ÇİFTLİKKÖY HASTANESİ – KU.YD.107- İDARİ KOORDİNATÖR MÜDÜR GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

İDARİ KOORDİNATÖR MÜDÜR GÖREV YETKİ ve SORUMLULUKLARI

BİRİM: Hasta Hizmetleri

GÖREV ADI: İdari Koordinatör Müdür

AMİR ve ÜST AMİRLER: Hastane Müdürü’ne Dikey Bağlı

YETKİ DEVRİ: Yıllık izin, mazeret izni, rapor, kurum dışı görev veya acil durumlarda görev başında bulunamadığı hallerde; yetki, görev ve sorumlulukları Hastane Müdürü tarafından yürütülür

ARANAN NİTELİKLER:

GÖREV AMACI;

Özel Aktif International Hospital bünyesinde; hastaneye başvuran tüm ayaktan, yatan, günübirlik ve acil servis hastalarının karşılama, yönlendirme, randevu, kayıt, provizyon (SGK, Özel Sağlık Sigortaları, Bankalar), yatış, taburculuk, faturalandırma ve arşivleme evrelerini kapsayan idari ve operasyonel süreçlerin kesintisiz, hızlı ve hatasız yürütülmesini sağlamak; hasta hizmetleri kadrosunun vardiya, kılık-kıyafet, iletişim ve operasyonel disiplinini yönetmek; süreçleri TÜSKA Sağlıkta Akreditasyon Standartları (SAS v3), Sosyal Güvenlik Kurumu Sağlık Uygulama Tebliği (SUT), 6698 Sayılı KVKK, Özel Hastaneler Yönetmeliği ve kurumsal kalite hedeflerine tam uyum içinde koordine etmektir.

KURUMSAL SORUMLULUKLAR;

• Görevini yerine getirirken kurumun çıkarları doğrultusunda hareket eder.
• Kurumun misyon, vizyon, prosedür ve talimatları doğrultusunda hareket eder.
• Kurum içi bölüm veya kişiye özel eğitim programlarına katılır.
• Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun davranır.
• Hasta bilgilerinin gizliliğine ve mahremiyetine uygun davranır.
• Sağlıkta akreditasyon Standartları doğrultusunda çalışır.
• Yöneticisinin veya sorumlusunun oluşturduğu çalışma planı doğrultusunda hareket eder.
• Personel ve Disiplin Yönetmeliği kurallarına göre hareket eder.
• Yöneticisin verdiği görevleri eksiksiz yerine getirir.
• Kurum ve yapılan çalışmalar ile ilgili tüm bilgilerin gizliliğini, önemli bilgilerin güvenliğini sağlar.
• Hasta ve hasta yakınlarının haklarını bilerek bu haklara uygun davranır.
• Hastanenin genel kurallarına uyar ve ekip ruhu içinde hareket eder.

TEMEL İŞ ve SORUMLULUKLAR;

• Poliklinik danışma, karşılama ve hasta kayıt bankolarının kesintisiz, dinamik ve güler yüzlü hizmet sunmasını sağlar; banko personelinin fiziksel düzen ve kılık-kıyafet standartlarını denetler.
• Hasta kayıt esnasında kimlik doğrulama (T.C. Kimlik Kartı, Pasaport, Mavi Kart vb.) prosedürlerinin tavizsiz uygulanmasını, hasta iletişim ve adres bilgilerinin SBYS’ye eksiksiz işlenmesini sağlar.
• SGK (Medula) sistem bağlantılarını, yeşil kart/muafiyet durumlarını ve Özel Sağlık Sigortası provizyon süreçlerini yönetir; reddedilen provizyonlara anında müdahale edilmesini koordine eder.
• Poliklinik bekleme sürelerini, hekim bazlı hasta sıralarını ve randevu doluluk oranlarını izler; yığılmaların yaşandığı alanlara esnek personel takviyesi yapar.
• Yatış Ofisi’nin ameliyat, günübirlik girişim veya medikal tedavi için servislere yatacak hastaların yatak tahsis, kurum onay ve yatış avansı süreçlerini eksiksiz yürütmesini denetler.
• Vezne biriminin nakit, kredi kartı, mail order, senet ve banka havalesi tahsilat işlemlerinin mali mevzuata uygunluğunu denetler; günlük kasa kapanışlarını, POS mutabakatlarını Finans/Muhasebe birimiyle koordine eder.
• Hastalara sunulan hizmet döküm faturalarının şeffaf ve anlaşılır olmasını sağlar; faturaya yapılan hasta itirazlarını yerinde inceler ve çözer.
• Çağrı Merkezi ve santral biriminin gelen çağrı karşılama performansını (hizmet seviyesi [SL], çağrı yanıtlama oranı izler.
• Hekim çalışma takvimleri, izin günleri ve ameliyat günlerinin SBYS randevu sistemine doğru tanımlanmasını sağlar; hekim iptallerinde hastaların önceden bilgilendirilmesini organize eder.
• Dijital kanallardan (web sitesi, mobil uygulama, WhatsApp hattı) gelen randevu ve bilgi taleplerinin geri dönüş sürelerini denetler.
• Hasta kayıt bankolarında fiziksel mahremiyet şeritlerine/alanlarına uyulmasını sağlar; banko arkasında yetkisiz kişilerin bulunmasını ve SBYS ekranlarının üçüncü şahıslarca görülmesini engeller.
• Hastaların kayıt esnasında “KVKK Kapsamında Genel Aydınlatma ve Açık Rıza Metinleri”ni onaylamasını, SMS/ETK ticari elektronik ileti onay süreçlerinin usulüne uygun yürütülmesini sağlar.
• Hasta yakınlarına veya üçüncü kişilere hastanın açık rızası olmaksızın tahlil sonucu, epikriz, fatura detayı veya oda bilgisi verilmesini kesinlikle yasaklar; teyitli teslim prosedürlerini denetler.
• Personelin ortak şifre kullanımını engeller; her çalışanın kendi SBYS kullanıcı koduyla oturum açmasını ve ekranların kilitli tutulmasını denetler.
• Hasta hizmetleri ekibinin (banko, vezne, çağrı merkezi, ) vardiya, mola ve yıllık izin çizelgelerini hizmet sürekliliğini aksatmayacak şekilde hazırlar; İnsan Kaynakları birimine sunar.
• Yeni işe başlayan hasta hizmetleri personeline SBYS kullanımı, kurum kültürü, telefonda konuşma standartları, SUT kuralları ve kriz iletişimi konularında adaptasyon ve oryantasyon programı uygular.
• Ekibin performans indikatörlerini (hata payı, işlem hızı, hasta memnuniyeti, kasa disiplini) takip eder; gerekli durumlarda motivasyon artırıcı ve eğitici faaliyetler planlar.
• Bölüm mülakat, kalite, bölüm uyum eğitimi sorumlusudur.
• İlgili kurul, komite ve ekiplerde yer alır.

