ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.116- DEPO SORUMLUSU GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

DEPO SORUMLUSU GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Sarf ve Malzeme Deposu / Satın Alma

GÖREV ADI: Depo Sorumlusu

AMİR ve ÜST AMİRLER: Satın Alma Müdürü’ne dikey; Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı üst amiridir. Hastane Müdürü’ne bağlıdır; Hemşirelik Hizmetleri Müdürlüğü ve Biyomedikal Birimi ile  çalışır.

ASTLAR: Depo personeli (bulunması hâlinde). Birim depolarındaki malzeme sorumluları ile stok ve miat takibi yönünden fonksiyonel koordinasyon içinde çalışır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Satın Alma Müdürü tarafından onaylanan, SBYS stok modülü ve depo prosedürlerine hâkim bir depo personeli veya Satın Alma Sorumlusu tarafından yürütülür. Depo anahtarları, bekleyen teslimatlar, miat listesi ve sayım kayıtları devir sırasında tutanakla teslim edilir.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde hasta bakımı ve hastane işletmesinde kullanılan tıbbi sarf malzemeleri, genel sarf, temizlik, kırtasiye, matbu evrak ve demirbaş malzemelerin; mal kabul, depolama, stok kayıt, birimlere sevk, miat takibi, sayım ve imha süreçlerinin doğru, izlenebilir, güvenli ve kesintisiz biçimde yürütülmesini; depo koşullarının (ısı, nem, hijyen, düzen, güvenlik) ürün özelliklerine uygun tutulmasını, minimum-maksimum stok seviyelerinin korunmasını ve birim depolarının denetlenmesini sağlamak; tüm süreçleri TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları Tıbbi Cihaz Yönetmeliği ve Ürün Takip Sistemi mevzuatı, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, KVKK ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Tedarikçilerden gelen malzemeleri sipariş, irsaliye ve fatura ile karşılaştırarak miktar, ürün kodu, lot/seri numarası, ambalaj bütünlüğü ve son kullanma tarihi yönünden kontrol eder; uygun ürünleri teslim alır, uygunsuz ürünleri tutanakla reddederek Satın Alma Sorumlusu’na bildirir.
• Teslim aldığı tıbbi sarf malzemelerin Ürün Takip Sistemi’nde kayıtlı olduğunu barkod sorgulaması ile doğrular; ÜTS kaydı bulunmayan, bildirimi yapılmamış veya etiket bilgileri uyumsuz ürünleri kabul etmez.
• Teslim alınan malzemelerin giriş kayıtlarını ürün kartı, lot, miat ve birim fiyat bilgileriyle aynı gün yapar; ürün kartlarındaki ad, barkod, birim ve SUT kodu bilgilerini ÜTS verilerine göre günceller ve mükerrer kart açılmasını önler.
• Mal kabulde kabul edilebilir asgari raf ömrü kuralını uygular; kurum prosedüründe belirlenen süreden daha kısa miatlı ürünleri yalnızca Satın Alma Sorumlusu’nun yazılı onayı ile ve tüketim planı yapılarak teslim alır.
• Malzemeleri ürün gruplarına, saklama koşullarına ve kullanım sıklığına göre raf ve adres sistemiyle yerleştirir; ilk giren ilk çıkar ve ilk miadı dolacak ilk çıkar  ilkelerini uygulayarak yeni gelen ürünleri arkaya, miadı yakın ürünleri öne yerleştirir ve raf etiketlerini güncel tutar.
• Tüm malzemeler için minimum, maksimum ve kritik stok seviyelerini tüketim hızı ve tedarik süresine göre belirler ve tanımlar; kritik seviyeye düşen ürünleri günlük olarak kontrol ederek satın alma talebini Satın Alma Sorumlusu’na iletir ve stoksuz kalmayı önler.
• Birimlerden gelen malzeme taleplerini birim sorumlusu onayı, tüketim verileri ve birim stok seviyesine göre değerlendirir; belirlenen sevk günlerinde hazırlar, imza karşılığı teslim eder ve birim çıkış kayıtlarını yapar.
• Gerektiğinde birimler arası malzeme transferini organize eder; transfer kayıtlarının yapılmasını ve malzemenin hangi birimde bulunduğunun her an izlenebilir olmasını sağlar.
• Depodaki tüm ürünlerin son kullanma tarihlerini aylık olarak listeler; miadı üç ay içinde dolacak ürünleri işaretleyerek öncelikli kullanım için birimlere bildirir, tedarikçi ile değişim veya iade imkânını Satın Alma Sorumlusu aracılığıyla araştırır.
• Miadı geçmiş, hasarlı veya kullanılamaz hâle gelmiş malzemeleri karantina alanına ayırır; ilgili birim sorumlusu ve Satın Alma Müdürü’nün bilgisi dahilinde imha tutanağı düzenleyerek atık türüne göre bertaraf edilmesini sağlar ve stoktan düşer.
