ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.63- RADYOLOJİ HASTA KABUL YETKİLİSİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

RADYOLOJİ HASTA KABUL YETKİLİSİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Hasta Hizmetleri / Radyoloji

GÖREV ADI: Radyoloji Hasta Kabul Yetkilisi

AMİR ve ÜST AMİRLER: Hasta Hizmetleri Sorumlusu ve İdari Koordinatör Müdür’e dikey; Hastane Müdürü üst amiridir. Radyoloji Uzmanı ve Radyoloji Sorumlu Teknikeri

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Hasta Hizmetleri Sorumlusu tarafından belirlenen ve İdari Koordinatör Müdür tarafından onaylanan, kayıt-kabul, provizyon ve kasa işlemlerinde yetkin bir diğer Hasta Kayıt Kabul ve Kasa Personeli tarafından yürütülür. Kasa ve kıymetli evrak devri her durumda tutanakla yapılır.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital Radyoloji Birimi’ne ayaktan, yatan veya acil olarak yönlendirilen tüm hastaların; kimlik doğrulama, kayıt-kabul, tetkik istemi onayı, randevu planlama, tetkik öncesi hazırlık ve güvenlik formlarının tamamlanmasının takibi, SGK/özel sigorta/anlaşmalı kurum provizyon, faturalandırma ve tahsilat işlemlerinin doğru ve şeffaf biçimde yürütülmesi; hasta bekleme süresinin yönetilmesi, rapor ve görüntülerin KVKK’ya uygun teslimi ve tüm süreçlerin TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları, Radyoloji, Radyom ve Elektrikle Tedavi Müesseseleri Hakkında Tüzük, Hasta Hakları Yönetmeliği, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Radyoloji Birimi’ne gelen tüm hasta ve hasta yakınlarını kurumsal karşılama standartlarına uygun olarak güler yüzle karşılar; hastanın ihtiyacını öğrenerek doğru tetkik alanına yönlendirir ve Hasta Hizmetleri Sorumlusu tarafından hazırlanan çalışma planı doğrultusunda görev yerinde hazır bulunur.
• Hasta Kimliğinin Doğrulanması: hastanın resmi kimlik belgesini (T.C. Kimlik Kartı, pasaport, sürücü belgesi vb.) talep eder; T.C. kimlik numarası, ad-soyad ve doğum tarihi bilgilerini MERNİS sorgusu ile çift doğrulama yaparak kaydeder veya günceller, mükerrer ve hatalı dosya açılmasını engeller ve kayıt bilgilerinin sonradan yetkisiz değiştirilmemesi için sistemde sabitlenmesini sağlar.
• Hekim tarafından istem bilgilerini kontrol eder; istemin doğru hastaya, doğru tetkik ve doğru bölge/taraf bilgisiyle açıldığını teyit ederek sistemden onaylar, şüpheli istemleri istemi yapan hekime veya Radyoloji Uzmanı’na danışır.
• Hastanın sosyal güvencesine göre ilgili sistemlerden tetkik provizyonunu alır; SGK’lı hastalarda Medula üzerinden müstehaklık sorgusu ve Sağlık Uygulama Tebliği tetkik kurallarını kontrol eder, özel sigortalı hastalarda görüntüleme ön onayının tamamlandığından emin olur ve hastayı onay süreci hakkında bilgilendirir.
• Randevu gerektiren tetkiklerde cihaz kapasitesi, tetkik süresi, hekim ve tekniker uygunluğunu gözeterek RIS üzerinde randevu oluşturur; acil servis ve yatan hasta tetkiklerine öncelik verir, randevu bilgisini ve geliş saatini hastaya yazılı veya sözlü olarak bildirir.
• Randevulu hastaları bir önceki gün telefonla arayarak randevu saatini ve ön hazırlık kurallarını teyit eder; gelemeyecek hastaların randevusunu iptal ederek bekleyen hastalara tahsis eder ve randevuya gelmeme oranı göstergesine veri sağlar.
• Tetkik öncesi hazırlık gerektiren işlemlerde hastaya Radyoloji Uzmanı ve teknikerler tarafından belirlenen hazırlık talimatlarını anlaşılır biçimde aktarır ve yazılı bilgilendirme materyali verir; hazırlığı uygun olmayan hastaları tekniker ve hekime bildirir.
