ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.124- GECE MÜDÜRÜ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

GECE MÜDÜRÜ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Hastane Müdürlüğü / İdari Hizmetler

GÖREV ADI: Gece Müdürü

AMİR ve ÜST AMİRLER: Hastane Müdürü’ne dikey bağlıdır; Genel Müdür üst amiridir. Nöbetçi Hekim ve Başhekimlik ile, Nöbetçi Sorumlu Hemşire ve Hemşirelik Hizmetleri Müdürlüğü ile çalışır.

ASTLAR: Gece, hafta sonu ve resmî tatil vardiyasında görev yapan idari ve destek personeli Nöbetçi hekim, hemşire ve diğer sağlık personeli üzerinde yalnızca idari koordinasyon yetkisi vardır; mesleki amirlik yetkisi yoktur.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Hastane Müdürü tarafından onaylanan, hastane işleyişine ve acil durum yönetimine hâkim bir diğer Gece Müdürü veya idari yönetici tarafından yürütülür. Vardiya devir teslim raporu, nöbet anahtarları ve acil durum iletişim listesi devir sırasında tutanakla teslim edilir.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde gece, hafta sonu ve resmî tatil mesaisinde Hastane Müdürlüğü’nü temsilen; hastane hizmetlerinin gündüz standartlarıyla kesintisiz sürdürülmesini, vardiyadaki idari ve destek personelinin devam, disiplin ve iş akışının denetlenmesini, yatak ve hasta transfer organizasyonunu, güvenlik, teknik arıza, temizlik ve otelcilik hizmetlerinin koordinasyonunu, hasta ve yakını şikayetlerinin yönetimini, ex ve adli vaka idari işlemlerini, acil durum, afet ve renkli kod olaylarında idari koordinasyonu ve devir teslim raporunun Hastane Müdürü’ne sunulmasını sağlamak; tüm süreçleri TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları Özel Hastaneler Yönetmeliği, Hasta Hakları Yönetmeliği, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, KVKK ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde yürütmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Vardiyaya başlarken gündüz idari yönetiminden ve bir önceki Gece Müdürü’nden sözlü ve yazılı devir alır; yatan hasta sayısı, boş yatak durumu, bekleyen yatış ve transferler, devam eden arızalar, çözülmemiş şikayetler, beklenen adli vaka ve ex işlemleri ile özel takip gerektiren konuları devir teslim defterine kaydeder.
• Gece, hafta sonu ve resmî tatil mesaisinde hastaneyi Hastane Müdürlüğü’nü temsilen yönetir; idari konularda ilk başvuru makamı olarak görev yapar ve yetkisini aşan durumlarda ilgili hastane yöneticilerinin görüşü doğrultusunda hareket eder.
• Vardiyadaki tüm birimlerin nöbet çizelgelerini kontrol ederek personelin işe devamını Personel Devam Kontrol Sistemi ve saha turlarıyla doğrular; mazeretsiz gelmeyen personelin yerine prosedüre uygun takviye sağlar ve durumu devir raporuna işler.
• Vardiya personelinin kılık kıyafet yönetmeliğine, kimlik kartı kullanımına ve kurumsal davranış kurallarına uygunluğunu denetler; mesai disiplini, mola düzeni ve görev başında bulunma kurallarına uyulmasını sağlar.
• Gece boyunca belirlenen saatlerde servis, acil servis, yoğun bakım bekleme alanları, poliklinik, giriş ve otopark dahil tüm alanları tur atarak denetler; hizmet akışı, bekleme süreleri, fiziki ortam, temizlik, aydınlatma, ısıtma-soğutma ve güvenlik yönünden tespitlerini kayıt altına alır.
• Servis turlarında hasta ve yakınlarının idari talep ve memnuniyetini değerlendirir; hemşirelik bakımına ilişkin gözlemlediği uygunsuzlukları Nöbetçi Sorumlu Hemşire’ye bildirir ve raporuna işler; hemşirelik ve tıbbi uygulamalara ilişkin mesleki denetim ve müdahale yetkisi bulunmadığını gözetir.
