ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.18- AMELİYATHANE SEKRETERİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

AMELİYATHANE SEKRETERİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Hasta Hizmetleri / Ameliyathane

GÖREV ADI: Ameliyathane Sekreteri

AMİR ve ÜST AMİRLER:  İdari Koordinatör Müdür

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; İdari Koordinatör Müdür tarafından onaylanan, ameliyat programı ve yatan hasta dosya süreçlerinde yetkin bir Kat Sekreteri  tarafından yürütülür.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital Ameliyathanesi’nde elektif ve acil cerrahi girişim uygulanacak tüm hastaların; ameliyat randevu ve program kayıtlarının doğru oluşturulması, hasta dosyalarının kimlik, onam, cerrahi güvenlik ve sigorta belgeleri yönünden eksiksiz hazırlanması, ameliyat notu, patoloji ve implant kayıtlarının tam ve izlenebilir biçimde tutulması, hasta yakınlarının ameliyat süreci hakkında kurallara uygun bilgilendirilmesi ve tüm ameliyathane sekreterya süreçlerinin TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları (SAS v3: Ameliyathane ve Güvenli Cerrahi, Hasta Deneyimi, Bilgi Yönetimi, Tıbbi Kayıt ve Arşiv boyutları), Özel Hastaneler Yönetmeliği, Hasta Hakları Yönetmeliği, Sosyal Güvenlik Kurumu Sağlık Uygulama Tebliği, 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Cerrah hekimlerden telefonla veya SBYS (Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi) üzerinden gelen ameliyat randevu taleplerini kurumun belirlediği program kuralları, salon ve anestezi ekibi uygunluğu çerçevesinde alır; elektif ve acil ameliyatlar için ameliyathane randevusunun hazır olmasını ve günlük ameliyat programının Ameliyathane Sorumlu Hemşiresi ile Anestezi ve Reanimasyon Uzmanı onayıyla kesinleşmesini sağlar.
• Günlük ameliyat listesini hasta adı-soyadı, protokol numarası, doğum tarihi, yatış katı, cerrah, anestezi türü, planlanan işlem, taraf (sağ/sol) ve tahmini süre bilgileriyle eksiksiz oluşturur; listeyi ilgili servis, yoğun bakım, Hasta Yatış-Çıkış Birimi, Merkezi Sterilizasyon Ünitesi ve anestezi ekibi ile paylaşır, program değişikliklerini anlık olarak günceller ve ilgililere bildirir.
• Ameliyata alınacak hastanın dosyasını kabulden önce kontrol eder; hasta kimlik bilekliğinin ve dosyadaki en az iki tanımlayıcının (ad-soyad, doğum tarihi/protokol numarası) ameliyat listesi ile uyumlu olduğunu doğrular, uyumsuzlukları hastayı ameliyathaneye almadan önce Ameliyathane Sorumlu Hemşiresi’ne bildirir.
• Yatışı yapılan hastanın dosya bilgilerini (hasta numarası, yatış katı, ad-soyad, hekim, yaş, alerji ve izolasyon durumu notu) kontrol ederek anestezi hekimine ve Ameliyathane Sorumlu Hemşiresi’ne bildirir; ameliyat öncesi anestezi değerlendirmesinin ve istenen tetkiklerin dosyada bulunmasını takip eder.
• Özel sigortalı ve anlaşmalı kurum hastalarının ameliyat ön onay (provizyon) belgelerinin ameliyat öncesinde alınmış olduğunu Özel Sigorta (Provizyon) Birimi ve Hasta Yatış-Çıkış Birimi ile teyit eder; SGK hastalarında işlemlerin Sağlık Uygulama Tebliği kodlarına uygun şekilde sistemde tanımlanmasını sağlar.
• Ameliyat sırasında kullanılan ilaç, sarf malzeme, özellikli malzeme ve implantların SBYS üzerinde hasta üzerine eksiksiz işlenmesini (charge) sağlar; implant barkod ve lot numaralarının hasta dosyasına ve mevzuat gereği Ürün Takip Sistemi (ÜTS) kayıtlarına girilmesini ilgili hemşire ve biyomedikal/depo birimi ile koordineli olarak takip eder.
• Ameliyatta alınan patoloji ve diğer numunelerin patoloji istem formlarını hasta kimlik bilgileri, numune türü, alındığı bölge ve hekim bilgisiyle eksiksiz hazırlar; numune gönderim ve teslim kayıtlarını (numune kayıt defteri/sistem kaydı, teslim saati, teslim alan) tutar, patoloji raporlarının sonuçlanmasını takip ederek dosyaya eklenmesini ve hekime ulaşmasını sağlar.
• Ameliyathane kayıt defterini mevzuata uygun şekilde tutar; her ameliyat için hasta, cerrah, anestezi hekimi, işlem, başlangıç ve bitiş saati, anestezi türü ve salon bilgilerini eksiksiz kaydeder, kayıtları yetkisiz erişime karşı korur.