• Kontrast madde kullanılacak tetkiklerde hekim veya tekniker tarafından istenen ön koşulların tamamlanmış olduğunu takip eder; kullanılan kontrast maddenin hasta üzerine sisteme işlenmesini ve ilaç takibini yapar, eksiklikleri hastayı tetkike almadan önce ilgili teknikere bildirir.
• Radyasyon güvenliği kapsamında üreme çağındaki kadın hastalarda iyonlaştırıcı radyasyon içeren tetkikler öncesinde gebelik sorgulama formunun doldurulmasını, manyetik rezonans tetkiklerinde ise MR güvenlik ve tarama formunun hasta tarafından doldurulup imzalanmasını sağlar; olumlu yanıtları tetkik öncesinde teknikere ve Radyoloji Uzmanı’na iletir.
• Girişimsel radyolojik işlemler ve kontrast madde uygulamaları için gerekli bilgilendirilmiş onam formlarının hekim tarafından hasta veya yasal temsilcisine imzalatıldığını kontrol eder; genel aydınlatılmış onam ve KVKK aydınlatma metinlerinin kayıt aşamasında alınmış olduğunu teyit eder, eksikleri tamamlatır.
• Öncelikli hasta gruplarına kayıt ve tetkik sıralamasında öncelik tanır; yürümekte zorlanan hastalar için tekerlekli sandalye ve hasta taşıma personeli desteği organize eder.
• Hastayı yaptırılacak tetkik, işlem süresi, ücret, katılım payı ve fark ücreti konusunda net ve şeffaf biçimde bilgilendirir; tahsilatı nakit, kredi kartı, havale/EFT veya provizyon yoluyla gerçekleştirir ve tahsil edilen tutar karşılığında 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na uygun fatura, e-fatura/e-arşiv fatura veya ödeme kaydedici cihaz fişi düzenleyerek nüshasını hastaya verir.
• Vezne açılışında kasada bulunması gereken nakit ile fatura ve kıymetli evrakı Finans/Muhasebe Birimi’nden imza karşılığı teslim alır; vardiya veya gün sonunda SBYS kasa kapanış raporu, POS gün sonu raporu ve fiziki sayım ile mutabakat yapar, nakit, kredi kartı slipleri, senet, açık ve kapalı faturaları Kasa Kapanış Tutanağı ile ana vezneye veya ilgili birime teslim eder, kasa açığı veya fazlasını gizlemeden derhal amirine bildirir.
• Hastaların aldıkları tetkik, kontrast madde, sarf malzeme ve ek işlem hizmetlerinin eksiksiz ve doğru işlendiğini kontrol eder; ödemesi alınmamış hizmetlerin dökümünü alarak açıklamalarıyla birlikte Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na teslim eder, Fatura Kontrol ve Medikal Muhasebe ekibinden iletilen hatalı kurum faturalarının takibini ve düzeltilmesini sağlar.
• Bekleme alanındaki hastaların bekleme süresini takip eder; cihaz arızası, acil hasta girişi veya hekim gecikmesi nedeniyle oluşan beklemelerde hastaları tahmini süre hakkında bilgilendirir, uzun beklemeleri Radyoloji Sorumlu Teknikeri ve Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na bildirir ve bekleme süresi göstergesine veri sağlar.
• Sağlık kurulu raporları, sürücü ve işe giriş muayeneleri için istenen tetkik sonuçlarını Radyoloji Uzmanı ve teknikerlere zamanında iletir; hastalara ait raporların Başhekimliğe imzalatılması için gerekli takip ve yönlendirmeleri yapar, gerektiğinde bizzat imzalatarak hasta ve yakınlarına yardımcı olur.
• Onaylanmış radyoloji raporlarını ve görüntü ortamlarını yalnızca hastanın kendisine, yasal temsilcisine veya hastanın yazılı bilgi paylaşım iznine sahip kişiye kimlik kontrolü yaparak ve teslim kaydı alarak verir; telefonla arayan kişilere tetkik sonucu hakkında bilgi vermez, onaylanmamış raporu hastaya vermez ve rapor içeriği hakkında tıbbi yorum yapmaz.