• Acil servisten, ameliyathaneden veya kurum dışından yatış gerektiren hastalar için yatak yönetimini yürütür; boş yatak, rezerve oda ve yoğun bakım yatak durumunu Nöbetçi Sorumlu Hemşire ile birlikte takip eder, yatışı yapılacak hastanın odasının hazır olmasını sağlar ve yatak tahsisinde tıbbi önceliği esas alır.
• Rezerve odaların hazırlığını, temizliğini ve eksikliklerinin tamamlanmasını kontrol eder; ertesi gün planlı yatış ve ameliyat hastaları için oda organizasyonunu yatış-çıkış birimi ile koordine eder.
• Yeni yatan ve taburcu olan hastalarla ilgili mali ve idari prosedürlerin uygulanmasını vezne ve hasta hizmetleri personeli ile birlikte sağlar; hastanın tıbbi taburculuğunun idari işlemler nedeniyle geciktirilmemesini gözetir.
• Hasta ve yakınlarının fiyat, fatura ve ödeme itirazlarını dinler; kurumsal fiyat tarifesi ve sözleşme şartları doğrultusunda açıklama yapar, yetkisi dahilinde çözüm üretir, çözülemeyen durumları ertesi gün Hastane Müdürü ve Medikal Muhasebe Sorumlusu’na iletir; onaysız indirim veya borç silme uygulamaz.
• Kurum dışından transferle gelen ve kurum dışına transfer edilecek hastaların kabul ve sevk süreçlerinin idari organizasyonunu yapar; 112 Komuta Kontrol Merkezi, ambulans şoförü, alıcı veya gönderen kurum ile iletişimi koordine eder, hasta transfer formunun düzenlenmesini ve refakat planını Nöbetçi Hekim ile birlikte takip eder.
• Acil ve rutin ulaşım hizmetlerini planlar; şoför ve ambulans şoförünün görevlendirmesini yapar ve araç görev kayıtlarını kontrol eder.
• Eczanenin kapalı olduğu saatlerde acil ilaç ve tıbbi sarf malzeme ihtiyacı doğduğunda kurumun nöbetçi eczane ve acil ilaç temin prosedürünü uygular; gerektiğinde Eczacı’yı çağırarak eczanenin açılmasını sağlar, ilaç çıkışlarının kayıt altına alınmasını ve prosedür dışı ilaç alımı yapılmamasını gözetir.
• Gece saatlerinde ihtiyaç duyulan sarf malzeme, cihaz ve ekipmanın depodan veya birimler arası transferle temin edilmesini prosedüre uygun organize eder; yoğun birimlere hastası az olan birimlerden hasta güvenliğini riske atmayacak şekilde ve Nöbetçi Sorumlu Hemşire ile birlikte personel desteği sağlar.
• Jeneratör, asansör, medikal gaz, su, ısıtma-soğutma, yangın sistemleri, bilgi sistemleri ve tıbbi cihaz arızalarında nöbetçi Teknik Servis, Biyomedikal veya Bilgi İşlem personelini devreye sokar; sorun giderilemediğinde ilgili birim sorumlusunu veya dış hizmet firmasını hastaneye çağırır, kesinti süresince hasta güvenliği önlemlerinin alınmasını koordine eder ve arızayı kayıt altına alır.
• Güvenlik personelinin ziyaretçi saatleri, giriş-çıkış kontrolü, kapı ve otopark düzeni, kamera izleme ve şüpheli durum bildirimi görevlerini yerine getirmesini denetler; hastane içinde düzeni bozan kişilere karşı güvenlik personeli ile birlikte prosedüre uygun müdahale edilmesini ve gerektiğinde kolluk kuvvetlerinin çağrılmasını sağlar.
• Sağlık çalışanlarına veya hastalara yönelik sözlü ya da fiziksel şiddet durumunda Beyaz Kod yönetimine katılır; olay yerinde güvenlik önlemlerini koordine eder, çalışanın bildirim ve tıbbi değerlendirme süreçlerini başlatır, olay tutanağının düzenlenmesini sağlar ve Beyaz Kod bildirimini kayıt altına alarak Hastane Müdürü ile Çalışan Hakları birimine iletir.
