ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.09- YOĞUN BAKIM SEKRETERİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

YOĞUN BAKIM SEKRETERİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Hasta Hizmetleri / Yoğun Bakım Üniteleri

GÖREV ADI: Yoğun Bakım Sekreteri

AMİR ve ÜST AMİRLER: Hasta Hizmetleri Sorumlusu ve İdari Koordinatör Müdür’e dikey; Hastane Müdürü üst amiridir. Görev yaptığı yoğun bakım ünitesinin Sorumlu Hemşiresi’ne ve Yoğun Bakım Sorumlu Hekimi’ne ünite işleyişi, hasta dosyası ve kayıt süreçleri yönünden fonksiyonel olarak bağlıdır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; İdari Koordinatör Müdür tarafından onaylanan, yatan hasta dosya ve provizyon süreçlerinde yetkin bir diğer Kat Sekreteri veya Yoğun Bakım Sekreteri tarafından yürütülür.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital yoğun bakım ünitelerinde tedavi gören hastaların; yatıştan taburculuk, sevk veya ölüm sonrası işlemlere kadar tüm idari kayıt, provizyon, hizmet girişi (charge), rapor, dosya tamlığı ve arşiv süreçlerinin doğru, eksiksiz ve zamanında yürütülmesi; hasta yakınlarının yoğun bakım ziyaret ve bilgilendirme kurallarına uygun olarak karşılanması, hekim görüşmelerinin organize edilmesi ve tüm süreçlerin TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları (SAS v3: Yoğun Bakım, Hasta Deneyimi, Bilgi Yönetimi, Tıbbi Kayıt ve Arşiv boyutları), Yoğun Bakım Hizmetleri Yönergesi, Hasta Hakları Yönetmeliği, Sosyal Güvenlik Kurumu Sağlık Uygulama Tebliği, 6698 Sayılı KVKK mevzuatı ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirilmesini sağlamaktır.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Yoğun bakım ünitesine yatan her hastanın SBYS (Sağlık Bilgi Yönetim Sistemi) kaydını ve fiziki dosyasını yatışın ilk saatlerinde kontrol eder; kimlik bilgileri, tedavi provizyonu, dış kurum sevkleri, hekim imza ve kaşeleri ile gerekli tüm evrakın eksiksiz olmasını sağlar, gideremediği eksiklikleri İdari Koordinatör Müdür’e bildirerek organizasyonunu sağlar.
• Hasta Kimliğinin Doğrulanması: hastanın SBYS kaydındaki T.C. kimlik numarası, ad-soyad ve doğum tarihi bilgilerinin kimlik belgesi ve hasta kimlik bilekliği ile uyumunu kontrol eder; yoğun bakıma acil servisten veya ameliyathaneden kimliği belirsiz olarak kabul edilen hastalarda kimlik netleştiğinde kaydı günceller, mükerrer dosya oluşumunu engeller.
• Hastanın sosyal güvencesine göre (SGK, özel sağlık sigortası, tamamlayıcı sigorta, anlaşmalı kurum, yabancı uyruklu, ücretli) yatış provizyonunun alınmış olduğunu kontrol eder; yoğun bakım yatışlarında provizyon uzatma, ek provizyon ve sigorta ön onay süreçlerini Hasta Yatış-Çıkış Birimi ve Özel Sigorta (Provizyon) Birimi ile koordineli takip eder.
• Sosyal Güvenlik Kurumu Sağlık Uygulama Tebliği kapsamındaki yoğun bakım basamak (birinci, ikinci, üçüncü basamak) kontrollerini hekim tarafından belirlenen basamak kararına göre sistemde doğru şekilde işler; basamak değişikliklerinin gününde ve gerekçeli olarak kayda geçmesini sağlar.
• Hastaya uygulanan tüm tetkik, görüntüleme, konsültasyon, girişim, ilaç, kan ürünü ve sarf malzeme hizmetlerinin SBYS üzerinde hasta üzerine günlük olarak eksiksiz ve doğru işlendiğini kontrol eder; işlenmemiş hizmetleri ilgili hemşire ve hekim ile teyit ederek sisteme girer.
• Hastaya kullanılan tıbbi cihaz, ilaç ve malzemeler için düzenlenmesi gereken raporların (ilaç kullanım raporu, tıbbi malzeme raporu, sağlık kurulu raporu vb.) hekim tarafından hazırlanmasını organize eder, sisteme girişini ve onay takibini yapar; kan ürünü ve ilaç küpürlerinin dosyaya eklenmesini sağlar.
• Hasta ile ilgili makam yazılarını, reçeteleri ve iş göremezlik raporlarını mevzuata ve kurum formatına uygun olarak hazırlar; hekime imzalatarak hasta yakınına veya ilgili kuruma teslim eder.