• Hasta mahremiyetini korur; soyunma kabinlerinin ve tetkik odalarının hasta içerideyken kapalı tutulmasına, bekleme alanında hastanın adının ve tetkik türünün yüksek sesle anons edilmemesine ve kurumun belirlediği çağırma yönteminin kullanılmasına özen gösterir.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında hastaların görüntü, rapor ve kimlik bilgilerini korur; RIS ekranlarını gözetimsiz bırakmaz, masadan ayrılırken ekranı kilitler, kişisel şifresini paylaşmaz, monitörü banko önündekilerin göremeyeceği şekilde konumlandırır, kimlik, sigorta ve tetkik belgelerini açıkta bırakmaz, belgeleri kişisel cihazla fotoğraflamaz ve sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz, veri ihlali şüphesini derhal Kalite Direktörlüğü ve Hastane Müdürü’ne yazılı olarak bildirir.
• Radyoloji Birimi’nde radyasyon alanı uyarı işaretlerine ve giriş kısıtlamalarına uyar; hasta yakınlarının ve yetkisiz kişilerin kontrollü alanlara girmesini engeller, tetkik odalarına yalnızca tekniker izniyle ve gerekli koruyucu önlemlerle girilebileceğini bilir.
• Hasta ve hasta yakınlarının soru, istek, şikayet ve önerilerini empatiyle dinler; yetkisi dahilinde çözüm üretir, çözemediği konuları Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na ve Hasta Hakları Birimi’ne yönlendirir, memnuniyet anketlerinin doldurulmasını sağlar ve ilgili birimlerle iletişim kurarak hastaya doğru bilgi aktarır.
• Kayıt, randevu ve tetkik kabul sürecinde yaşanan kimlik karışıklığı, yanlış tetkik veya yanlış taraf istemi onayı, mükerrer dosya, eksik gebelik/MR güvenlik formu, kasa açığı gibi istenmeyen olayları ve ramak kala olayları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; kök neden analizlerine ve Düzeltici/İyileştirici Faaliyet çalışmalarına katılır.
• Kayıt bankosundaki bilgisayar, barkod yazıcı, kimlik okuyucu, POS cihazı, ödeme kaydedici cihaz ve CD yazıcının çalışır durumda olmasını sağlar; arızaları Bilgi İşlem ve Teknik Servis’e bildirir, görüntüleme cihazı arızalarında teknikerden aldığı bilgiye göre randevuları yeniden planlar, kırtasiye ve sarf malzeme stoğunu takip ederek eksikleri önceden talep eder.
• Mavi Kod, Beyaz Kod ve diğer renkli kod durumlarında çağrı sistemini kullanarak kodun başlatılmasına destek olur; kontrast madde reaksiyonu gibi acil durumlarda tekniker ve hekimin talimatıyla Mavi Kod çağrısını yapar, afet, yangın ve tahliye durumlarında Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında bekleme alanındaki hastaların tahliyesine yardım eder.
• Bölümle ilgili günlük ve aylık raporları hazırlar, yöneticisiyle paylaşır ve güvenli şekilde arşivler; sorumluluğundaki belgelerin düzenli dosyalanmasını ve tıbbi kayıt niteliğindeki evrakın Arşiv Birimi’ne teslimini sağlar.
• İşe yeni başlayan hasta kabul personeline rehberlik eder; uyum eğitimi ve zorunlu eğitimlere katılır, Medula/SUT ve sigorta mevzuatındaki güncellemeleri takip eder, hizmet kalitesinin gelişimi için önerilerde bulunur.
• Teslim aldığı demirbaş, nakit ve kıymetli evrakın güvenliğinden sorumludur; amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Görev tanımı, RIS yetkilendirme profili, SGK/SUT kuralları, sigorta sözleşmeleri ve kurumsal fiyat listeleri sınırları dahilinde hastanın kayıt-kabulünü yapma, hekim istemine uygun tetkik onayı verme, randevu planlama ve değiştirme, provizyon alma, resmi kurum ve sözleşme indirimlerini uygulama, tahsilat şeklini belirleme, fatura düzenleme, ön hazırlık veya güvenlik formu eksik olan hastayı tetkike almadan önce teknikere bildirme ve kimlik doğrulaması yapılmayan kişiye rapor vermeme yetkisine sahiptir. Tetkik endikasyonu belirleme, istem olmaksızın tetkik açma veya tetkik değiştirme, kontrast madde kullanımına karar verme, rapor içeriği hakkında tıbbi açıklama yapma, onaysız indirim uygulama veya kurum adına borç silme yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Radyoloji kayıt bankosu ve bekleme alanının düzenini denetleme; stajyer ve yeni başlayan hasta kabul personelinin kayıt ve kasa uygulamalarını kontrol etme; hasta taşıma personelini öncelikli hastanın nakli için yönlendirme yetkisine sahiptir. Radyoloji teknikerleri ve diğer personel üzerinde görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur; bu yetki Radyoloji Sorumlu Teknikeri, Radyoloji Uzmanı ve Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na aittir.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Radyolojik tetkik için başvuran her bireyin tanı sürecinde kaygılı ve hassas bir durumda olduğu bilinciyle; hastanın güvenliğini, doğru hasta-doğru tetkik ilkesine idari katkıyı, onurunu ve memnuniyetini daima birinci önceliği sayar.