• Mavi Kod, Pembe Kod, Kırmızı Kod ve Mor Kod olaylarında idari koordinasyonu üstlenir; ekiplerin olay yerine ulaşmasını, güvenlik ve çıkış kontrolünü, hasta ve yakınlarının yönlendirilmesini, gerektiğinde itfaiye ve kolluk ile iletişimi sağlar ve kod olay formlarının doldurulmasını takip eder.
• Afet, yangın, kitlesel yaralanma, salgın, tahliye veya altyapı kesintisi gibi olağanüstü durumlarda Hastane Afet ve Acil Durum Planı’nı gece mesaisinde devreye alır; HAP Başkanı ve Hastane Müdürü’ne derhal ulaşır, olay yönetim ekibi toplanana kadar olay yönetimini üstlenir, ekipleri yönlendirir ve olayı raporlar.
• Hastanın ex olması durumunda ölümün hekim tarafından belgelenmesi sonrası idari işlemleri yürütür; cenazenin Morg’a kayıt altında teslimini, hasta eşyalarının tutanakla yakınına verilmesini, yakınların bilgilendirilmesini, belediye cenaze hizmetleri ile iletişimi ve cenaze teslim tutanaklarını kurum prosedürü ve ilgili mevzuata göre düzenler; adli nitelikli ölümlerde cenazenin adli makam talimatı olmadan teslim edilmemesini sağlar.
• Adli vakalarda Nöbetçi Hekim tarafından düzenlenen adli bildirim sonrasında kolluk ile irtibatı kurar; hasta eşya ve delillerinin tutanakla muhafazasını, kolluk ve adli makam yazışmalarının kayıt altına alınmasını ve hasta bilgilerinin yalnızca yetkili makamlara verilmesini sağlar.
• İş kazası, çalışan yaralanması veya kesici-delici alet yaralanması durumunda çalışanın acil serviste değerlendirilmesini sağlar; olayı kayıt altına alır, İş Yeri Hekimi, İş Sağlığı ve Güvenliği Uzmanı ve İnsan Kaynakları Müdürlüğü’ne ilk iş günü bildirilmesi için devir raporuna işler.
• Hasta ve hasta yakınlarının şikayetlerini sözlü veya yazılı olarak alır; yerinde çözüm üretir, çözülemeyen şikayetleri şikayet formu ile kayıt altına alarak vardiya sonunda Hasta Hakları Birimi’ne iletir ve hasta mahremiyeti, engelli, yaşlı ve çocuk hasta önceliklerinin gece mesaisinde de uygulanmasını gözetir.
• Gece mesaisinde temizlik, çamaşır, yemek, atık toplama ve hasta taşıma hizmetlerinin plana uygun yürütülmesini denetler; dış kaynak firmalarının gece personelinin görev başında olmasını, kılık kıyafet ve hijyen kurallarına uymasını kontrol eder, aksaklıkları ilgili birim sorumlusuna ve Destek Hizmetleri Müdürü’ne raporlar.
• Tıbbi, tehlikeli ve evsel atıkların gece boyunca kaynağında ayrıştırılarak geçici depolama alanına güvenli şekilde taşınmasını ve atık alanının kilitli tutulmasını denetler; enfeksiyon kontrol kurallarına aykırı uygulamaları Enfeksiyon Kontrol Hemşiresi’ne bildirir.
• Basın, sosyal medya veya üçüncü kişilerden gelen hasta ve olay bilgisi taleplerini karşılamaz; kurum adına açıklama yapmaz, bu tür talepleri Hastane Müdürü ve Kurumsal İletişim birimine yönlendirir ve hastane içinde izinsiz görüntü alınmasını engeller.
• KVKK kapsamında hasta ve çalışan bilgilerini yalnızca görevinin gerektirdiği ölçüde kullanır; ekranını kilitler, tur ve olay kayıtlarında hasta bilgilerini gereğinden fazla işlemez, hasta ve olaylara ilişkin görüntü ve bilgileri kişisel cihazlarla kaydetmez ve sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında kesinlikle paylaşmaz; veri ihlali şüphesinde Bilgi İşlem Müdürlüğü ve Kalite Direktörlüğü’ne bildirim yapar.