• Depo ortam koşullarını ürün saklama gerekliliklerine uygun tutar; depo sıcaklık ve nem değerlerini günde en az iki kez ölçerek kayıt altına alır, sınır dışı değerlerde Teknik Servis’e arıza bildirimi yapar ve ürünlerin uygunluğunu değerlendirir.
• Soğuk zincir gerektiren malzemeler için buzdolabı sıcaklık takibini ve sapma durumunda yapılacakları kurum prosedürüne göre uygular; sapmaları kayıt altına alarak Satın Alma Sorumlusu ve ilgili kullanıcı birime bildirir.
• Depoyu temiz, düzenli, haşere kontrollü, yerden yükseltilmiş raflı ve doğrudan güneş ışığından korunmuş şekilde tutar; depo alanlarının yetkisiz kişilerce girilmesini önler, anahtar ve erişim kontrolünü sağlar.
• Depo yerleşiminde ve malzeme taşımada İş Sağlığı ve Güvenliği kurallarına uyar; raf yükleme sınırlarını aşmaz, ağır yükleri uygun ekipmanla taşır, kimyasal ve tehlikeli maddeleri Malzeme Güvenlik Bilgi Formlarına uygun ayrı alanlarda depolar ve kişisel koruyucu donanım kullanır.
• Aylık dönem sonlarında ve yıl sonunda fiziki stok sayımını yapar; sayım sonuçlarını kayıtlarıyla karşılaştırır, sayım farklarını nedenleriyle birlikte tutanakla Satın Alma Müdürü ve Muhasebe’ye raporlar ve onaylanan düzeltmeleri kayda alır.
• Birim depolarını belirlenen sıklıkta ve habersiz olarak denetler; miat, saklama koşulu, düzen, kritik stok ve hatalı kayıt yönünden kontrol listesi doldurur, uygunsuzlukları birim sorumlu hemşiresine bildirir ve takip eder.
• Tıbbi sarf malzeme bulunduran birimlerde hatalı stok girişi veya çıkışı tespit ettiğinde birim sorumlusunu uyarır; birimlerden gelen hata bildirim formlarına göre kayıt düzeltmelerini yapar ve tekrarlayan hataları Satın Alma Müdürü’ne raporlar.
• İmplant, protez, stent ve benzeri yüksek maliyetli veya izlenebilirlik gerektiren tıbbi malzemelerin lot/seri numaralarının hasta bazlı kayıtla eşleşmesini ameliyathane ve ilgili birimlerle birlikte kontrol eder; konsinye malzemelerin giriş, kullanım ve firma faturası eşleşmesini Satın Alma Sorumlusu ve Medikal Muhasebe ile takip eder.
• Tedarikçi, Biyomedikal Birimi veya ÜTS üzerinden gelen geri çağırma ve ürün güvenlik uyarılarında etkilenen lotları depo ve birim stoklarında tespit eder, kullanımdan çeker, karantinaya alır ve sonucu kayıt altında Satın Alma Sorumlusu’na bildirir.
• Demirbaş malzemelerin teslim alınması, zimmet formu ile birimlere teslimi ve envanter kayıtlarının Muhasebe ile uyumlu tutulması işlemlerini yürütür; hurdaya ayrılan demirbaşların tutanak süreçlerine katılır.
• Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında belirlenen afet ve acil durum malzeme stoğunu ayrı alanda ve miat takipli olarak hazır bulundurur; afet, salgın ve kitlesel yaralanma durumlarında kritik malzemelerin birimlere hızlı sevkini organize eder.
• Depo giriş, çıkış, stok seviyesi, miat, sayım farkı ve tüketim raporlarını aylık olarak hazırlar; yavaş hareket eden ve miadı dolma riski taşıyan ürünleri Satın Alma Sorumlusu’na bildirerek stok-maliyet iyileştirmesine veri sağlar.
• Depo işlemlerine ait belgeleri düzenli olarak dosyalar ve ilgili mevzuatta belirlenen süreler boyunca saklar.
• Depo kaynaklı uygunsuzlukları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; kök neden analizi ve Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet çalışmalarına katılır.
• Depo bölüm kalite göstergeleri (miadı geçen ürün oranı, stok tükenme sayısı, sayım doğruluk oranı, birim depo denetim uygunluk oranı, ısı-nem sapma sayısı) için veri toplar ve Gösterge Sorumlusu ile Satın Alma Müdürü’ne raporlar.
• 6698 sayılı KVKK kapsamında hasta bazlı malzeme kayıtlarında eriştiği hasta bilgilerini yalnızca görevinin gerektirdiği ölçüde kullanır; ekranını kilitler ve hasta bilgilerini kişisel cihazlarla kaydetmez veya paylaşmaz.
• Bölümünde güncel prosedür, talimat ve formları kullanır; bölüm öz değerlendirmelerine, iç tetkiklere ve TÜSKA SAS denetimlerine katılır, depo prosedürlerinin revizyon ihtiyacını Dokümantasyon Sorumlusu’na bildirir.