• Mali Dürüstlük ve Güvenilirlik: Kasa ve tahsilat işlemlerinde mutlak dürüstlük, şeffaflık ve doğruluk sergiler; kurumsal fiyat listeleri ve yasal belge düzeni dışında hiçbir gayri resmi işlem yapmaz, kasa açığı veya fazlasını gizlemeden anında amirine bildirir.
• Hasta Özerkliği ve Bilgilendirme: Hastanın tetkik hazırlığı, ücret, radyasyon ve kontrast madde riskleri hakkında bilgilendirilme ve onam verme hakkına saygı gösterir; tıbbi bilgilendirmenin hekim sorumluluğunda olduğunu bilir ve hastayı yanıltıcı veya eksik bilgiyle karşı karşıya bırakmaz.
• Mahremiyet ve Sır Saklama: Kayıt ve tetkik sürecinde öğrendiği hastanın tanısını, gebelik durumunu, onkolojik bulgularını ve tetkik sonuçlarını üçüncü kişilerle paylaşmaz; banko önünde ve bekleme alanında hastanın kişisel ve sağlık verilerini başkalarının işitebileceği veya görebileceği şekilde ifşa etmez.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastanın ırkı, etnik kökeni, dili, dini, inancı, politik görüşü, cinsiyeti, yaşı, engel durumu, sosyal veya ekonomik konumu ve sigorta türü temelinde ayrımcılık yapmaz; randevu ve tetkik sırasını yalnızca tıbbi aciliyet, mevzuattaki öncelik kuralları ve başvuru sırasına göre belirler.
• Mesleki Dürüstlük: Görevini dürüstlük çerçevesinde yürütür; randevu öne alma veya ücret kolaylığı karşılığında hediye ya da menfaat kabul etmez, kurum kaynaklarını amacı dışında kullanmaz.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastanın T.C. kimlik numarası, iletişim bilgileri, sigorta ve ödeme bilgileri, görüntü ve raporları dahil tüm kişisel sağlık verilerini hastanın vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; görüntüleme cihazlarının sınırlı kapasitesi karşısında acil, yatan ve randevulu hastaların eş zamanlı talepleri, cihaz arızası ve hekim gecikmelerinin yarattığı bekleme süresi şikayetleri, provizyon ve ücret konularında hasta ve yakınlarıyla yaşanan gerilimler, teknikerler ve hekimlerle randevu sıralaması konusundaki görüş ayrılıkları ile vardiyalı çalışmanın çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, olası çatışma anlarını öngörebilmesi ve yapıcı, empatik, kurumsal nezakete dayalı ve mevzuata uygun bir profesyonel iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde radyoloji hasta kabul görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Randevu ve acil tetkik öncelik kurallarının Radyoloji Uzmanı ile birlikte yazılı olarak tanımlanması, banko ve vardiya görevlendirmelerinin hasta yoğunluğu analizine göre adil planlanması, teknikerler ile hasta kabul personeli arasındaki görev sınırlarının netleştirilmesi, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı, banko ataması veya çalışma çizelgesi konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda radyoloji kayıt bankosunun kapatılması, hastaların kayıtsız veya randevusuz bekletilmesi, güvenlik formlarının kontrolsüz bırakılması, kasanın takipsiz kalması, görevin veya birimin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Hizmet mevcut plan doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Hasta Hizmetleri Sorumlusu tarafından, gerektiğinde Radyoloji Sorumlu Teknikeri’nin görüşü alınarak, personelin iş tecrübesi, hasta yoğunluğu analizleri, çalışma çizelgesi geçmişi, kasa sorumluluk dengesi ve yasal görev sınırları gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu İdari Koordinatör Müdür ve Hastane Müdürü’ne; tetkik önceliği ve işleyişe ilişkin hekim ve teknikerlerle yaşanan uyuşmazlıklarda ise Radyoloji Uzmanı ve Başhekimliğe iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.