• Ameliyat olan hastaların yakınlarını bilgilendirmek için kullanılan bekleme alanı bilgi ekranının güncellemelerini anlık ve doğru şekilde işler; ekranda hasta mahremiyetini ihlal edecek açık kimlik veya tanı bilgisi yerine kurumun belirlediği kodlama yöntemini kullanır.
• Hasta yakınlarına ameliyatın başladığı, sürdüğü ve bittiği bilgisini kurum kurallarına uygun olarak verir; hastanın klinik durumu, bulgular ve prognoz hakkında bilgi vermez, bu bilgilendirmenin yalnızca cerrah tarafından yapılacağını açıklar ve hekim görüşmesini organize eder.
• Ameliyatın iptali, ertelenmesi veya sıra değişikliği durumunda hasta, hasta yakını, servis, anestezi ekibi ve Hasta Yatış-Çıkış Birimi’nin zamanında bilgilendirilmesini sağlar; iptal nedenini ve bildirim saatini kayıt altına alır, ameliyat iptal oranı göstergesine veri sağlar.
• Ameliyat sonrası hastanın servise, yoğun bakıma veya uyandırma ünitesine devrinde hasta dosyasının eksiksiz olarak ilgili birime teslim edilmesini hemşire ekibi ile koordineli takip eder; ameliyathaneden çıkan dosyaların tamlık kontrolünü yaparak eksik evrakı tamamlatır.
• Hasta ve hasta yakınlarının istek ve ihtiyaçlarını ilgili birim ve kişilerle koordineli çalışarak karşılar; soruları doğru şekilde yanıtlar veya ilgili kişiye yönlendirir, şikayetleri Hasta Hakları Birimi’ne iletir, memnuniyet anketlerinin doldurulmasını sağlar.
• Ameliyathane kısıtlı alan kurallarına uyar; sekreterya alanı dışında yarı steril ve steril alanlara ancak uygun kıyafet, bone ve galoş ile ve Ameliyathane Sorumlu Hemşiresi’nin izniyle girer, hasta yakınlarının ve yetkisiz kişilerin ameliyathane kapısından içeri girmesini engeller.
• Biriminde kullanılan tüm form, onam ve kayıt defterlerinin güncel revizyonlarının eksiksiz bulunmasını sağlar; yürürlükten kalkmış formları kullanımdan kaldırır ve doküman yönetim sistemine uygun hareket eder.
• Ameliyathane ile diğer birimler arasındaki yazışmaları, bölüme gelen ve giden evrakı takip eder; demirbaş, tıbbi cihaz ve malzeme temini ile bakım-onarım talepleri için ilgili formlarla Biyomedikal, Teknik Servis ve Satın Alma birimleriyle yazışmaları yürütür.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında hastaların ameliyat türü, tanısı, patoloji sonucu ve kimlik bilgilerini içeren tüm verileri korur; SBYS ekranını gözetimsiz bırakmaz, ekranı kilitler, şifresini paylaşmaz, ameliyat listelerini bekleme alanından görülebilecek yerlerde bırakmaz, kayıtları kişisel cihazla fotoğraflamaz ve sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz.
• Telefonla arayan kişilere hastanın ameliyat olup olmadığı, ameliyat sonucu veya patoloji sonucu hakkında bilgi vermez; bu bilgileri yalnızca hastanın bilgi paylaşımına onay verdiği kişilere hekim aracılığıyla ulaştırır.
• Ameliyat programı ve dosya süreçlerinde yaşanan yanlış hasta, yanlış taraf veya yanlış işlem kaydı, eksik onam, kayıp patoloji numunesi kaydı, implant kayıt hatası gibi istenmeyen olayları ve ramak kala olayları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne (İOBS) bildirir; kök neden analizlerine ve Düzeltici/İyileştirici Faaliyet (DİF) çalışmalarına katılır.
• Ameliyatı tamamlanan ve taburcu olan hastaların dosyalarının tıbbi kayıt tamlık kontrol listesine göre kontrol edilerek Arşiv Birimi’ne tutanakla teslim edilmesine Kat Sekreterleri ile koordineli olarak katkı sağlar.
• İşe yeni başlayan sekreterlere rehberlik eder; uyum eğitimi ve zorunlu eğitimlere (hasta güvenliği ve güvenli cerrahi farkındalığı, KVKK, hasta hakları ve iletişim, enfeksiyon kontrolü, afet ve yangın) katılır, mesleki gelişmeleri takip eder ve hizmet kalitesinin gelişimi için önerilerde bulunur.