• Uyum eğitimine ve zorunlu eğitimlere katılır; depo personelini ve birim malzeme sorumlularını stok kaydı, miat takibi ve saklama koşulları konusunda bilgilendirir.
• Teslim aldığı demirbaş, cihaz ve depo anahtarlarının korunmasından sorumludur; Satın Alma Müdürü’nün oluşturduğu çalışma planına uyar ve amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Kurum depo ve stok yönetimi prosedürü, Tıbbi Cihaz Yönetmeliği, ÜTS kuralları, SAS standartları sınırları dahilinde; uygunsuz, miadı yakın veya ÜTS kaydı olmayan ürünleri reddetme, birim taleplerini stok ve tüketim verilerine göre karşılama veya kısıtlama, miadı geçmiş ürünleri karantinaya alma, kritik stok için satın alma talebi oluşturma ve birim depolarında düzeltme talep etme yetkisine sahiptir. Satın alma kararı verme, tedarikçi seçme, sözleşme imzalama, hasta tedavisinde kullanılacak malzemenin tıbbi uygunluğuna karar verme ve personel üzerinde disiplin yaptırımı uygulama yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Depo personeline iş dağılımı yapma ve çalışmalarını denetleme; birim depolarını miat, saklama koşulu, düzen ve kayıt doğruluğu yönünden denetleme ve uygunsuzlukları birim sorumlusuna bildirme yetkisine sahiptir. Birim personeli üzerinde idari yaptırım yetkisi yoktur; uygunsuzluklar ilgili birim sorumlusuna, Satın Alma Müdürü’ne ve gerektiğinde Hastane Müdürü’ne raporlanır.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Hasta bakımında kullanılacak malzemelerin güvenli, miadı uygun ve doğru koşullarda saklanmış olarak zamanında birimlere ulaşmasını daima birinci önceliği sayar; stok kaygısını hasta güvenliğinin önüne geçirmez.
• Dürüstlük ve Hesap Verebilirlik: Stok kayıtlarını gerçeğe uygun tutar; sayım farklarını, miadı geçmiş ürünleri ve hataları gizlemez, hastane malzemesini kişisel amaçla kullanmaz ve kullandırmaz.
• Çıkar Çatışmasından Kaçınma: Tedarikçilerden ve firma temsilcilerinden hediye, menfaat veya kişisel çıkar kabul etmez; mal kabulde yalnızca ürün uygunluğu ve kurum prosedürünü esas alır.
• Kaynakların Verimli Kullanımı: Malzeme israfını, miat kaynaklı kayıpları ve gereksiz stoklamayı önleyecek şekilde çalışır; hastane kaynaklarını kurumun amaçları dışında kullanmaz.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Birimlere malzeme dağıtımında ve taleplerin karşılanmasında yalnızca hasta ihtiyacı, stok durumu ve kurum prosedürünü esas alır; birimlere, çalışanlara veya tedarikçilere karşı dil, din, ırk, cinsiyet, yaş veya statü gözetmeksizin eşit ve tarafsız davranır.
• KVKK ve Sır Saklama Yükümlülüğü: Hasta bazlı malzeme kayıtlarında eriştiği hasta bilgilerini, hastanenin stok, fiyat ve tedarikçi bilgilerini 6698 sayılı Kanun kapsamında ve görevinden ayrıldıktan sonra dahi gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; birimlerin acil ve plansız malzeme talepleri ile sevk günleri arasındaki gerilim, hemşirelerle birim depo denetimlerinde ortaya çıkan uygunsuzlukların paylaşılması, tedarik gecikmelerinin depoya yöneltilmesi, sayım dönemlerinin yoğun çalışma temposu ve fiziksel yükün çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, kayıtlara ve prosedüre dayalı, suçlayıcı olmayan profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde depo ve stok yönetimi görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Birim sevk günlerinin ve acil talep akışının yazılı olarak netleştirilmesi, birim stok seviyelerinin tüketim verisine dayalı belirlenmesi, denetim kriterlerinin birimlerle önceden paylaşılması, iş yükünün adil dağıtılması, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı, sevk programı veya denetim sonuçları konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda hasta bakımı için gerekli malzemelerin birimlere sevkinin geciktirilmesi, mal kabulün bekletilmesi, soğuk zincir ve miat takibinin aksatılması ya da görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Depo hizmetleri mevcut plan ve prosedür doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Satın Alma Müdürü tarafından depo ve stok yönetimi prosedürü, tüketim verileri, kayıtlar, iş yükü dengesi ve yasal mevzuat gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı’na; klinik birimlerle yaşanan malzeme kullanımı ve birim depo uyuşmazlıklarında Hastane Müdürü ve Hemşirelik Hizmetleri Müdürü’ne iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.