• Gece mesaisinde gerçekleşen hasta düşmesi, ilaç hatası, cihaz arızası, güvenlik ihlali, şiddet olayı, kayıp eşya ve benzeri istenmeyen olayların İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirilmesini sağlar; kök neden analizi ve Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet çalışmalarına katılır.
• Vardiya boyunca yaptığı denetimleri, tespit ettiği uygunsuzlukları, alınan önlemleri, olayları, personel devam durumunu ve çözüm bekleyen konuları İşletme Raporu’na yazar; raporu ertesi iş günü Hastane Müdürü’ne sözlü ve yazılı olarak sunar, ilgili bölümlerini Başhekim, Hemşirelik Hizmetleri Müdürü ve İdari Koordinatör Müdür’e iletir.
• Gece mesaisine ilişkin kalite göstergeleri için veri sağlar; bölüm öz değerlendirmelerine, iç tetkiklere ve TÜSKA SAS denetimlerine katılır.
• Güncel prosedür, talimat ve formları kullanır; uyum eğitimine ve zorunlu eğitimlere ile tatbikatlara katılır, mesleki gelişim için seminer ve eğitim etkinliklerini takip eder.
• Vardiyadaki idari ve destek personeline hasta hakları, mahremiyet ve kurumsal davranış kuralları konusunda rehberlik eder; uygunsuz davranış tespit ettiğinde personeli uyarır, durumu kayıt altına alır ve ilgili birim sorumlusuna raporlar; disiplin yaptırımı uygulamaz.
• Hastane Müdürü’nün ve üst yönetimin aldığı kararları gece mesaisinde uygular; teslim aldığı anahtar, telsiz, demirbaş ve belgelerin korunmasından sorumludur ve amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Özel Hastaneler Yönetmeliği, Hasta Hakları Yönetmeliği, HAP, kurum prosedürleri ve SAS standartları sınırları dahilinde; gece, hafta sonu ve resmî tatil mesaisinde Hastane Müdürlüğü’nü temsilen idari kararlar alma, vardiya personeline görev verme ve birimler arası personel takviyesi yapma, yatak tahsisi ve hasta transferinin idari organizasyonunu yapma, nöbetçi teknik ve destek personelini veya dış hizmet firmasını çağırma, güvenlik önlemi aldırma ve kolluk kuvvetlerini çağırma, HAP ve renkli kod olaylarında olay yönetim ekibi toplanana kadar idari koordinasyonu üstlenme, hasta şikayetlerinde yetkisi dahilinde çözüm üretme yetkisine sahiptir. Tıbbi tanı ve tedaviye ilişkin karar verme, hekim ve hemşirelerin mesleki uygulamalarına müdahale etme, hekim çağrısı veya konsültasyon isteme gibi tıbbi kararları Nöbetçi Hekim yerine verme, personel üzerinde disiplin cezası uygulama veya işten çıkarma, onaysız indirim veya borç silme, sözleşme imzalama ve kurum adına basına açıklama yapma yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Gece, hafta sonu ve resmî tatil vardiyasında görev yapan tüm idari ve destek personeline doğrudan görev verme ve çalışmalarını denetleme; dış kaynak firmalarının gece personelinin görev başında bulunmasını ve kurallara uyumunu kontrol etme; tüm hastane alanlarını denetleme ve tespit ettiği uygunsuzlukları kayıt altına alarak raporlama yetkisine sahiptir. Nöbetçi hekim, hemşire ve diğer sağlık personeli üzerinde yalnızca idari koordinasyon yetkisi vardır; mesleki uygulamalarını denetleme ve herhangi bir personel üzerinde idari yaptırım uygulama yetkisi yoktur.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: İnsan hayatının korunması gereken en yüce değer olduğu bilinciyle; gece mesaisinde hastaların, hasta yakınlarının ve çalışanların güvenliğini ve hastane hizmetlerinin kesintisizliğini daima birinci önceliği sayar.
