fatura eki belgeleri kurumların istediği düzende hazırlar, listeler ve imza karşılığı veya kargo takip numarası ile kuruma gönderilmesini sağlar.
• Özel sağlık sigortası, tamamlayıcı sağlık sigortası, banka sandığı ve anlaşmalı kurum hastalarının faturalarını sözleşmelerde belirlenen iskonto, teminat, muafiyet ve fark ücreti kurallarına göre düzenler; provizyon numarası ile fatura içeriğinin uyumunu Özel Sigorta Birimi ile birlikte kontrol eder.
• Fatura edilmeyen veya fatura edilemeyen hizmetlerin nedenlerini araştırır; Medikal Muhasebe Sorumlusu’nun bilgisi dahilinde düzeltmeleri yaparak hizmetin fatura edilmesini sağlar.
• Kurumlardan gelen kesinti, red ve iade listelerini sorumluluğundaki dosyalar bazında inceler; kesinti nedenini SUT ve sözleşme hükümleriyle karşılaştırır, itiraz edilebilir kesintiler için gerekçeli itiraz dosyasını ve ek belgeleri hazırlayarak Medikal Muhasebe Sorumlusu’na sunar.
• Tekrarlayan kesinti nedenlerini kaynağına göre sınıflandırarak raporlar; kök neden analizi ve Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet çalışmalarına katılır.
• Anlaşmalı kurumların fiyat tarifeleri, SUT fiyat listeleri ve sözleşme güncellemelerini takip eder; tespit ettiği uyumsuzlukları Medikal Muhasebe Sorumlusu’na bildirir.
• SGK, Sağlık Bakanlığı ve anlaşmalı kurumlarca tebliğ edilen genelge, duyuru ve yazışmaları takip eder; faturalama uygulamasını etkileyen değişiklikleri çalışma dosyalarına yansıtır.
• Hasta kartlarındaki hata ve eksiklikleri tespit eder, Medikal Muhasebe Sorumlusu’na raporlar ve düzeltilmesini takip eder.
• Ay sonu kapanışında sorumluluğundaki kurumlara ait fatura icmallerini, kesinti ve bekleyen dosya listelerini hazırlar; Muhasebe ve Finans Müdürlüğü ile yapılan mutabakatlara veri sağlar.
• Hastaların, hekimlerin ve hasta hizmetleri personelinin fatura içeriği, SUT kapsamı ve fark ücretine ilişkin sorularını mevzuata dayalı, anlaşılır ve nazik biçimde yanıtlar; yetkisini aşan itirazları Medikal Muhasebe Sorumlusu’na iletir.
• Fatura, fatura eki ve itiraz belgelerinin fiziki ve elektronik arşivlenmesini kurum düzenine uygun yapar; belgelerin ilgili mevzuatta belirlenen süreler boyunca saklanmasına ve yetkisiz erişime karşı korunmasına katkı sağlar.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında hasta tanı, tedavi ve fatura bilgilerini yalnızca görevinin gerektirdiği ölçüde işler; Medula şifrelerini paylaşmaz, masasından ayrılırken ekranı kilitler, belgeleri masa üzerinde açıkta bırakmaz, kişisel cihazlarla fotoğraflamaz ve sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında kesinlikle paylaşmaz.
• Kurumlara gönderilen belgelerde veri minimizasyonu ilkesine uyar; sözleşme ve mevzuatın zorunlu kılmadığı tıbbi bilgileri paylaşmaz, veri ihlali şüphesinde Medikal Muhasebe Sorumlusu ve Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne derhal bildirimde bulunur.
• Faturalama sürecinde tespit ettiği mükerrer fatura, yanlış hasta veya kuruma kesilen fatura, gelir kaybına yol açan sistem hatası gibi olayları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir.
• Medikal muhasebe bölüm kalite göstergeleri için veri toplar ve Medikal Muhasebe Sorumlusu’na iletir; bölüm öz değerlendirmelerine, iç tetkiklere ve TÜSKA SAS denetimlerine katılır.
• Bölümünde güncel prosedür, talimat ve formları kullanır; faturalama modülündeki hata ve geliştirme ihtiyaçlarını Medikal Muhasebe Sorumlusu aracılığıyla Bilgi İşlem Müdürlüğü’ne bildirir, sistem kesintilerinde manuel kayıt prosedürünü uygular.
• Uyum eğitimine, SUT ve Medula güncelleme eğitimlerine ve zorunlu eğitimlere katılır; aldığı eğitimleri uygulamaya aktarır.
• Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında kendisine verilen görevi bilir; afet ve salgın dönemlerinde kurumların bildirdiği özel faturalama kurallarını uygular.
• Teslim aldığı demirbaş, cihaz ve belgelerin korunmasından sorumludur; Medikal Muhasebe Sorumlusu’nun oluşturduğu çalışma planına uyar ve amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: SUT, kurum sözleşmeleri, kurumsal fiyat tarifeleri, görev tanımı ve SBYS kullanıcı yetkilendirmesi sınırları dahilinde; sorumluluğundaki dosyaların faturasını kesme, SUT ile uyumsuz veya belgesi eksik hizmet kayıtlarını düzeltilene kadar faturadan bekletme, eksik belge ve kayıt düzeltmesi talep etme ve kesinti itirazı önerme yetkisine sahiptir. Hekimlerin tıbbi kararlarına ve kodlamanın tıbbi içeriğine müdahale etme, hastaya tıbbi bilgi verme, onaysız iskonto uygulama, borç silme, kurumlarla sözleşme koşulu müzakere etme ve diğer personele talimat verme yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Faturaya esas hizmet kayıtlarının, provizyonların ve fatura eki belgelerin tamlığını kontrol etme ve ilgili birimden düzeltme talep etme yetkisine sahiptir. Stajyer ve işe yeni başlayan medikal muhasebe personeline rehberlik eder. Personel üzerinde denetleme, görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur; bu yetki Medikal Muhasebe Sorumlusu ve Hastane Müdürü’ne aittir.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Hastanenin hizmet gelirlerinin doğru ve dürüst biçimde tahakkuk ettirilmesini, sigorta kurumlarına ve hastalara karşı güvenilirliği daima birinci önceliği sayar.
• Mali Dürüstlük ve Şeffaflık: Verilmeyen hizmeti fatura etmez, hizmetleri olduğundan farklı kodlamaz, provizyon sistemlerini suistimal etmez; tespit ettiği hata ve usulsüzlükleri gizlemeden amirine bildirir.
• Çıkar Çatışmasından Kaçınma: Hastalar, hekimler, sigorta şirketleri veya kurum temsilcilerinden hediye, menfaat veya kişisel çıkar kabul etmez; hastane bilgi ve kaynaklarını kişisel amaçla kullanmaz.
• Hasta Haklarına Saygı: Hastaların fatura içeriği ve kurum kapsamı hakkında doğru ve anlaşılır bilgi alma, itiraz ve şikayet hakkına saygı gösterir; hasta ve yakınlarına nazik ve ölçülü davranır.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastalara ve çalışanlara karşı dil, din, ırk, cinsiyet, yaş, engel durumu, sosyal statü veya sigorta türü gözetmeksizin eşit, adil ve tarafsız davranır.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastaların tanı, tedavi ve fatura bilgileri ile kurum sözleşme koşullarını 6698 sayılı Kanun kapsamında, görevinden ayrıldıktan ve hastanın vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; dönem sonu kapanış takviminin yarattığı zaman baskısı, hekim ve hemşire kayıtlarının eksik veya geç tamamlanması nedeniyle fatura gecikmeleri, kesinti nedenlerinin klinik birimlerle paylaşılmasında yaşanan gerginlikler, kurum ve branş bazlı iş yükü dengesizlikleri ve sık mevzuat değişikliklerinin çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, mevzuata ve kayıtlara dayalı, suçlayıcı olmayan profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde medikal muhasebe görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Kurum ve branş bazlı dosya dağılımının iş yüküne göre adil ve dönüşümlü yapılması, kapanış takviminin önceden planlanması, klinik birimlerle düzenli kesinti değerlendirme toplantıları, SUT ve Medula eğitimleri, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı veya iş yükü konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda SGK dönem sonlandırma işlemlerinin, fatura gönderimlerinin ve itiraz sürelerinin aksatılması, hastanın taburculuk veya fatura işlemlerinin bekletilmesi ya da görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Faturalama hizmetleri mevcut plan ve yasal takvim doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Medikal Muhasebe Sorumlusu tarafından SUT, sözleşme hükümleri, iş yükü dengesi, yetkinlik ve yasal süreler gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu Hastane Müdürü’ne; klinik birimlerle yaşanan tıbbi kayıt uyuşmazlıklarında Başhekimliğe, mali konularda Finans Müdürü’ne iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.