• Adli vaka, zehirlenme, trafik kazası, iş kazası gibi bildirimi zorunlu durumlarda hekimin yaptığı bildirimi idari olarak destekler; bildirim yapılması gereken kurumlarla yazışmaları yürütür, adli rapor ve tutanakların dosyada bulunmasını sağlar, evrakın faturalanabilir hâle gelmesini organize eder.
• Yoğun bakım hastası için istenen radyolojik görüntüleme (röntgen, BT, MR, ultrason) ve dış merkez tetkik randevularını ilgili birimlerle koordine eder; transfer saatini hemşire ekibine bildirir ve sonuçların dosyaya ulaşmasını takip eder.
• Hasta yakınlarını yoğun bakım ziyaret saatleri, ziyaretçi sayısı, giriş kuralları , izolasyon uygulamaları ve bilgilendirme saatleri konusunda bilgilendirir; ziyaret kurallarına uyumu takip eder ve uygunsuzlukları Sorumlu Hemşire’ye bildirir.
• Hastanın klinik durumu, tanısı ve prognozu hakkında hasta yakınlarına bilgi vermez; bu bilgilerin yalnızca sorumlu hekim tarafından, hastanın bilgi paylaşımına onay verdiği kişilere verileceğini açıklar ve telefonla arayan üçüncü kişilere hastanın yoğun bakımda yatıp yatmadığı bilgisini dahi hastanın veya yasal temsilcisinin izni olmaksızın vermez.
• Yoğun bakımda uygulanacak girişimler, kan transfüzyonu ve ameliyat için gerekli bilgilendirilmiş onam formlarının hekim tarafından hasta veya yasal temsilcisine imzalatıldığını ve tarih-saat içerdiğini kontrol eder; eksik onamları hekime bildirir, formları dosyaya ekler.
• Hastanın servise devri, başka bir kuruma sevki veya ambulans ile nakli durumunda sevk evrakı, epikriz, tetkik sonuçları ve hasta transfer formunun hazır olmasını takip eder; alıcı kurum ve ambulans organizasyonunda hekim ve hemşire ekibine idari destek verir.
• Yoğun bakımdan taburcu, sevk veya ölüm sonrası kapanan hasta dosyalarını kurum tıbbi kayıt kontrol listesine göre tamlık açısından kontrol eder; eksiksiz dosyaları tutanakla Arşiv Birimi’ne teslim eder, arşivden dosya talebi ve iadelerini kayıt altında yürütür.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında yoğun bakım hastalarının özel nitelikli kişisel sağlık verilerini korur; SBYS ekranını gözetimsiz bırakmaz, masadan ayrılırken ekranı kilitler, şifresini paylaşmaz, hasta listelerini ve dosyaları hasta yakınlarının göremeyeceği şekilde muhafaza eder, kayıtları kişisel cihazla fotoğraflamaz ve sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz.
• Hasta ve hasta yakınlarının her türlü soru, istek ve ihtiyacını dinler; çözebileceği idari konuları yerinde çözer, çözemediği konuları ilgili birimlere iletir ve sonucunu takip eder, şikayetleri Hasta Hakları Birimi’ne yönlendirir, memnuniyet anketlerinin doldurulmasını sağlar.
• Yoğun bakım giriş kurallarına kendisi de uyar; üniteye girişlerde el hijyeni ve gerekli kişisel koruyucu ekipman kullanımını uygular, izolasyon uygulanan hastalara ait uyarı işaretlerini tanır ve enfeksiyon kontrol kurallarına aykırı durumları Sorumlu Hemşire’ye bildirir.
• Kayıt, provizyon ve dosya süreçlerinde yaşanan kimlik karışıklığı, yanlış hastaya hizmet girişi, kayıp evrak, eksik onam gibi istenmeyen olayları ve ramak kala olayları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne (İOBS) bildirir; kök neden analizlerine ve Düzeltici/İyileştirici Faaliyet (DİF) çalışmalarına katılır.
• Sekreterya alanındaki bilgisayar, yazıcı, telefon ve barkod cihazlarının çalışır durumda olmasını sağlar; arızaları Bilgi İşlem ve Teknik Servis’e bildirir, ofis araç gereçlerini ve kırtasiye malzemelerini ekonomik kullanır, kullanılmayan cihazları kapatır ve bölümde kullanılan formların eksiksiz bulunmasını sağlar.
