ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.110- MUHASEBE PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

MUHASEBE PERSONELİ GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Muhasebe / Mali İşler

GÖREV ADI: Muhasebe Personeli

AMİR ve ÜST AMİRLER: Finans Müdürü’ne dikey; Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı üst amiridir. Medikal muhasebe, satın alma ve depo birimleri ile çalışır.

YETKİ DEVRİ: Görevi başında bulunmadığı durumlarda (yıllık izin, mazeret izni, rapor, eğitim, kurum dışı görev vb.) görev ve yetkileri; Finans Müdürü tarafından onaylanan, genel muhasebe ve e-Defter uygulamalarına hâkim bir diğer Muhasebe veya Finans Personeli tarafından yürütülür. Beyanname ve e-Defter gibi yasal süreye bağlı işler devir sırasında yazılı olarak teslim edilir.

ARANAN NİTELİKLER;

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde gerçekleşen tüm gelir, gider, alım, satış, kasa, banka ve cari hesap işlemlerinin; Tekdüzen Hesap Planı ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri doğrultusunda belgeye dayalı, doğru, zamanında ve izlenebilir biçimde muhasebe kayıtlarına alınmasını; e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter uygulamalarının, tedarikçi ve kurum mutabakatlarının, dönem sonu kapanış işlemlerinin ve yasal beyanname hazırlıklarının eksiksiz yürütülmesini; mali belgelerin yasal süreler boyunca düzenli arşivlenmesini sağlamak; tüm muhasebe işlemlerini TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu, ilgili vergi kanunları,KVKK ve kurumsal kalite politikalarına tam uyum içinde gerçekleştirmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta Akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisinin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Hastaneye gelen tedarikçi, hizmet sağlayıcı ve dış kaynak firmalarına ait e-Fatura, e-Arşiv ve kağıt faturaları ilgili birimin teslim alma onayı, irsaliye ve sipariş belgeleriyle eşleştirerek kontrol eder; uyumsuz faturaları yasal süre içinde reddeder veya ilgili birime iade eder, uygun faturaları muhasebe kayıtlarına alır.
• Hastanenin hastalara, SGK’ya, özel sigortalara ve anlaşmalı kurumlara düzenlediği satış faturalarının listelerini Medikal Muhasebe ve vezne kayıtlarıyla karşılaştırır; fatura serilerinde atlama, iptal ve mükerrer kayıt kontrolü yapar ve kurumlara gönderilen fatura listelerini muhasebe hesaplarına işler.
• Vezne kasalarından gelen günlük kasa raporlarını, yazar kasa Z raporlarını, tahsilat ve tediye makbuzlarını, POS sliplerini ve kasa föylerini her iş günü kontrol ederek muhasebe fişlerine işler; kasa hesabı ile fiziki teslim tutanaklarının uyumunu doğrular.
• Banka hesap ekstrelerini günlük olarak muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırır; havale, EFT, POS, kredi ve komisyon hareketlerini ilgili hesaplara kaydeder, açıklanamayan farkları Finans Personeli ve Finans Müdürü ile birlikte çözer.
• Tedarikçi, ecza deposu, medikal firma, dış kaynak firmaları ve anlaşmalı kurumlara ait cari hesapları düzenli olarak takip eder; belirlenen dönemlerde ve gerektiğinde cari hesap ekstresi mutabakatı yapar, mutabakat yazılarını ve BA-BS form bildirimlerine esas verileri hazırlar.
• SGK, özel sağlık sigortası ve anlaşmalı kurum faturalarının alacak kayıtlarını oluşturur; kurumlardan gelen ödeme ve kesinti bildirimlerini fatura bazında eşleştirir, kesinti ve iade tutarlarını Medikal Muhasebe Sorumlusu ile mutabık kalarak ilgili hesaplara kaydeder.
• Satın alma ve depo kayıtlarıyla stok hesaplarının uyumunu dönemsel olarak kontrol eder; sayım sonuçlarına göre stok farklarının, miadı geçmiş malzeme imhalarının ve konsinye malzeme hareketlerinin muhasebe kayıtlarını yapar.
• Demirbaş ve sabit kıymet alımlarını, zimmet ve hurdaya ayırma işlemlerini kayıt altına alır; amortisman hesaplamalarının ve sabit kıymet listelerinin güncel tutulmasını sağlar.
• Personel bordrolarına ilişkin tahakkuk, SGK prim, gelir vergisi ve icra kesinti kayıtlarını İnsan Kaynakları Müdürlüğü’nden gelen onaylı bordro icmallerine göre muhasebeleştirir; bordro verilerinin gizliliğini korur.