YETKİLER;

• Karar Verme Yetkisi: Özel Hastaneler Yönetmeliği ve hastane imza sirküleri çerçevesinde; hasta hizmetleri personelinin görev yeri rotasyonunu belirleme, poliklinik hasta kabul akışını koordine etme, provizyon uyuşmazlıklarında sigorta şirketleriyle mutabakat sağlama, vezne indirim/ödeme kolaylığı sınırlarını (yetki limitleri dahilinde) onaylama yetkisine sahiptir. Tıbbi endikasyona müdahale etme veya hekimin klinik kararına etki etme yetkisi yoktur.
• Denetleme ve Görev Verme Yetkisi: Kendisine bağlı tüm hasta kayıt, vezne, danışma, çağrı merkezi, arşiv ve yönlendirme personeline görev verme; personelin mesai disiplinini, kılık-kıyafetini, işlem doğruluğunu, kasa mutabakatlarını ve HBYS kayıt kalitesini doğrudan denetleme yetkisine sahiptir.

ETİK İLKELER;

• İdari Doğruluk ve Mali Dürüstlük: Hiçbir idari veya finansal baskı altında usulsüz faturalandırmaya, Medula provizyon suistimaline veya kayıt dışı tahsilata asla izin vermez; kurumun mali şeffaflığını korur.
• Eşitlik ve Ayrımcılık Yasağı: Hastanın sosyal statüsü, sigorta tipi (SGK, Özel Sigorta, Ücretli vb.), dili, dini veya etnik kökeni ne olursa olsun tüm hasta ve yakınlarına eşit, saygılı ve adil hizmet sunulmasını güvence altına alır.
• Şeffaf Bilgilendirme ve Güven: Hastaya ve yakınına sağlık hizmeti maliyetleri, olası ek ücretler ve bekleme süreleri hakkında net, dürüst ve yanıltıcı olmayan bilgiler verir; gizli maliyet oluşmasını engeller.
• Mahremiyet ve Veri Sadakati: Hasta kayıtlarında yer alan kimlik, iletişim, adres ve medikal tanı bilgilerini ticari, şahsi veya gayriresmi amaçlarla asla kullanmaz, kullandırmaz ve sızdırılmasına karşı tavizsiz önlem alır.
• Çözüm Odaklı ve Saygılı İletişim: Kurumsal aksaklıklardan kaynaklanan krizlerde suçu personele veya birimlere atmak yerine sistemik aksaklığı giderici yapıcı, nazik ve onarıcı bir üslup benimser.

GÖREV DAĞILIMINDA ÇATIŞMA YAŞANMASI DURUMUNDA;

Hasta hizmetleri operasyonlarında; hasta yatış öncelikleri ve yatak tahsisinde servis sorumlu hemşireleriyle yaşanan uyuşmazlıklar, hekim poliklinik saatlerindeki sarkmalar nedeniyle bekleme sürelerine gelen itirazlar, anlaşmalı kurum provizyon onay gecikmelerinde hasta ile vezne personeli arasındaki sürtüşmeler veya departmanlar arası operasyonel yetki çatışmalarında kurumsal çözüm mekanizmaları işletilir.

Operasyonel Uygulama Esasları:

• Hasta Memnuniyeti ve Süreç Devamlılığı: Çatışma anında hastanın kayıt, muayeneye erişim veya yatış-çıkış işlemleri asla durdurulamaz; hasta mağduriyetini önleyecek geçici idari inisiyatifler kullanılır.
• Yerinde Koordinasyon ve Departmanlar Arası Görüşme: İlgili birim yöneticileriyle (Sağlık Bakım Hizmetleri Müdürü, Anlaşmalı Kurumlar Yöneticisi vb.) doğrudan yüz yüze iletişime geçilerek aksaklığın kök nedeni (yatak doluluğu, sistemsel entegrasyon, provizyon reddi) tespit edilir ve anlık çözüm üretilir.
• Üst Yönetim ve Başhekimlik Hakemliği: Tıbbi süreçleri ilgilendiren veya birimler arasında çözüme kavuşturulamayan operasyonel ve idari krizlerde konu ivedilikle Hastane Müdür’e aktarılır. Üst yönetimin vereceği yönetsel karar bağlayıcı ve nihaidir.