• Sorumluluğundaki çalışmalarla ilgili raporları hazırlar, yöneticisine sunar ve düzgün şekilde dosyalar; teslim aldığı demirbaş ve belgelerin güvenliğinden sorumludur, amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Görev tanımı, SBYS yetkilendirme profili, SUT ve sigorta kuralları ile kurum tıbbi kayıt prosedürleri sınırları dahilinde hasta dosyasındaki eksikliklerin tespiti ve tamamlatılması, hizmet girişlerinin düzeltilmesi için ilgili hemşire ve hekime başvurma, hasta yakını görüşmelerinin ve tetkik randevularının organizasyonu, ziyaret kurallarına uymayan ziyaretçileri uyararak Sorumlu Hemşire’ye bildirme ve arşive teslim edilecek dosyaları onaylama yetkisine sahiptir. Tıbbi tanı koyma, order girme veya değiştirme, hastanın klinik durumu hakkında bilgi verme, yoğun bakım basamağını belirleme ve hekim adına rapor düzenleme yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Yoğun bakım sekreterya alanının düzenini ve dosya arşivleme sistematiğini denetleme yetkisine sahiptir. Hemşire, hasta bakım personeli ve diğer personel üzerinde görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Yoğun bakımda tedavi gören hastaların yaşamsal tehdit altında, yakınlarının ise yoğun kaygı ve yas riski içinde olduğu bilinciyle; hastanın güvenliğini, onurunu ve yakınlarının bilgi alma hakkına saygıyı daima birinci önceliği sayar.
• Zarar Vermeme ve Doğruluk: Kayıt, hizmet girişi ve rapor süreçlerinde ihmal veya dikkatsizlik nedeniyle hastanın tedavi veya mali süreçlerinin zarar görmesini önler; kayıtları gerçeğe uygun tutar, sahte veya mükerrer hizmet girişi yapmaz.
• Hasta Özerkliği ve Bilgilendirme: Hastanın ve yasal temsilcisinin onam ve bilgilendirme hakkına saygı gösterir; tıbbi bilgilendirmenin yalnızca hekim tarafından yapılacağını bilir ve hasta yakınlarını doğru kanala yönlendirir.
• Mahremiyet ve Sır Saklama: Yoğun bakımda öğrendiği hastanın tanısını, prognozunu, adli veya ailevi durumunu üçüncü kişilerle paylaşmaz; hasta listelerini ve dosyaları yetkisiz kişilerin erişemeyeceği şekilde korur.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastanın ırkı, etnik kökeni, dili, dini, inancı, politik görüşü, cinsiyeti, yaşı, engel durumu, sosyal veya ekonomik konumu ve sigorta türü temelinde ayrımcılık yapmaz; tüm hasta ve yakınlarına eşit, adil, saygılı ve tarafsız hizmet sunar.
• Mesleki Dürüstlük: Görevini dürüstlük ve şeffaflık çerçevesinde yürütür; hasta yakınlarından hediye veya menfaat kabul etmez, kurum kaynaklarını amacı dışında kullanmaz.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastanın kimlik, iletişim, tanı, tedavi, tetkik ve adli durum bilgileri dahil tüm kişisel sağlık verilerini 6698 sayılı Kanun kapsamında ve hastanın vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; yoğun bakım hastalarının ağır klinik durumunun hasta yakınlarında yarattığı kaygı ve öfke, ziyaret ve bilgilendirme kurallarına ilişkin itirazlar, provizyon ve sigorta onay gecikmeleri, hemşire ekibi ile hizmet girişi ve evrak tamamlama sorumluluklarına ilişkin görüş ayrılıkları ile ölüm ve yas süreçlerine sık tanıklığın getirdiği duygusal yükün çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, olası çatışma anlarını öngörebilmesi ve yapıcı, empatik, kurumsal nezakete dayalı ve mevzuata uygun bir profesyonel iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde yoğun bakım sekreterliği görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Yoğun bakım üniteleri ve servisler arasında sekreter görevlendirmelerinin hasta sayısı ve işlem yoğunluğuna göre adil planlanması, sekreter ile hemşire ekibi arasındaki görev sınırlarının yazılı olarak netleştirilmesi, zor hasta yakını ile iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri, psikolojik destek imkânı ve ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı, ünite ataması veya çalışma çizelgesi konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda yoğun bakım sekreteryasının boş bırakılması, hasta dosyalarının ve provizyon süreçlerinin takipsiz kalması, hasta yakınlarının bilgilendirme kanalından yoksun bırakılması, görevin veya birimin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Hizmet mevcut plan doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle İdari Koordinatör tarafından, gerektiğinde Yoğun Bakım Sorumlu Hemşiresi’nin görüşü alınarak, personelin iş tecrübesi, ünite iş yükü dengesi, çalışma çizelgesi geçmişi ve yasal görev sınırları gözetilerek objektif kriterlerle değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu İdari Koordinatör Müdür ve Hastane Müdürü’ne; yoğun bakım klinik ekibiyle yaşanan işleyiş uyuşmazlıklarında ise Yoğun Bakım Sorumlu Hekimi ve Hemşirelik Hizmetleri Müdürü’ne iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.