ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.62- RADYOLOJİ RAPORTÖRÜ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

RADYOLOJİ RAPORTÖRÜ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Hasta Hizmetleri / Radyoloji

GÖREV ADI: Radyoloji Raportörü

AMİR ve ÜST AMİRLER: Hasta Hizmetleri Sorumlusu ve İdari Koordinatör Müdür’e dikey; Hastane Müdürü üst amiridir. Radyoloji Uzmanı’na  bağlıdır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Hasta Hizmetleri Sorumlusu tarafından belirlenen ve İdari Koordinatör Müdür tarafından onaylanan, tıbbi terminoloji ve hızlı yazım yetkinliğine sahip bir diğer Radyoloji Raportörü veya Radyoloji Hasta Kabul Yetkilisi tarafından yürütülür; rapor onay yetkisi her durumda yalnızca Radyoloji Uzmanı’na aittir.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital Radyoloji Birimi’nde gerçekleştirilen ultrasonografi, bilgisayarlı tomografi, manyetik rezonans, mamografi ve konvansiyonel radyografi tetkiklerine ait raporların; Radyoloji Uzmanı’nın diktesine sadık kalınarak zamanında, eksiksiz, standart terminoloji ve kısaltmalarla yazılması, hekim onayı ve imzası tamamlanmadan hiçbir raporun kullanıma sunulmaması, hatalı rapor düzeltmelerinin izlenebilir biçimde yürütülmesi, raporların hasta ve hekime KVKK’ya uygun teslimi, radyoloji yazışma ve kayıt süreçlerinin düzenli yürütülmesi ve tüm süreçlerin TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları, Radyoloji, Radyom ve Elektrikle Tedavi Müesseseleri Hakkında Tüzük, Hasta Hakları Yönetmeliği, 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Radyoloji Uzmanı tarafından sesli dikte sistemi, ses tanıma yazılımı veya el yazısı ile oluşturulan ultrasonografi, bilgisayarlı tomografi, manyetik rezonans, mamografi ve radyografi tetkik raporlarını diktenin içeriğine sadık kalarak, hekimin söylediği bulgu ve sonuç ifadelerini değiştirmeden rapor ekranına yazar.
• Rapor yazımına başlamadan önce raporun ait olduğu hastanın kimliğini en az iki tanımlayıcı (ad-soyad, doğum tarihi/protokol numarası) ve tetkik erişim numarası ile PACS kaydındaki tetkikle eşleştirir; yanlış hastaya rapor yazılmasını engeller, uyumsuzlukları derhal hekime bildirir.
• Raporları çekim ve dikte sırasına göre, acil servis ve yatan hasta tetkiklerine öncelik vererek yazar; kurumun belirlediği rapor tamamlanma hedef sürelerine uyar ve süreleri aşma riski olan raporları Radyoloji Uzmanı’na bildirir.
• Yazılan raporları hastanenin onayladığı tıbbi terminoloji, kısaltma listesi ve rapor şablonlarına uygunluk, yazım ve imla doğruluğu, ölçü birimleri, taraf ve anatomik bölge tutarlılığı yönünden gözden geçirir; şüpheli veya anlaşılmayan ifadeleri kendi yorumuyla tamamlamaz, hekime sorarak netleştirir.
• Rapor Onay Süreci: yazımı tamamlanan raporu Radyoloji Uzmanı’nın kontrolüne sunar; raporun hekim tarafından okunup elektronik imza veya ıslak imza ve kaşe ile onaylanmasını sağlar, onaylanmamış hiçbir raporu hastaya, hekime veya sisteme sonuç olarak vermez ve onaysız raporların takip listesini günlük olarak hekime hatırlatır.
• Hasta raporlarında hekim kaşe, imza, tarih ve saat bilgilerinin eksiksiz ve doğru olup olmadığını kontrol eder; eksiklikleri ilgili Radyoloji Uzmanı’na tamamlatır, raporların hekim tarafından zamanında yazılmasını ve onaylanmasını takip ederek gecikmeleri Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na raporlar.
• Hatalı Rapor Düzeltme: onaylanmış bir raporda yazım hatası, yanlış hasta veya içerik hatası fark edildiğinde raporu kendi başına değiştirmez; durumu derhal Radyoloji Uzmanı’na bildirir, düzeltmenin hekim tarafından ek rapor veya düzeltilmiş rapor olarak, önceki sürümün izlenebilirliği korunarak yapılmasını sağlar ve ilgili klinisyen hekimin düzeltme hakkında bilgilendirilmesini takip eder.
• Radyoloji Uzmanı’nın beklenmeyen veya kritik bulgu saptadığı tetkiklerde hekimin istemi yapan klinisyene yaptığı sözlü bildirimin tarih, saat, bildiren ve bildirilen kişi bilgilerini kurum prosedürüne uygun şekilde kayıt altına almasına destek olur; kritik bulgu bildirim kayıtlarını dosyalar.
