ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.143- SAHA TANITIM ELEMANI GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

SAHA TANITIM ELEMANI GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Kurumsal Pazarlama / Hasta Hizmetleri

GÖREV ADI: Saha Tanıtım Elemanı

AMİR ve ÜST AMİRLER: Kurumsal Pazarlama Sorumlusu ve İdari Koordinatör Müdür’e dikey; Hastane Müdürü üst amiridir.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Kurumsal Pazarlama Sorumlusu tarafından belirlenen ve İdari Koordinatör Müdür tarafından onaylanan, tanıtım mevzuatı ve kurumsal tanıtım standartları eğitimini almış bir diğer Saha Tanıtım Elemanı tarafından yürütülür.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde; hastanenin hizmetlerini, hekim kadrosunu ve kurumsal değerlerini Kurumsal Pazarlama Sorumlusu tarafından hazırlanan ziyaret planı doğrultusunda kurum, kuruluş ve toplulukları ziyaret ederek mevzuatın izin verdiği bilgilendirme sınırları içinde, doğru, etik ve kurumsal kimliğe uygun biçimde tanıtmak; anlaşmalı kurum ilişkilerini sahada sürdürmek, sahadan gelen talep, görüş ve geri bildirimleri raporlamak ve tüm saha tanıtım faaliyetlerini TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik, Özel Hastaneler Yönetmeliği, Tıbbi Deontoloji Nizamnamesi, 6698 Sayılı KVKK ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde yürütmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Kurumsal Pazarlama Sorumlusu tarafından hazırlanan aylık ve haftalık ziyaret planına göre günlük çalışma programını oluşturur; ziyaret edilecek kurumlardan önceden randevu alır ve ziyaret takvimini amirine bildirir.
• Fabrika, banka, okul, vakıf, dernek, site yönetimi, meslek odası, esnaf ve diğer kurumlara planlı ziyaretler yaparak hastanenin hizmetleri, branşları, hekim kadrosu, çalışma saatleri, ulaşım ve iletişim bilgileri hakkında doğru ve güncel bilgilendirme yapar.
• Ziyaretlerde yalnızca Kurumsal Pazarlama Sorumlusu tarafından onaylanmış tanıtım materyallerini kullanır; onaysız, el yapımı veya içeriği değiştirilmiş hiçbir materyal dağıtmaz.
• Tanıtım yaparken Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik sınırlarına uyar; tedavi başarısı vadeden, karşılaştırmalı, abartılı, talep yaratıcı, kampanya ve indirim vurgulu ifadeler kullanmaz, hasta görüntüsü veya hasta beyanı içeren içerik paylaşmaz.
• Ziyaret ettiği kişilere tıbbi tanı, tedavi, ilaç veya hekim tercihi konusunda tavsiye vermez; tıbbi soruları ilgili hekime yönlendirir ve hastaneye başvuru için çağrı merkezi ve randevu kanallarını tarif eder.
• Hasta yönlendirmesi karşılığında kimseye komisyon, prim, hediye veya menfaat teklif etmez ve kabul etmez; kişilere doğrudan hasta toplama amacıyla yaklaşmaz, aracı kullanmaz ve bu yönde gelen teklifleri derhal Kurumsal Pazarlama Sorumlusu’na bildirir.
• Anlaşmalı kurumlara dönemsel ziyaretler yaparak protokol kapsamını, indirim koşullarını ve başvuru akışını kurum yetkililerine hatırlatır; kurumun yeni talep ve beklentilerini kayıt altına alır ve Kurumsal Pazarlama Sorumlusu’na iletir.
• Yeni anlaşmalı kurum adaylarını belirler; kurum bilgilerini, yetkili kişileri ve ön görüşme sonuçlarını raporlar, protokol taslağının hazırlanması için gerekli bilgileri Kurumsal Pazarlama Sorumlusu’na sunar, kendisi kurum adına protokol veya taahhüt imzalamaz.
• Her ziyaretin tarihini, görüşülen kişiyi, görüşme içeriğini, dağıtılan materyali ve sonucunu günlük ziyaret raporu kayıt altına alır; haftalık özet raporu amirine sunar.