• KDV, muhtasar ve prim hizmet beyannamesi, geçici vergi, damga vergisi ve diğer yasal beyannamelere esas verileri Finans Müdürü ve kurumun mali müşaviri ile koordineli olarak yasal süre içinde hazırlar; beyanname ve tahakkukların kaydını tutar.
• e-Defter (yevmiye ve kebir) berat yükleme işlemlerinin yasal takvimde tamamlanması için dönem kayıtlarının kapanışını yapar; kayıtların tarih, belge numarası ve hesap kodu doğruluğunu kontrol eder.
• Aylık ve yıllık dönem sonu kapanış işlemlerinde Finans Müdürü’ne destek verir; mizan ve bilanço hazırlığına esas verileri doğrulanmış olarak sunar.
• Klinik branş, birim ve maliyet merkezi bazında gider dağılımlarını yapar; bütçe-fiili karşılaştırma ve birim maliyet analizlerine veri sağlar.
• Kamu kurumları ve özel kurumlarla görev alanına ilişkin yazışmaları yürütür, resmi yazıları kayıt altına alır ve cevap sürelerini takip eder.
• Şirket tüzel kişiliğine ait evrakı güncel ve düzenli olarak muhafaza eder; talep eden yetkili birimlere kayıt altında suret verir.
• Muhasebe fişlerini, faturaları, banka dekontlarını, mutabakat yazılarını ve beyanname tahakkuklarını Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nda öngörülen saklama süreleri boyunca fiziki ve elektronik ortamda düzenli, erişilebilir ve yetkisiz erişime kapalı şekilde arşivler.
• Hastane muhasebe ve entegrasyonunda yapılacak düzenlemeler, hesap planı güncellemeleri ve sistem hataları için Bilgi İşlem Müdürlüğü ile koordineli çalışır; test ve kabul süreçlerine katılır.
• İç kontrol ilkelerine uyar; kayıt dışı işlem, belgesiz ödeme veya gerçeğe aykırı kayıt girişimlerini Finans Müdürü’ne derhal bildirir.
• Muhasebe ofisindeki bilgisayar terminallerini, muhasebe ve e-Defter portallarını açık ve gözetimsiz bırakmaz; masasından ayrılırken ekranı kilitler, mali mühür, e-imza ve sistem şifrelerini paylaşmaz ve kilitli ortamda saklar.
• KVKK kapsamında hastaların fatura ve ödeme bilgileri ile çalışanların bordro ve banka bilgilerini yalnızca görevinin gerektirdiği ölçüde işler; bu bilgileri kişisel cihazlarla kaydetmez, sosyal medya veya mesajlaşma uygulamalarında paylaşmaz, fatura ve hizmet dökümlerinde yer alan tıbbi bilgilerin üçüncü kişilerce görülmesini engeller.
• Hatalı veya mükerrer kayıt, kayıp belge, kasa açık-fazlası ve benzeri uygunsuzlukları İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi’ne bildirir; kök neden analizi ve Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet  çalışmalarına katılır.
• Muhasebe bölüm kalite göstergeleri için veri toplar ve Finans Müdürü’ne iletir; bölüm öz değerlendirmelerine, iç tetkiklere ve TÜSKA SAS denetimlerine katılır.
• Bölümünde güncel prosedür, talimat ve formları kullanır; vergi ve muhasebe mevzuatındaki değişiklikleri takip eder, kayıt uygulamalarını etkileyen değişiklikleri Finans Müdürü’ne bildirir.
• Uyum eğitimine ve zorunlu eğitimlere katılır; aldığı eğitimleri uygulamaya aktarır.
• Hastane Afet ve Acil Durum Planı kapsamında kendisine verilen görevi bilir; afet ve acil durumlarda yasal defter ve mali belgelerin korunmasına ilişkin prosedürü uygular.
• Birimi ile ilgili gördüğü aksaklıkları ve iyileştirme önerilerini Finans Müdürü’ne bildirir; teslim aldığı demirbaş ve belgelerin korunmasından sorumludur ve amirlerinin görev tanımı kapsamında verdiği diğer görevleri yerine getirir.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Tekdüzen Hesap Planı, kurum mali prosedürleri ve ERP kullanıcı yetkilendirmesi sınırları dahilinde; belgesi tam işlemleri muhasebe kayıtlarına alma, dayanak belgesi eksik veya hatalı faturaları reddetme veya bekletme, cari hesap mutabakatı yapma ve kayıt düzeltmesi önerme yetkisine sahiptir. Yetkili amir onayı olmaksızın ödeme yapma, kayıt silme veya geriye dönük kayıt değiştirme, beyanname onaylama, iskonto veya borç silme, sözleşme imzalama ve tıbbi konularda karar verme yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Vezne, depo ve satın alma birimlerinden gelen belgelerin mevzuata uygunluğunu ve tamlığını kontrol etme, eksik veya hatalı belgeyi iade ederek düzeltme talep etme yetkisine sahiptir. Personel üzerinde görev verme veya idari yaptırım yetkisi yoktur; tespit edilen uygunsuzluklar Finans Müdürü’ne raporlanır.