• Zarar Vermeme ve Faydalılık: Hizmet verilen bireylerin ihmal, gecikme veya organizasyon eksikliği nedeniyle zarar görmesini önler; kararlarının oluşturabileceği risklerin farkında olarak kaynakları hasta ve çalışan yararına en etkin biçimde kullanır.
• Hasta Hakları ve Mahremiyete Saygı: Hastaların ve yakınlarının bilgilendirilme, mahremiyet, saygı görme ve şikayet hakkına gece mesaisinde de eksiksiz saygı gösterir; ex ve adli vakalarda hasta onurunu ve yakınlarının duygusal durumunu gözetir.
• Dürüstlük ve Hesap Verebilirlik: Devir teslim raporlarında olayları, uygunsuzlukları ve kendi hatalarını gizlemeden doğru biçimde kaydeder; kurum kaynaklarını kişisel amaçla kullanmaz, hiçbir gerçek veya tüzel kişiden hediye veya menfaat kabul etmez.
• Adalet ve Tarafsızlık: Vardiya personeline görev dağılımında, personel takviyesinde ve uyarılarda yakınlık gözetmeksizin yalnızca hizmet gereği, yetkinlik ve hakkaniyet ilkelerine göre davranır.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastalara, hasta yakınlarına ve çalışanlara karşı ırk, dil, din, inanç, cinsiyet, yaş, engel durumu, sosyal veya ekonomik konum, sigorta türü gözetmeksizin eşit, adil ve saygılı davranır; yatak ve kaynak tahsisinde yalnızca tıbbi önceliği esas alır.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastaların sağlık durumu, tanısı, ölümü ve adli durumuna ilişkin bilgiler ile çalışanlara ait bilgileri ve gece mesaisinde edindiği kurumsal bilgileri 6698 sayılı Kanun kapsamında, görevinden ayrıldıktan ve hastanın vefatından sonra dahi kesin bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; gece mesaisinde azalan personel sayısı ile artan sorumluluk yükü, birimler arası personel takviyesinde sorumlu hemşirelerle yaşanan görüş ayrılıkları, yatak tahsisi ve transfer önceliklerinde nöbetçi hekimlerle uyuşmazlıklar, hasta yakınlarının gece saatlerindeki yoğun ve zaman zaman agresif talepleri, teknik arızalar ile acil durumların yarattığı stres, dış kaynak firma personelinin yönetimindeki güçlükler ve gece çalışmasının biyolojik yükünün çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, soğukkanlılığını koruması, yapıcı, empatik, prosedüre ve mevzuata dayalı, kurumsal nezakete uygun profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde gece mesaisi görev dağılımı ve yetki çatışmaları sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Gece Müdürü’nün idari yetki sınırları ile nöbetçi hekim ve sorumlu hemşirenin mesleki yetki alanlarının yazılı olarak netleştirilmesi, gece nöbet çizelgelerinde hakkaniyet, personel takviye ve yatak tahsis kurallarının prosedürle belirlenmesi, acil durum ve renkli kod tatbikatları, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı, personel takviyesi, yatak tahsisi veya nöbet çizelgesi konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda hasta kabul, yatış, transfer ve acil durum müdahalelerinin aksatılması, güvenlik ve teknik hizmetlerin durdurulması, hastanenin idari olarak sahipsiz bırakılması ya da görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Gece hizmetleri mevcut plan ve prosedürler doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Gece Müdürü tarafından kurum prosedürleri, HAP, yetki matrisi, hasta yoğunluğu ve tıbbi öncelik gözetilerek objektif kriterlerle ve Nöbetçi Hekim ile Nöbetçi Sorumlu Hemşire’nin görüşü alınarak yerinde değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur ve karar devir raporuna işlenir.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Gece mesaisinde çözülemeyen idari uyuşmazlıklarda konu telefonla Hastane Müdürü’ne; tıbbi uygulama ve hekimlerle yaşanan uyuşmazlıklarda Başhekimliğe, hemşirelik hizmetleriyle ilgili uyuşmazlıklarda Hemşirelik Hizmetleri Müdürü’ne iletilir ve ertesi iş günü yazılı olarak raporlanır. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.