• Sahadan gelen şikayet, öneri, memnuniyet ve rekabet bilgilerini doğru ve tarafsız biçimde aktarır; hastanenin hizmetlerine ilişkin şikayetleri Hasta Hakları Birimi’ne yönlendirilmek üzere Kurumsal Pazarlama Sorumlusu’na bildirir.
• Ziyaret ettiği kurumlardaki kişilere ait iletişim bilgilerini yalnızca görevi için gerekli olduğu ölçüde, kişinin bilgisi ve rızası dahilinde alır; bu bilgileri 6698 sayılı KVKK kapsamında yalnızca kaydeder, kişisel cihaz ve defterlerde tutmaz, üçüncü kişilerle paylaşmaz.
• Hastane hastalarına ait hiçbir kimlik, tanı veya tedavi bilgisini saha görüşmelerinde örnek veya referans olarak kullanmaz; hastaların hastaneye başvurduğu bilgisini dahi üçüncü kişilerle paylaşmaz.
• Sağlık taramaları, halk sağlığı eğitimleri ve farkındalık etkinliklerinin organizasyonunda Kurumsal Pazarlama ve Halkla İlişkiler birimlerine saha desteği verir; etkinlik yerinin hazırlanmasını, materyal taşınmasını ve katılımcı karşılanmasını üstlenir.
• Kurumsal kimlik kılavuzuna uygun kıyafet, yaka kartı ve tanıtım araçlarıyla sahada hastaneyi temsil eder; kurumun itibarını zedeleyecek söz ve davranışlardan kaçınır.
• Sahada kullandığı araç, tablet, tanıtım standı ve materyallerin güvenliğinden ve düzeninden sorumludur; araç kullanımında Karayolları Trafik Kanunu ve kurum araç kullanım talimatına uyar, trafik kazası ve iş kazalarını derhal amirine ve İş Sağlığı ve Güvenliği birimine bildirir.
• Tanıtım materyali stoklarını takip eder; eksilen materyali ve güncellenmesi gereken bilgileri Kurumsal Pazarlama Sorumlusu’na bildirir, güncel olmayan materyali sahadan toplar.
• Rakip sağlık kuruluşlarının saha faaliyetleri, yeni hizmetleri ve kurumlarla iş birlikleri hakkında edindiği bilgileri etik sınırlar içinde ve doğrulanmış biçimde raporlar; başka kuruluşları kötüleyen ifadeler kullanmaz.
• Saha tanıtım göstergelerine doğru ve zamanında veri sağlar; bölüm kalite çalışmalarına katılır.
• Mevzuata aykırı tanıtım talebi, komisyon teklifi, kurum imajını zedeleyen olay, kaza veya veri ihlali şüphesi gibi istenmeyen olayları ve ramak kala durumlarını İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet çalışmalarına katılır.
• Bölüm uyum eğitimine ve zorunlu eğitimlere katılır; yetkinlik değerlendirmelerine katılır ve aldığı eğitimleri uygulamaya aktarır.
• Bölüm içi toplantılara katılır ve alınan kararları uygular; tanıtım prosedür, talimat ve formlarının güncel sürümlerini doküman yönetim sistemi üzerinden kullanır.
• Afet ve olağanüstü durumlarda Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında verilen görevleri üstlenir; HAP tatbikatlarına katılır.
• Teslim aldığı demirbaş, araç ve malzemelerin kasten veya dikkatsizlik nedeniyle hasar görmesinden ve kaybolmasından sorumludur.