• Onaylanan raporların, e-Nabız ve mevzuat gereği Sağlık Bakanlığı Teletıp sistemine aktarımını takip eder; aktarım hatalarını Bilgi İşlem Birimi’ne bildirir ve sonuçlandırılmasını izler.
• Rapor ve görüntü teslimini yalnızca hastanın kendisine, yasal temsilcisine veya hastanın yazılı bilgi paylaşım iznine sahip kişiye kimlik kontrolü yaparak ve teslim kaydı alarak yapar; telefonla arayan kişilere rapor sonucu veya içeriği hakkında bilgi vermez.
• Raporunu almaya gelen hastaları karşılar; raporu henüz onaylanmamış hastaları tahmini süre konusunda bilgilendirir, raporun yorumlanması ve tedaviye ilişkin soruları hekime yönlendirir ve hastaya rapor içeriği hakkında tıbbi açıklama yapmaz.
• Dış merkezlerden getirilen tetkik ve raporların kurum sistemine kayıt ve PACS’a aktarım taleplerini Radyoloji Uzmanı ve teknikerler ile koordine eder; sağlık kurulu ve diğer resmi raporlar için istenen tetkik sonuçlarını zamanında ilgili hekime iletir.
• Radyoloji bölümündeki haberleşme, kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yürütür; bölüme gelen ve bölümden giden yazılı bildirimleri takip ederek ilgili kişilere teslim eder veya teslim edilmesini sağlar, aldığı not ve mesajları ilgililere zamanında iletir.
• Bölümde kullanılan tıbbi ve genel demirbaş malzemelerinin temini ile bakım-onarım talepleri için Biyomedikal, Teknik Servis, Satın Alma ve Depo birimleriyle ilgili formlar aracılığıyla yazışmaları yürütür; cihaz arızası nedeniyle rapor veya tetkik gecikmelerini Radyoloji Uzmanı ve Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na bildirir.
• Radyoloji raporlarının, dikte kayıtlarının ve teslim tutanaklarının mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanmasını ve tıbbi kayıt niteliğindeki belgelerin Arşiv Birimi’ne kayıtlı biçimde teslimini sağlar; arşivden rapor talebi ve iadelerini kayıt altında yürütür.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında hastaların radyolojik görüntülerini, raporlarını ve kimlik bilgilerini korur; RIS/PACS masadan ayrılırken ekranı kilitler, şifresini paylaşmaz, ekranı hasta ve yakınlarının göremeyeceği şekilde konumlandırır, rapor ve görüntüleri kişisel cihazla fotoğraflamaz, kopyalamaz ve sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz.
• Basılı rapor nüshalarını, CD/DVD ortamlarını ve dikte kayıtlarını açıkta bırakmaz; teslim edilmeyen raporları kilitli dolapta muhafaza eder, imha edilecek hatalı çıktıları kurum belge imha prosedürüne göre kıyıcıdan geçirir, veri ihlali şüphesini derhal Kalite Direktörlüğü ve Hastane Müdürü’ne yazılı olarak bildirir.
• Radyoloji Birimi’nde çalışırken radyasyon alanı uyarı işaretlerine ve giriş kısıtlamalarına uyar; kontrollü alanlara görevi gerektirmedikçe girmez, Radyasyon Güvenliği Yönetmeliği kapsamındaki bölüm kurallarına riayet eder.
• Rapor yazım ve teslim sürecinde yaşanan yanlış hastaya rapor yazımı, onaysız rapor teslimi, yanlış kişiye rapor verilmesi, kayıp CD veya rapor gibi istenmeyen olayları ve ramak kala olayları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; kök neden analizlerine ve Düzeltici/İyileştirici Faaliyet çalışmalarına katılır.
• Radyoloji bölüm kalite göstergelerine günlük ve aylık veri sağlar; istatistikleri Radyoloji Uzmanı ve Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na sunar, öz değerlendirme ve TÜSKA SAS denetimlerine katılır.
• Hasta ve hasta yakınlarının rapor teslim süresi veya işleyişe ilişkin şikayet ve önerilerini empatiyle dinler; yetkisi dahilinde çözüm üretir, çözemediği konuları Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na ve Hasta Hakları Birimi’ne yönlendirir, memnuniyet anketlerinin doldurulmasını sağlar.
• Mavi Kod, Beyaz Kod ve diğer renkli kod durumlarında çağrı sistemini kullanarak kodun başlatılmasına destek olur; afet, yangın ve tahliye durumlarında Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında verilen görevi yerine getirir.
• Dikte sistemi, bilgisayar, yazıcı ve CD yazıcı cihazlarının çalışır durumda olmasını sağlar; arızaları Bilgi İşlem ve Teknik Servis’e bildirir, ofis araç gereçlerini ve kırtasiye malzemelerini ekonomik kullanır ve sorumluluğundaki ekipmanın güvenliğinden sorumludur.
• İşe yeni başlayan raportörlere rehberlik eder; uyum eğitimi ve zorunlu eğitimlere katılır, tıbbi terminoloji ve radyoloji raporlama alanındaki gelişmeleri takip eder, hizmet kalitesinin gelişimi için önerilerde bulunur.