ETİK İLKELER;

• Öncelik: Hastanenin mali kayıtlarının doğruluğunu, kamuya karşı vergi ve bildirim yükümlülüklerinin zamanında yerine getirilmesini ve kurumsal güvenilirliği daima birinci önceliği sayar.
• Mali Dürüstlük ve Şeffaflık: Tüm muhasebe kayıtlarında doğruluk ve belgeye dayalı işlem ilkesinden ödün vermez; gerçeğe aykırı kayıt oluşturmaz, belge gizlemez, vergi kaçırma veya usulsüzlük girişimlerine katılmaz ve bunları derhal bildirir.
• Çıkar Çatışmasından Kaçınma: Tedarikçiler, kurumlar veya üçüncü taraflarla kişisel menfaat veya çıkar ilişkisine girmez; hastane bilgi ve kaynaklarını kişisel amaçla kullanmaz.
• Hasta ve Çalışan Haklarına Saygı: Hastaların fatura ve ödeme bilgilerini, çalışanların bordro bilgilerini yalnızca ilgili kişiyle ve yetkili makamlarla paylaşır; hasta ve çalışanlara nazik ve saygılı davranır.
• Ayrımcılık Yasağı (Eşitlik İlkesi): Hastalara, tedarikçilere ve çalışanlara karşı dil, din, ırk, cinsiyet, yaş, engel durumu veya sosyal statü gözetmeksizin eşit, adil, tarafsız ve profesyonel yaklaşım sergiler.
• KVKK ve Ticari Sır Saklama Yükümlülüğü: Hastanenin mali tablolarını, cari hesap bilgilerini, tedarikçi koşullarını, çalışan bordrolarını ve hastaların fatura verilerini 6698 sayılı Kanun kapsamında ve görevinden ayrıldıktan sonra dahi mutlak bir gizlilikle saklar.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Çatışmaya neden olan etmenlerin çok boyutlu olduğu; beyanname ve e-Defter takviminin yarattığı zaman baskısı, birimlerden eksik veya geç gelen belgeler nedeniyle kayıt gecikmeleri, tedarikçi ve kurum mutabakatlarında çıkan farklar, vezne ve medikal muhasebe ile kayıt uyumsuzluklarında yaşanan gerginlikler ile ay sonu kapanış dönemlerinin yoğun çalışma temposunun çalışanların davranışını şekillendirmede etkin rol üstlendiği kabul edilmektedir. Çatışma yönetimi sürecinde bireyin kendi stres tepkilerini tanıması, yapıcı, empatik, belgeye ve mevzuata dayalı, suçlayıcı olmayan profesyonel bir iletişim dili sergilemesi çatışmanın çözüme kavuşturulmasındaki temel bireysel katkıdır.

Hastanemizde muhasebe birimi görev dağılımında çatışmanın sebepleri sistem yaklaşımı etrafında ele alınır ve çözüm önerileri de bu yönde geliştirilir. Kayıt ve mutabakat görevlerinin iş yüküne göre adil dağıtılması, belge teslim takvimlerinin birimlerle yazılı olarak netleştirilmesi, görevler ayrılığı ilkesine uygun iş tasarımı, mevzuat güncelleme eğitimleri, kişisel iletişim, stres ve öfke yönetimi eğitimleri ile ekip içi sosyal faaliyetler çatışmayı önleyici kurumsal yöntemlerdir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Kesintisiz Hizmet ve Hasta Güvenliği Önceliği: Görev dağılımı veya iş yükü konusundaki itiraz ve uyuşmazlıklarda beyanname, e-Defter ve bildirim sürelerinin geciktirilmesi, kasa ve banka kayıtlarının aksatılması, hasta fatura ve iade işlemlerinin bekletilmesi ya da görevin terk edilmesi kesinlikle kabul edilemez. Muhasebe hizmetleri mevcut plan ve yasal takvim doğrultusunda eksiksiz sürdürülür.
• Yerinde Değerlendirme: Uyuşmazlık öncelikle Finans Müdürü tarafından Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, kurum mali prosedürleri ve iş yükü dengesi gözetilerek değerlendirilir; taraflar dinlenerek çözüme kavuşturulur.
• Üst Yönetici Müdahalesi: Birim içinde çözülemeyen durumlarda konu gerekçeli raporla Mali İşlerden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı’na; diğer birimlerle yaşanan operasyonel uyuşmazlıklarda Hastane Müdürü’ne iletilir. Üst yöneticinin konunun özelliğine göre belirleyeceği çözüm yolu nihai ve bağlayıcıdır.