• Kurumsal Pazarlama Sorumlusu’nun oluşturduğu çalışma planına uyar; amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Görev tanımı, onaylı ziyaret planı, Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik ve SAS standartları sınırları dahilinde; günlük ziyaret sırasını düzenleme, kurumlardan randevu alma, onaylı tanıtım materyalini sunma ve dağıtma, kurum taleplerini kayıt altına alma ve mevzuata aykırı talepleri reddetme yetkisine sahiptir. Kurum adına protokol, taahhüt veya sözleşme imzalama, indirim veya fiyat beyan etme, onaysız tanıtım materyali üretme veya dağıtma, tıbbi bilgi veya tavsiye verme, hasta verisi paylaşma ve komisyon ya da menfaat teklif etme yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Başka personel üzerinde denetleme ve görev verme yetkisi yoktur; bu yetki Kurumsal Pazarlama Sorumlusu’na aittir. Sahada fark ettiği güncel olmayan materyal, mevzuata aykırı uygulama ve kurum imajını etkileyen durumları amirine bildirmekle yükümlüdür.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Sağlık hizmetinin insan yaşamına yönelik bir hizmet olduğu bilinciyle; kişilerin doğru bilgilenme hakkını ve kurumun güvenilirliğini ziyaret hedeflerinin üzerinde tutar.
• Doğru ve Yanıltmayan Bilgilendirme: Hizmetler, hekimler ve sonuçlar hakkında abartılı, karşılaştırmalı, talep yaratıcı veya yanıltıcı ifadeler kullanmaz; yalnızca onaylı ve doğrulanabilir bilgileri aktarır.
• Hekim Yönlendirme ve Komisyon Yasağı: Hasta yönlendirmesi karşılığında kimseye komisyon, prim, hediye veya menfaat sağlamaz ve kabul etmez; aracı kullanarak hasta toplamaz ve simsarlık niteliğindeki her türlü uygulamayı reddeder.
• Haksız Rekabetten Kaçınma: Diğer sağlık kuruluşlarını ve hekimleri kötüleyen, karşılaştıran veya küçümseyen ifadeler kullanmaz; kurumu yalnızca kendi hizmet kalitesiyle tanıtır.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Ziyaret ettiği kişi ve kurumlara dil, din, ırk, cinsiyet, sosyal statü veya ekonomik duruma göre farklı davranmaz; bilgilendirmeyi herkese eşit ve saygılı biçimde yapar.
• Kurumsal Temsil ve Dürüstlük: Sahada kurumun yüzü olduğunun bilinciyle nazik, dürüst ve güvenilir davranır; ziyaret raporlarında gerçeğe aykırı beyanda bulunmaz ve kurum kaynaklarını kişisel amaçla kullanmaz.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Sahada edindiği kişi ve kurum bilgilerini ve hastaneye ait hasta bilgilerini gizlilikle saklar; bu bilgileri yalnızca kurumun yetkili sistemlerinde ve görevi için gerekli ölçüde kullanır.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmetlerin çok boyutlu olduğu; ziyaret hedefleri ile tanıtım mevzuatının sınırları arasındaki gerilim, bölge ve kurum dağılımına ilişkin adalet algısı, ziyaret edilen kurumların indirim ve öncelik talepleri, sahada yalnız çalışmanın getirdiği yorgunluk ve ulaşım güçlükleri, olumsuz geri bildirimlerin kişisel algılanması ve hastane içi birimlerle anlaşmalı kurum hastalarının karşılanmasına ilişkin görüş ayrılıkları gibi etmenlerin çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, etik ve mevzuat sınırlarını nazikçe ifade edebilmesi ve yapıcı, kurumsal nezakete dayalı profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde saha tanıtım görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Bölge ve kurum dağılımının objektif kriterlerle ve dönüşümlü yapılması, hedeflerin ulaşılabilir ve mevzuata uygun belirlenmesi, ziyaret standartları ve etik kuralların yazılı olarak tanımlanması, düzenli ekip toplantıları ve geri bildirim görüşmeleri, sunum, ikna ve stres yönetimi eğitimleri çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Kurumsal İtibar Önceliği: Görev dağılımı, bölge veya hedef paylaşımı konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda planlı kurum ziyaretlerinin ve anlaşmalı kurum taahhütlerinin aksatılması, onaysız materyal kullanılması, görevin veya birimin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Faaliyetler onaylı plan doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Kurumsal Pazarlama Sorumlusu tarafından personelin deneyimi, bölge ve hedef dengesi, iş yükü ve kurumsal kurallar gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu İdari Koordinatör Müdür’e ve gerektiğinde Hastane Müdürü’ne iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.