• Sorumluluğundaki çalışmalarla ilgili raporları hazırlar, yöneticisine sunar ve düzgün şekilde dosyalar; amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Görev tanımı, RIS yetkilendirme profili ve kurum radyoloji raporlama prosedürü sınırları dahilinde rapor yazım sırasını aciliyete göre düzenleme, terminoloji ve yazım tutarlılığı için hekime düzeltme önerme, onaysız raporu teslim etmeme, kimlik ve yetki doğrulaması yapılmayan kişiye rapor vermeme ve rapor teslim kaydı tutma yetkisine sahiptir. Rapor içeriğini yorumlama, bulgu veya sonuç ekleme, çıkarma ya da değiştirme, hekim adına rapor onaylama veya imzalama, hastaya rapor içeriği hakkında tıbbi açıklama yapma ve onaylanmış raporda hekim bilgisi dışında düzeltme yapma yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Raportör çalışma alanının düzenini, rapor teslim ve arşiv sistematiğini denetleme; stajyer ve yeni başlayan raportörlerin yazım uygulamalarını kontrol etme yetkisine sahiptir. Radyoloji teknikerleri ve diğer personel üzerinde görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur; bu yetki Radyoloji Uzmanı, Radyoloji Sorumlu Teknikeri ve Hasta Hizmetleri Sorumlusu’na aittir.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Radyoloji raporunun hastanın tanı ve tedavi kararlarını doğrudan etkilediği bilinciyle; raporun doğruluğunu, zamanında tamamlanmasını ve hasta güvenliğini daima birinci önceliği sayar.
• Zarar Vermeme ve Doğruluk: Dikteye sadık kalır; hekimin ifadelerini kendi yorumuyla değiştirmez, tahminle tamamlamaz, anlaşılmayan noktaları mutlaka hekime sorar ve onaysız raporu kullanıma sunmaz.
• Hasta Özerkliği ve Bilgilendirme: Hastanın raporuna erişim hakkına saygı gösterir; rapor içeriğinin yorumlanmasının hekim sorumluluğunda olduğunu bilir ve hastayı doğru bilgi kaynağına yönlendirir.
• Mahremiyet ve Sır Saklama: Raporlarda öğrendiği tanı, gebelik, onkolojik bulgu ve diğer hassas bilgileri üçüncü kişilerle paylaşmaz; rapor ve görüntüleri yalnızca yetkili kişilere kimlik doğrulamasıyla teslim eder.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastanın ırkı, etnik kökeni, dili, dini, inancı, politik görüşü, cinsiyeti, yaşı, engel durumu, sosyal veya ekonomik konumu ve sigorta türü temelinde ayrımcılık yapmaz; rapor yazım ve teslim sırasını yalnızca tıbbi aciliyet ve başvuru sırasına göre belirler.
• Mesleki Dürüstlük: Görevini dürüstlük çerçevesinde yürütür; hasta veya hasta yakınlarından raporu öne alma ya da içerik değiştirme karşılığında hediye veya menfaat kabul etmez, kurum kaynaklarını amacı dışında kullanmaz.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastanın radyolojik görüntüleri, raporları, kimlik ve iletişim bilgileri dahil tüm kişisel sağlık verilerini hastanın vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; yoğun tetkik günlerinde biriken dikte yükü ve rapor süresi baskısı, hekimlerin dikte netliği ve onay hızına ilişkin karşılıklı beklentiler, raporunu bekleyen hasta ve yakınlarının sabırsızlığı, klinisyen hekimlerin acil rapor talepleri ile dikte sistemi ve PACS kaynaklı teknik aksaklıkların çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, olası çatışma anlarını öngörebilmesi ve yapıcı, empatik, kurumsal nezakete dayalı ve mevzuata uygun bir profesyonel iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde radyoloji raportörlüğü görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Rapor yükünün raportörler arasında tetkik türü ve sayısına göre adil dağıtılması, rapor süresi hedeflerinin ve onay akışının Radyoloji Uzmanı ile birlikte yazılı olarak tanımlanması, standart kısaltma ve şablon listelerinin güncel tutulması, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı veya çalışma çizelgesi konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda rapor yazımının durdurulması, acil ve yatan hasta raporlarının bekletilmesi, onay takibinin bırakılması, görevin veya birimin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Hizmet mevcut plan doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Hasta Hizmetleri Sorumlusu tarafından, gerektiğinde Radyoloji Uzmanı’nın görüşü alınarak, personelin iş tecrübesi, rapor yükü dengesi, çalışma çizelgesi geçmişi ve yasal görev sınırları gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu İdari Koordinatör Müdür ve Hastane Müdürü’ne; rapor içeriği ve onay süreçlerine ilişkin hekimlerle yaşanan uyuşmazlıklarda ise Radyoloji Uzmanı ve Başhekimliğe iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.