• Sorumluluğundaki çalışmalarla ilgili raporları hazırlar, yöneticisine sunar ve düzgün şekilde dosyalar; amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Görev tanımı, SBYS yetkilendirme profili, ameliyathane program kuralları ve kurum tıbbi kayıt prosedürleri sınırları dahilinde hekim taleplerine göre ameliyat randevusu planlama, program değişikliklerini ilgililere duyurma, eksik belgeli dosyayı ameliyathane kabulü öncesinde Sorumlu Hemşire’ye bildirme, hasta yakını bilgi ekranını yönetme ve dosya eksikliklerini tamamlatma yetkisine sahiptir. Ameliyat endikasyonu veya sırası konusunda tıbbi karar verme, onam alma, hastanın klinik durumu hakkında bilgi verme, ameliyat notu veya patoloji raporunu hekim yerine düzenleme ya da değiştirme ve program değişikliğini hekim onayı olmaksızın yapma yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Ameliyathane sekreterya alanının düzenini ve kayıt defterlerinin tutulma sistematiğini denetleme; stajyer ve yeni başlayan sekreterlerin kayıt uygulamalarını kontrol etme yetkisine sahiptir. Hemşire, tekniker ve diğer ameliyathane personeli üzerinde görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur; bu yetki Ameliyathane Sorumlu Hemşiresi ve İdari Koordinatör Müdürü’ne aittir.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Ameliyat olacak her hastanın yüksek kaygı içinde ve kırılgan bir süreçte olduğu bilinciyle; hastanın güvenliğini, doğru hasta-doğru işlem-doğru taraf ilkesine idari katkıyı ve hasta yakınlarının saygın biçimde bilgilendirilmesini daima birinci önceliği sayar.
• Zarar Vermeme ve Doğruluk: Ameliyat listesi, dosya ve kayıt süreçlerinde ihmal veya dikkatsizlik nedeniyle hastanın zarar görmesini önler; kayıtları gerçeğe uygun tutar, hekim imzası olmayan raporu dosyaya işlemez.
• Adalet ve Şeffaflık: Ameliyat programında salon ve sıra planlamasını yalnızca tıbbi öncelik ve kurumsal kurallar çerçevesinde yürütür; hiçbir hekime veya hastaya haksız öncelik tanımaz.
• Mahremiyet ve Sır Saklama: Ameliyat türü, tanı, patoloji sonucu ve hastanın özel durumuna ilişkin bilgileri üçüncü kişilerle paylaşmaz; bekleme alanı ekranında ve telefon görüşmelerinde hasta mahremiyetini korur.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastanın ırkı, etnik kökeni, dili, dini, inancı, politik görüşü, cinsiyeti, yaşı, engel durumu, sosyal veya ekonomik konumu ve sigorta türü temelinde ayrımcılık yapmaz; tüm hasta ve yakınlarına eşit, adil ve saygılı hizmet sunar.
• Mesleki Dürüstlük: Görevini dürüstlük çerçevesinde yürütür; hekim, hasta, hasta yakını veya tedarikçi firmalardan hediye ya da menfaat kabul etmez, implant ve malzeme kayıtlarında gerçeğe aykırı işlem yapmaz.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastanın kimlik, tanı, ameliyat, patoloji ve implant bilgileri dahil tüm kişisel sağlık verilerini 6698 sayılı Kanun kapsamında ve hastanın vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; farklı cerrahi branş hekimlerinin salon ve saat taleplerinin çakışması, acil ameliyatların elektif programı bozması, anestezi ve hemşire ekibi ile program değişikliklerinin iletişiminde yaşanan aksaklıklar, bekleme alanındaki kaygılı hasta yakınlarının bilgi talepleri, eksik evrak nedeniyle ameliyat gecikmelerinde sorumluluğun paylaşımı ile uzun ve düzensiz mesai saatlerinin çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, olası çatışma anlarını öngörebilmesi ve yapıcı, empatik, kurumsal nezakete dayalı ve mevzuata uygun bir profesyonel iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde ameliyathane sekreterliği görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Ameliyat programlama kurallarının ve acil ameliyat öncelik ilkelerinin yazılı olarak tanımlanması, sekreter ile hemşire ve anestezi ekibi arasındaki görev sınırlarının netleştirilmesi, günlük program toplantıları, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı veya çalışma çizelgesi konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda ameliyathane sekreteryasının boş bırakılması, ameliyat programının güncellenmemesi, hasta dosyalarının kontrolsüz ameliyathaneye alınması, hasta yakını bilgi ekranının takipsiz kalması, görevin veya birimin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Hizmet mevcut plan doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Hasta Hizmetleri Sorumlusu tarafından, gerektiğinde Ameliyathane Sorumlu Hemşiresi’nin görüşü alınarak, personelin iş tecrübesi, program yoğunluğu, çalışma çizelgesi geçmişi ve yasal görev sınırları gözetilerek objektif kriterlerle değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu İdari Koordinatör Müdür ve Hastane Müdürü’ne; cerrah ve anestezi hekimleriyle yaşanan program uyuşmazlıklarında ise Ameliyathane Sorumlu Hekimi (Anestezi ve Reanimasyon Uzmanı) ve Başhekimliğe iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.